Protege tus correos electrónicos con Citrix ShareFile para Outlook

Contenido

1. Introducción
2. Configuración del complemento Citrix ShareFile para Outlook
3. Encriptar un correo electrónico
4. Opciones adicionales de ShareFile
5. Personalización de la configuración de seguridad
6. Expiración de archivos adjuntos y enlaces
7. Respuesta y envío de archivos de terceros
8. Compartir archivos grandes utilizando ShareFile
9. Conversión automática de archivos adjuntos
10. Envío del correo electrónico seguro

Introducción

En este artículo, exploraremos cómo utilizar el complemento Citrix ShareFile para Outlook. Su principal función es la encriptación de correos electrónicos, y también examinaremos algunas opciones adicionales. Aprenderemos cómo configurarlo, encriptar un correo electrónico y personalizar la configuración de seguridad. También veremos cómo compartir archivos grandes y convertir automáticamente los archivos adjuntos. ¡Comencemos!

Configuración del complemento Citrix ShareFile para Outlook

Para utilizar el complemento Citrix ShareFile para Outlook, primero debemos configurarlo. Una vez instalado el complemento, podemos encontrar algunas nuevas adiciones en la ventana de correo electrónico de Outlook. En la esquina superior izquierda, tenemos un botón de encendido/apagado para la encriptación, y también algunas opciones para ShareFile.

📥 Encriptar un correo electrónico

El proceso de encriptación de un correo electrónico es sencillo con el complemento ShareFile habilitado en Outlook. Para empezar, redactemos un correo electrónico de la manera habitual, asegurándonos de completar la información necesaria. Si el correo contiene información personal o confidencial, es prudente encriptarlo.

En la esquina superior izquierda, haz clic en el botón de encriptación. De inmediato, notarás que el archivo adjunto ha cambiado a una descarga y el correo electrónico se enviará encriptado.

Cuando el destinatario reciba este correo electrónico, en lugar de ver el contenido del correo, se mostrará un mensaje indicando que han recibido un mensaje encriptado y se les pedirá que inicien sesión en la plataforma ShareFile de su organización para leer el correo. Además, podrán responder al correo y adjuntar archivos si es necesario.

Opciones adicionales de ShareFile

ShareFile ofrece opciones adicionales más allá de la encriptación de correos electrónicos. Veamos algunas de ellas:

Personalización de la configuración de seguridad

Dentro de las opciones de encriptación, es posible personalizar la configuración de seguridad. Por defecto, ShareFile te notificará cuando el destinatario haya leído el correo electrónico. También puedes cambiar los ajustes de seguridad y optar por una firma del destinatario. Sin embargo, es recomendable utilizar el inicio de sesión para garantizar la seguridad del correo.

Expiración de archivos adjuntos y enlaces

Los archivos adjuntos y enlaces en el correo electrónico tienen una fecha de expiración predeterminada de seis meses. Después de este período, el destinatario no podrá acceder a los archivos adjuntos ni a los enlaces. Puedes cambiar esta configuración según tus necesidades, desde "nunca" hasta un período específico de tiempo.

📤 Respuesta y envío de archivos de terceros

Cuando envías un correo electrónico seguro, el destinatario puede responder y adjuntar archivos. Si necesitas que el destinatario te envíe archivos específicos, puedes utilizar la opción "Solicitar archivos" en ShareFile. Esta función genera un enlace que le permitirá al destinatario cargar los archivos directamente en ShareFile.

Alternativamente, puedes compartir archivos grandes enviando un enlace en el correo electrónico. Al utilizar esta opción, podrás eludir las limitaciones de tamaño de archivos tanto en tu sistema de correo electrónico como en el del destinatario.

Compartir archivos grandes utilizando ShareFile

ShareFile te permite enviar archivos grandes de manera sencilla. Al adjuntar archivos, tienes la opción de seleccionar archivos desde tu PC o desde tu almacenamiento en línea de ShareFile. Al hacerlo, evitas las restricciones de tamaño de archivos tanto en tu sistema de correo electrónico como en el del destinatario.

Esta funcionalidad es especialmente útil cuando necesitas compartir archivos pesados, como imágenes de alta resolución o videos, sin preocuparte por los límites de tamaño.

Conversión automática de archivos adjuntos

Si ya tienes archivos adjuntos en el correo electrónico, ShareFile puede convertirlos automáticamente en enlaces de ShareFile. Esto facilita la administración de los archivos y garantiza que el destinatario siempre tenga acceso a las versiones más actualizadas.

En caso de no tener habilitada esta función automática, todos los archivos adjuntos se mostrarán normalmente en el correo electrónico. De todas formas, puedes usar el botón de "Convertir adjuntos" para convertirlos rápidamente a enlaces de ShareFile.

Envío del correo electrónico seguro

Para enviar el correo electrónico seguro, simplemente haz clic en "Enviar seguro" y tu mensaje será entregado de manera segura al destinatario. El destinatario recibirá un correo electrónico con instrucciones para iniciar sesión en ShareFile y leer el mensaje.

En resumen, el complemento Citrix ShareFile para Outlook ofrece una forma sencilla y segura de encriptar correos electrónicos y compartir archivos grandes. Sus opciones adicionales y personalizaciones garantizan que tus comunicaciones sean seguras y eficientes. Experimenta con las distintas funcionalidades y aprovecha al máximo esta herramienta.

(Resource: Citrix ShareFile)