Planifiez, annulez et reportez des réunions en anglais

Table of Contents 📚

1. Introduction
2. Terminology for Scheduling Meetings
3. Arranging a Meeting
   • 3.1 Starting the Conversation
   • 3.2 Providing the Details
   • 3.3 Suggesting Alternative Dates and Times
4. Canceling or Rescheduling a Meeting
   • 4.1 Expressing Regret and Giving a Reason
   • 4.2 Requesting to Reschedule
   • 4.3 Confirming the New Date
5. Last-Minute Cancellations
   • 5.1 Informing about the Cancellation and Reason
   • 5.2 Apologizing for the Inconvenience
   • 5.3 Indicating Uncertainty for Rescheduling
6. Conclusion

🇫🇷 Language Des Réunions Professionnelle en Anglais et Comment Les Organiser Efficacement 🤝

Les réunions font partie intégrante de nombreux emplois. Il est fréquent d'avoir à planifier, annuler ou reporter une réunion. Dans cette vidéo, nous allons aborder le vocabulaire courant que vous pouvez utiliser dans toutes ces situations et vous montrer comment communiquer efficacement en anglais lorsqu'il s'agit de réunions.

1. Introduction

Bonjour à tous ! Je suis Jennie de l'Académie d'Anglais Immobilier. L'endroit idéal pour les professionnels de l'immobilier qui souhaitent améliorer leur anglais. Avant de commencer, n'oubliez pas de vous abonner à notre chaîne et d'activer les notifications en cliquant sur la cloche. Nous publions une nouvelle leçon vidéo chaque mardi. C'est une manière très pratique d'apprendre l'anglais depuis chez vous ou en déplacement. Aujourd'hui, nous allons parler des réunions et plus précisément de la façon d'organiser, d'annuler ou de reporter une réunion.

2. Terminologie pour la Planification des Réunions

En anglais, vous pouvez utiliser les mots "organiser" et "planifier" pour parler de l'organisation d'une réunion. Que vous écriviez à quelqu'un pour planifier une réunion ou que vous lui parliez au téléphone, il est important de commencer par lui faire connaître votre intention. Une bonne façon de commencer est de dire "Je voudrais organiser une réunion avec vous" ou si c'est un appel téléphonique, "Je voudrais discuter de la possibilité d'organiser une réunion". Cela permet de lancer la conversation et de clarifier pourquoi vous appelez ou écrivez. Ensuite, vous devez leur donner les détails. Au lieu de leur demander quand ils sont disponibles, il est souvent préférable de suggérer une date et un lieu. De cette façon, la personne avec qui vous parlez n'a pas besoin de consulter son calendrier pour organiser la réunion. Il est également bon de leur donner une autre date et un autre horaire en alternative. Pour cela, vous pouvez utiliser les expressions "Je propose" ou "Pourquoi pas" dans un contexte informel. Par exemple, "Je propose de nous rencontrer mercredi à 10h au bureau" ou "Pourquoi pas vendredi à 14h dans la salle de conférence ?". Ces deux exemples donnent à la personne avec qui vous parlez une deuxième option. Maintenant, elle peut regarder son calendrier et voir si l'un de ces horaires conviendrait. Cependant, gardez à l'esprit qu'elle pourrait ne pas avoir de disponibilité les jours que vous avez suggérés. Lancez donc l'idée que vous êtes flexible et ouvert à toutes les suggestions qu'elle pourrait avoir, en disant "Je suis flexible, n'hésitez pas à proposer une autre date et heure qui vous conviendraient mieux". Cela lui donnera l'occasion de suggérer une autre date et heure qui s'accorderait mieux avec son emploi du temps.

3. Organisation d'une Réunion

3.1 Débuter la Conversation

Lorsque vous avez programmé une réunion avec votre client et que tout est prêt, il arrive parfois qu'un imprévu survienne et que vous n'ayez plus le temps. Vous devez alors reporter la réunion. Quelles phrases pouvez-vous utiliser pour le faire de manière professionnelle et aimable ? Commencez en disant "Je suis vraiment désolé(e), mais je ne pourrai pas assister à la réunion" et donnez-leur une raison pour laquelle vous devez replanifier. Donner une raison est important. Cela montre que vous êtes vraiment occupé(e). Pour renforcer votre regret d'avoir à replanifier la réunion, vous pouvez ajouter quelque chose comme "Je suis sincèrement désolé(e) pour ce contretemps".

3.2 Fournir les Détails

La prochaine étape consiste à leur faire savoir que la rencontre avec eux reste une priorité et que vous souhaitez replanifier. Une bonne façon de le faire est de formuler cela sous forme de question en disant "Est-ce que nous pourrions repousser notre rendez-vous à une date ultérieure ?" ou "Pourrions-nous trouver un autre moment pour discuter ?". Ces formulations montrent votre volonté de trouver un autre créneau et vous montrez respectueux. N'oubliez pas de mentionner la nouvelle date proposée, en disant par exemple "Est-ce que le jeudi de la semaine prochaine vous conviendrait pour la réunion ?".

3.3 Proposer des Dates et Horaires Alternatifs

Cependant, il arrive parfois que d'autres contraintes empêchent la réunion à la nouvelle date proposée. Dans ce cas, il est important de conserver une attitude flexible et d'ouverture. Vous pouvez dire, par exemple, "Si cette date ne vous convient pas, n'hésitez pas à me le faire savoir et nous trouverons un autre moment qui sera plus adapté à votre emploi du temps". Cela leur donnera la possibilité de proposer une autre date et heure qui leur conviendraient mieux.

4. Annulation ou Replanification d'une Réunion

Il peut arriver qu'au dernier moment, vous deviez annuler une réunion. Vous savez que vous devez replanifier, mais vous n'êtes pas sûr(e) de quand vous aurez du temps. Que faites-vous dans ce cas ? Commencez par leur faire savoir que vous devez annuler et expliquez-leur la raison. N'oubliez pas de souligner que la situation était inévitable, comme dans le cas d'une urgence ou d'un problème urgent, et que vous n'avez pas d'autre choix que d'annuler la réunion. Vous voulez qu'ils se sentent appréciés et leur montrer que vous valorisez leur temps. Il est donc bon de souligner cela en leur disant "Je vous prie de m'excuser pour cette situation indépendante de ma volonté" ou "Je suis vraiment désolé(e) pour les désagréments que cela pourrait causer".

5. Dernière Minute Annulations

Il est possible qu'au dernier moment, un imprévu surgisse et vous oblige à annuler votre réunion. Vous savez que vous devez replanifier, mais vous n'êtes pas sûr(e) de quand vous aurez du temps. Que faites-vous dans ce cas ? N'oubliez pas de leur faire savoir que vous devez annuler et expliquez-leur la raison. Insistez sur le fait que la situation était inévitable, comme dans le cas d'une urgence ou d'un problème urgent, et que vous n'avez pas d'autre choix que d'annuler la réunion. Vous voulez qu'ils se sentent appréciés et leur montrer que vous valorisez leur temps. Il est donc bon de souligner cela en leur disant "Je vous prie de m'excuser pour cette situation indépendante de ma volonté" ou "Je suis vraiment désolé(e) pour les désagréments que cela pourrait causer". Malheureusement, vous ne pouvez pas replanifier la réunion car vous ne savez pas quand vous aurez du temps pour les rencontrer. Vous pouvez dire quelque chose comme "Je ne sais pas encore quand je serai disponible, mais est-ce que je peux vous recontacter lorsque j'aurai plus de visibilité sur mon emploi du temps ?" Cela vous donne quelques jours pour régler les problèmes et trouver un nouveau créneau. Assurez-vous cependant de bien noter cela dans votre calendrier pour ne pas oublier de les recontacter et de fixer une nouvelle réunion.

6. Conclusion

J'espère que ces conseils vous aideront à mieux gérer vos réunions et à communiquer de manière efficace en anglais. Rappelez-vous d'être poli(e), attentionné(e) et flexible lors de la planification, de l'annulation ou de la replanification de réunions. La communication claire et respectueuse joue un rôle essentiel dans la création de relations professionnelles solides. N'hésitez pas à laisser un commentaire pour nous faire part de votre expérience lors de vos prochaines réunions. Merci de nous avoir suivi et à bientôt !

🌟 Highlights

• Les réunions sont une partie importante de nombreux emplois.
• L'utilisation de termes courants vous aidera à planifier, annuler ou reporter une réunion en anglais.
• Commencez par faire connaître votre intention et fournissez les détails de la réunion.
• Proposez des dates et horaires alternatifs pour être flexible.
• En cas d'annulation, expliquez la raison et montrez votre regret.
• Soyez poli(e), attentionné(e) et flexible lors de toutes les communications liées aux réunions.

❓ FAQ

Q: Comment puis-je exprimer mon regret d'annuler une réunion en anglais ? A: Vous pouvez dire "Je suis vraiment désolé(e) pour ce contretemps" ou "Je vous prie de m'excuser pour cette situation indépendante de ma volonté".

Q: Que dois-je faire si je dois annuler une réunion au dernier moment et que je ne sais pas quand je serai disponible pour replanifier ? A: Vous pouvez dire "Je ne sais pas encore quand je serai disponible, mais est-ce que je peux vous recontacter lorsque j'aurai plus de visibilité sur mon emploi du temps ?"

Q: Comment puis-je montrer que je suis ouvert(e) aux suggestions lors de la planification d'une réunion ? A: Vous pouvez dire "Je suis flexible, n'hésitez pas à proposer une autre date et heure qui vous conviendraient mieux".

Q: Quelles expressions pouvez-vous utiliser pour proposer une date et un lieu pour une réunion ? A: Vous pouvez dire "Je propose de nous rencontrer mercredi à 10h au bureau" ou "Pourquoi pas vendredi à 14h dans la salle de conférence ?".

Q: Comment puis-je demander à quelqu'un de confirmer une nouvelle date pour une réunion ? A: Vous pouvez dire "Pouvez-vous me confirmer la nouvelle date pour la réunion ?".

Resources

• Real Estate English Academy: www.realestateenglishacademy.com