Come pubblicare una nota di accredito fornitore in SAP - Transazione FB65

Come pubblicare una nota di accredito fornitore in SAP - Transazione FB65

Benvenuti alla serie di formazione Efficient eLearning S A P. Questo video riguarda S A P, Conti creditori - Transazione FB65 - Pubblica nota di accredito fornitore. Ecco una lista dei nostri argomenti. Prima di tutto, verificheremo dove si colloca la transazione FB65 nel processo di approvvigionamento a pagamento, seguito da una spiegazione sulla differenza tra una nota di accredito senza ordine d'acquisto e una nota di accredito con riferimento a un ordine d'acquisto. Successivamente, passeremo alla componente pratica del video - la registrazione di una nota di accredito senza ordine d'acquisto utilizzando la transazione FB65 in S A P. Una volta pubblicata la nota di accredito, analizzeremo la visualizzazione delle partite aperte del fornitore (Transazione FBL1N).

🔍 Dove si colloca la transazione FB65 nel processo di approvvigionamento a pagamento?

Prima di iniziare, è utile specificare che molte organizzazioni utilizzano il termine "nota di accredito" invece di "nota di credito". "Nota di credito" è il termine scelto da S A P per questo tipo di documento. Tuttavia, i due termini sono interscambiabili e entrambi sono accettabili. In questo video userò entrambi i termini. Ora diamo un'occhiata al processo di approvvigionamento a pagamento. Da notare che una nota di accredito senza ordine d'acquisto non fa riferimento a un ordine d'acquisto, quindi le fasi di approvvigionamento nel processo di approvvigionamento a pagamento (creazione della richiesta di acquisto, approvazione della richiesta di acquisto, conversione della richiesta in ordine d'acquisto e registrazione della ricevuta di merci) non sono pertinenti. La transazione FB65 si colloca nella fase di registrazione delle fatture dei fornitori ed è completata dal reparto delle contabilità fornitori. Ora che abbiamo stabilito dove si colloca la transazione FB65 nel processo di approvvigionamento a pagamento, passiamo a discutere la differenza tra una nota di accredito senza ordine d'acquisto e una nota di accredito con riferimento a un ordine d'acquisto.

📝 Differenza tra una nota di accredito senza ordine d'acquisto e una nota di accredito con riferimento a un ordine d'acquisto

Ecco i due documenti confrontati. Si noti la differenza nella colorazione tra il documento della fattura (che ha sfondo blu nell'intestazione) e il documento della nota di accredito (che ha sfondo rosso nell'intestazione). Alcuni fornitori utilizzano uno schema di colori diverso per le note di accredito per garantire che il documento non venga accidentalmente registrato come fattura. Ma per quanto riguarda le note di accredito, la differenza visiva principale è nel campo dell'ordine d'acquisto. Come ci si aspetterebbe per una nota di accredito senza ordine d'acquisto, questo campo è vuoto. Al contrario, per una nota di accredito con riferimento a un ordine d'acquisto, il campo viene compilato con il numero dell'ordine d'acquisto pertinente. Quindi, perché alcune note di accredito fanno riferimento a un ordine d'acquisto e altre no? Alcune organizzazioni hanno una politica rigorosa: tutte le fatture e le note di accredito devono fare riferimento a un ordine d'acquisto, altrimenti non possono essere elaborate. Tuttavia, di solito la maggior parte delle organizzazioni richiede che la maggior parte delle fatture e delle note di accredito facciano riferimento a un ordine d'acquisto, con alcune eccezioni limitate. Nell'esempio di questa azienda fittizia, le fatture e le note di accredito per i costi del piano telefonico mobile sono considerate un'eccezione ammessa (ovvero, non richiedono un ordine d'acquisto). Tuttavia, l'acquisto dei telefoni cellulari richiede comunque un ordine d'acquisto. In questo video ci concentriamo sulla registrazione di una nota di accredito senza ordine d'acquisto, quindi possiamo ignorare la nota di accredito con riferimento a un ordine d'acquisto. Ora che abbiamo la nostra nota di accredito, possiamo elaborarla in S A P utilizzando la transazione FB65. Quando elaboro le note di accredito dei conti creditori, di solito mostro la nota di accredito a sinistra e lo schermo S A P a destra. Prima di iniziare, spiegherò il motivo della nota di accredito. La fattura originale addebitava 10 piani telefonici mobili. Tuttavia, si tratta di una sovrattassa (dovrebbe essere stata addebitata solo per otto piani telefonici mobili). Il fornitore ha inviato una nota di accredito per gli acquisti in eccesso per compensare il valore della fattura originale. Ora elaboriamo la nota di accredito in S A P. Se sei nuovo in S A P, vale la pena osservare dove risiede la transazione FB65 nel menu standard di S A P. Inizia con la cartella "Contabilità", poi "Contabilità finanziaria", "Conti creditori" e "Immissione documento". Adesso puoi semplicemente fare doppio clic su questa voce per aprire la transazione. Tuttavia, poiché userò questa transazione frequentemente, creerò un preferito per la transazione. Per creare il preferito, fai clic con il pulsante destro del mouse sull'elemento e scegli "Aggiungi ai preferiti". Non sono soddisfatto della descrizione standard per il preferito, quindi clicco con il pulsante destro del mouse sull'elemento e scelgo "Modifica preferito". Posso ora cambiarne la descrizione. Rinominerò l'elemento "Pubblica nota di accredito senza ordine d'acquisto" e quindi clicco su "Continua". Non sono nemmeno soddisfatto della posizione del preferito nella cartella dei preferiti, quindi clicco e trascino il preferito e rilascio il pulsante del mouse sopra il preferito FB60 (in questo modo verrà inserito il preferito sotto FB60). Ora posso fare doppio clic su questo preferito per aprire la transazione. Fai sempre attenzione al codice azienda. Se il codice azienda non è corretto, puoi cambiarlo facendo clic su questo pulsante sulla barra degli strumenti dell'applicazione. In questo esempio il codice azienda è corretto, quindi non c'è bisogno di cambiarlo. Il primo campo da compilare è il campo "Fornitore". Se conosci il codice del fornitore, puoi semplicemente digitarlo in questo campo. Se non conosci il codice del fornitore, puoi cercarlo facendo clic nel campo "Fornitore" e facendo clic sulla lista a discesa a destra. Questo mostra i matchcode o gli aiuti di ricerca per il campo "Fornitore". Prendi nota del nome del fornitore dalla nota di accredito (XYZ Mobile). Digita semplicemente XYZ asterisco nel campo "Nome" e fai clic sul pulsante "Avvia ricerca". Il fornitore desiderato è elencato nei risultati della ricerca. Fai doppio clic sul codice fornitore pertinente per selezionarlo. Successivamente, inserisci la data del documento nel campo "Data documento". Fai clic nel campo "Data documento" e inserisci la data indicata nella nota di accredito. Il campo "Riferimento" è il numero della nota di accredito del fornitore. Fai clic nel campo "Riferimento" e digita il numero della nota di accredito. La "Data di registrazione" viene precompilata con la data odierna. Di solito questa data non viene modificata a meno che tu non abbia istruzioni specifiche dal dipartimento contabilità. Ad esempio, talvolta alla fine del mese viene data l'istruzione di utilizzare l'ultima data del mese precedente fino a quando il periodo precedente non viene chiuso. In questo esempio la lasceremo semplicemente come predefinita. Il campo "Importo" rappresenta l'importo lordo della nota di accredito (ovvero l'importo netto più l'iva). Fai clic nel campo "Importo" e inserisci il valore totale dalla nota di accredito. Il campo "Importo IVA" è l'importo totale dell'iva per la nota di accredito. Nuovamente, fai clic nel campo "Importo IVA" e inserisci il valore dalla nota di accredito. A destra del campo "Importo IVA" c'è il campo "Codice IVA" a livello di intestazione della nota di accredito. Se tutte le righe della nota di accredito hanno lo stesso codice IVA, puoi inserire il codice IVA in questo campo e verrà utilizzato come valore predefinito su tutte le voci della nota di accredito sottostanti. Tuttavia, se non tutte le voci hanno lo stesso codice IVA, è meglio lasciare questo campo del codice IVA a livello di intestazione della nota di accredito vuoto. Nel nostro esempio c'è solo una riga, quindi possiamo inserire il codice IVA in questo campo. Sulla base dei valori della nota di accredito e dell'esperienza relative a questo tipo di acquisto, il codice IVA dovrebbe essere P1 (IVA - 10 per cento). Premi ora il tasto sulla tastiera per convalidare le informazioni inserite. Nota il messaggio di avviso in basso sullo schermo che indica che la nota di accredito è in ritardo. Premi di nuovo il tasto per ignorare il messaggio di avviso. I dettagli dell'intestazione della nota di accredito sono ormai completi. Possiamo passare alle voci della nota di accredito (qui inseriamo i valori delle voci di bilancio e i dettagli di assegnazione dei conti, ad esempio un centro di costo e un conto generale). Fai clic nel campo "Conto di bilancio". Di nuovo, se conosci il codice del conto di bilancio, puoi semplicemente inserirlo manualmente qui. Tuttavia, in questo esempio supponiamo di dover cercare i codici. Fai clic sulla lista a discesa a destra del campo. Nel campo "Testo esteso conto di bilancio" digita asterisco T E L e fai clic sul pulsante "Avvia ricerca". Fai doppio clic sul "Conto di bilancio" per "Affitto telefono". Ora fai clic nel campo "Importo" e inserisci l'importo netto per la voce della riga (al netto dell'iva). Infine, fai clic nel campo "Centro di costo" e fai clic sulla lista a discesa a destra. Nel campo "Testo breve centro di costo" digita asterisco admin e fai clic sul pulsante "Avvia ricerca". Fai doppio clic sul centro di costo "Amministrazione". Ora premi il tasto sulla tastiera per convalidare i valori inseriti. Poiché il saldo della nota di accredito è zero e non vengono visualizzati messaggi di errore, possiamo fare clic sul pulsante "Pubblica" per pubblicare la nota di accredito del fornitore. Segnati il numero del documento interno di S A P per la nota di accredito in fondo allo schermo. Ora che la nota di accredito è stata pubblicata, possiamo visualizzarla nella visualizzazione delle partite aperte del fornitore (transazione FBL1N). Possiamo utilizzare il nostro preferito per la transazione FBL1N. Fai doppio clic su questo preferito per aprire la transazione. Conosco il codice azienda, quindi è sicuramente corretto. Tuttavia, non conosco il codice del fornitore. Fai clic sulla lista a discesa a destra del campo "Fornitore", clicca nel campo "Nome" e digita XYZ asterisco, quindi clicca sul pulsante "Avvia ricerca". Fai doppio clic sull'ingresso "XYZ Mobile". Ora possiamo scegliere la selezione della voce di riga. Ci sono tre scelte: "Voci aperte", "Voci saldate" e "Tutte le voci". Vorrei vedere sia le voci aperte che le voci saldate, quindi sceglierò "Tutte le voci". Ora passiamo alla sezione "Tipo". Sia le fatture che le note di accredito sono voci normali, che è la selezione predefinita, quindi lascerò questa sezione com'è. Posso ora fare clic sul pulsante "Esegui" per eseguire il rapporto. Questa è la fattura originale e questa è la nota di accredito che abbiamo appena elaborato. Ci sono un paio di cose importanti da notare: le fatture hanno un valore negativo in questo rapporto, che rappresenta un valore di accredito per riflettere il debito nei confronti del fornitore. Le note di accredito compensano o riducono il valore totale dovuto, quindi hanno il segno opposto per riflettere il valore di addebito. Inoltre, nota che la nota di accredito non ha termini di pagamento. Questo è un comportamento standard per garantire che la nota di accredito sia immediatamente dovuta e verrà inclusa nella prossima run di pagamento (poiché spesso la fattura originale è già stata pagata). E questo è tutto per questo video. Ricorda di mettere un "Mi piace" e iscriverti al canale se vuoi ricevere notifiche quando vengono caricati nuovi video. Come sempre, grazie per la visione.

Highlights:

• Descrizione della transazione FB65 nel processo di approvvigionamento a pagamento
• Differenza tra una nota di accredito senza ordine d'acquisto e una nota di accredito con riferimento a un ordine d'acquisto
• Spiegazione dettagliata dell'utilizzo della transazione FB65 in SAP per pubblicare una nota di accredito
• Illustrazione dei passaggi necessari per inserire le informazioni corrette durante la registrazione della nota di accredito
• Visualizzazione della nota di accredito sullo schermo SAP e convalida delle informazioni inserite
• Visualizzazione della nota di accredito sulla visualizzazione delle partite aperte del fornitore e confronto con la fattura originale

FAQ: Q: Come posso trovare la transazione FB65 in SAP? R: Nel menu SAP standard, segui il percorso: Contabilità -> Contabilità finanziaria -> Conti creditori -> Immissione documento. Puoi anche creare un preferito per la transazione per accedervi più facilmente in futuro.

Q: Qual è la differenza tra una nota di accredito senza ordine d'acquisto e una nota di accredito con riferimento a un ordine d'acquisto? R: Una nota di accredito senza ordine d'acquisto non fa riferimento a un ordine d'acquisto e di solito viene utilizzata per compensare addebiti o errori sulle fatture. Una nota di accredito con riferimento a un ordine d'acquisto fa riferimento a un ordine d'acquisto specifico e viene utilizzata per compensare o ridurre la quantità o il valore dell'ordine d'acquisto.

Q: Posso utilizzare la transazione FB65 per registrazioni di acquisto diverse dalle note di accredito? R: Sì, la transazione FB65 può essere utilizzata per registrare anche altre tipologie di documenti, come ad esempio le fatture dei fornitori.

Q: Come posso controllare i dettagli della nota di accredito dopo averla pubblicata? R: Dopo aver pubblicato la nota di accredito, puoi utilizzare la transazione FBL1N per visualizzare i dettagli sulla visualizzazione delle partite aperte del fornitore.

Risorse:

• SAP - https://www.sap.com/"""