Il segreto per dare un feedback eccellente

📖 Indice

• 🛠️ Strumenti per dare e ricevere feedback
• ❌ Le problematiche dei feedback non efficaci
• ✅ La formula a quattro parti per dare un buon feedback
• 1️⃣ La domanda di micro-yes per aprire la conversazione
• 2️⃣ L'esposizione dei dati oggettivi
• 3️⃣ L'indicazione dell'impatto del feedback
• 4️⃣ La conclusione con una domanda
• ➕ La richiesta di feedback anticipati

🛠️ Strumenti per dare e ricevere feedback

Se osserviamo un carpentiere, vedremo che ha un kit di utensili. Un dentista, invece, dispone del suo trapano. Nella nostra epoca e nel tipo di lavoro che la maggior parte di noi svolge, lo strumento di cui abbiamo maggiormente bisogno è la capacità di dare e ricevere un feedback efficacemente. Parlare di feedback è un argomento che ha attraversato i secoli. In realtà, Confucio, nel lontano 500 a.C., ha sottolineato l'importanza di saper comunicare in modo efficace anche i messaggi difficili. Ma, se vogliamo essere sinceri, siamo ancora piuttosto mediocri in questo ambito. Infatti, secondo un recente sondaggio Gallup, solo il 26% dei dipendenti ritiene che il feedback ricevuto migliori effettivamente il proprio lavoro. Questi numeri sono piuttosto scoraggianti. Allora, cosa sta succedendo?

❌ Le problematiche dei feedback non efficaci

La modalità più comune di fornire feedback non è adeguata al funzionamento del nostro cervello. Le persone si dividono fondamentalmente in due gruppi: coloro che sono indiretti e molto morbidi nel loro approccio, rendendo difficile per il cervello riconoscere che si tratta di un feedback; o coloro che, invece, sono troppo diretti, spingendo l'altra persona a mettersi sulla difensiva. Il cervello contiene una parte chiamata amigdala che, in ogni momento, analizza se il messaggio ricevuto rappresenta una minaccia sociale. Se l'amigdala percepisce una minaccia, si scatena la difesa e colui che offre il feedback finisce per compromettere la situazione anche lui, aggiungendo più esitazioni e giustificazioni. La situazione rischia di degenerare rapidamente. Ma non deve andare così.

✅ La formula a quattro parti per dare un buon feedback

Io e il mio team abbiamo trascorso molti anni visitando diverse aziende e selezionando coloro che sono etichettati come ottimi fornitori di feedback. Abbiamo portato questi professionisti nei nostri laboratori per scoprire cosa facessero in modo diverso. Quello che abbiamo scoperto è che esiste una formula a quattro parti che permette di dare un feedback difficile in modo efficace. Se siete pronti, ve la svelerò adesso.

1️⃣ La domanda di micro-yes per aprire la conversazione

I fornitori di feedback migliori iniziano il loro intervento con una domanda breve ma importante, che fa capire al cervello che sta per arrivare un feedback. Potrebbe essere qualcosa del tipo: "Hai cinque minuti per discutere dell'ultima conversazione?" oppure "Ho alcune idee per migliorare la situazione, posso condividerle con te?". Questa domanda di micro-yes serve a due scopi. Innanzitutto, serve come strumento di pacing, permettendo all'altra persona di capire che sta per ricevere un feedback. In secondo luogo, crea un momento di accordo. Posso rispondere sì o no a quella domanda, e questo mi dà un senso di autonomia.

2️⃣ L'esposizione dei dati oggettivi

La seconda parte della formula consiste nell'esporre dati oggettivi. In questo caso, bisogna nominare specificamente ciò che si è osservato o sentito, evitando parole ambigue. Quando utilizziamo parole ambigue, rischiamo che ogni persona dia loro un significato diverso. I fornitori di feedback più bravi convertono queste parole ambigue in punti di dati concreti. Ad esempio, invece di dire "Non sei affidabile", si potrebbe dire "Mi hai promesso di inviarmi quella email entro le 11, ma ancora non l'ho ricevuta". Anche quando si tratta di feedback positivo, la specificità è importante. Infatti, dobbiamo specificare esattamente cosa vogliamo che l'altra persona aumenti o diminuisca. Se rimaniamo sulle parole ambigue, l'altra persona non avrà una chiara idea di come riproporre quel determinato comportamento in futuro.