L'arte della documentazione collaborativa: implementazione e benefici

L'arte della documentazione collaborativa: implementazione e benefici

Ciao a tutti e benvenuti all'arte della documentazione collaborativa. Grazie per esservi uniti a noi, sono Yvette Kelly con i Centri di Assistenza Tecnica della Comunità e della Cura Gestita e sarò la vostra presentatrice oggi. La presentazione di oggi esaminerà l'importanza della documentazione nel campo della salute comportamentale, esplorerà la documentazione collaborativa come pratica che sostiene un miglior coinvolgimento nella cura centrata sulla persona e dettaglierà le strategie di implementazione.

Inizieremo la presentazione di oggi orientando tutti su alcuni principi generali relativi alla documentazione nel campo della salute comportamentale. Nessuno di questi principi è nuovo, ma prepara il terreno per spiegare perché vogliamo parlare della documentazione collaborativa come pratica. Come professionisti dell'aiuto, il nostro ruolo e le nostre responsabilità nel fornire servizi di qualità includono la corretta documentazione del record. Poiché un record deve e dovrebbe essere pronto per l'ispezione in qualsiasi momento, è importante che i fornitori sviluppino fin da subito buone abitudini di documentazione.

Ci sono diverse aspettative riguardo alla documentazione che sono insite nel ruolo di un professionista dell'aiuto. Queste aspettative includono il mantenimento di documentazione di alta qualità relativa ai servizi per cui l'agenzia è contrattualmente responsabile, il costo della documentazione nel record è generalmente incluso nei costi amministrativi e riflette il tasso, la responsabilità di mantenere il record tenendo conto di come l'individuo e la famiglia hanno contribuito ai suoi contenuti e l'efficienza nell'eseguire questi compiti. Il modo per essere efficienti è avere una solida comprensione di cosa e come documentare.

Una cosa che deve essere continuamente sottolineata è quanto sia importante la documentazione in questo lavoro. Come fornitori, dobbiamo imparare a valorizzare la documentazione come rappresentazione del processo terapeutico che rappresenta e non solo come qualcosa che viene considerato un compito monotono non correlato. Quando i fornitori valorizzano questo processo, comprendono che una documentazione di alta qualità è essenziale in quanto agisce come un veicolo attraverso il quale i fornitori comunicano, fungendo da deposito in cui vengono registrate le esigenze, i servizi e i progressi degli individui e delle famiglie, fornendo la base per il rimborso e in generale attestano tutto il duro lavoro svolto dai fornitori.

Affinché la documentazione possa servire agli scopi appena indicati, i fornitori devono essere consapevoli e comprendere alcuni concetti chiave associati a una documentazione di alta qualità e uno di questi concetti è quello del "filo d'oro". Il filo d'oro è un concetto che intreccia insieme tutte le informazioni critiche e fornisce una visione completa dell'individuo. Il lettore dovrebbe vedere il collegamento logico tra ogni pezzo di documentazione, culminando con la fatturazione e la segnalazione. Questo è come il concetto del filo d'oro viene codificato nel record.

Un'altra chiave concetto è la necessità medica. In breve, questo concetto afferma che i servizi sanitari resi devono essere necessari per trattare condizioni qualificate che compromettono il funzionamento di un individuo. Questo standard è ciò che viene utilizzato nell'assistenza sanitaria per autorizzare e pagare i fornitori per i servizi erogati. A tal fine, se la documentazione non dettaglia la necessità medica, il servizio non è autorizzato e quindi non fatturabile. Sia il filo d'oro che la necessità medica sono concetti che vengono catturati nel processo di gestione dell'utilizzo, un processo che determina l'appropriatezza della fornitura di servizi.

È importante notare che le organizzazioni saranno soggette a revisioni durante il ciclo di vita dell'assistenza di un individuo. Quindi, perché cambiare le nostre pratiche di documentazione? Perché i fornitori dovrebbero considerare di cambiare queste abitudini? Mentre riflettete sulle aspettative e sui pezzi concettuali chiave che dovrebbero essere intrinsechi nelle vostre pratiche documentali, come vi sentite? Riconoscere l'importanza della documentazione è una cosa, ma sviluppare pratiche di documentazione efficaci è un'altra. Questo si è dimostrato essere una lotta continua per il settore, lasciando le agenzie vulnerabili a diversi rischi finanziari e di pratica. Come professionisti, dobbiamo riflettere sulle seguenti tre domande:

• Quanto è accurato il record se la documentazione richiesta non viene completata il più vicino possibile all'evento?
• Quanto è disponibile il record se le informazioni nel record non sono aggiornate?
• Quanto è esaustivo il record se la documentazione richiesta non viene completata con il contributo del partecipante?

I fornitori devono quindi considerare se le loro abitudini documentali o le abitudini documentali di coloro che supervisionano possono o meno supportare la fornitura di servizi di qualità. Ecco alcuni esempi di sfide relative alla documentazione, come identificate dai fornitori:

• I fornitori identificano che vedono la documentazione come un compito noioso che compete con il tempo dedicato alla fornitura di servizi.
• Trovano che la burocrazia è davvero scollegata dalla fornitura di servizi, e che i fornitori utilizzano appuntamenti mancati per completare la documentazione e recuperare il ritardo, o completano la documentazione al di fuori dell'orario di lavoro, e poiché c'è un rapporto elevato tra documentazione e servizi diretti, la capacità di servizio è influenzata negativamente.

Un modo per affrontare queste preoccupazioni è passare alla pratica della documentazione collaborativa. Torniamo ad alcuni di quei concetti chiave di cui abbiamo parlato in precedenza per ricordarci di come la documentazione di alta qualità supporti la fornitura di servizi su molti livelli. Ci aiuta a garantire che i servizi per cui i fornitori emettono fattura siano giustificati, che il livello di cura, l'intensità e la durata dei servizi siano supportati da ciò che è stato identificato nella documentazione e che siamo conformi agli standard regolatori. I fornitori devono anche considerare l'impatto sulla fornitura complessiva di servizi. Quindi, se torniamo e pensiamo a un paio di quelle sfide documentali che sono state evidenziate, come i fornitori che utilizzano gli appuntamenti mancati per completare la documentazione e recuperare il ritardo o completare la documentazione richiesta al di fuori dell'orario di lavoro e possiamo parlare dell'impatto che lavorare in questo modo ha sui fornitori. E come questo modo di lavorare porta spesso il personale a sentirsi sopraffatto e finché i fornitori si sentono sovraccarichi e sopraffatti, non possono essere al meglio per l'individuo e potrebbero non essere efficaci nella loro pratica.

Ora passeremo qualche minuto a parlare della pratica della documentazione collaborativa. La documentazione collaborativa è una pratica in cui il fornitore e il partecipante documentano insieme durante la sessione. È una pratica continua, il che significa che si fanno gradualmente entrare elementi della pratica e, man mano che il fornitore diventa più a suo agio, si espande l'uso della stessa. Più il fornitore lavora per sviluppare la pratica, più diventa facile nel tempo. La pratica non sostituisce la necessità per i fornitori di affinare le loro abilità di coinvolgimento, ma quando utilizzata insieme può avere un impatto potente sul coinvolgimento dei partecipanti e sui risultati.

Solo una nota sulla documentazione collaborativa rispetto alla documentazione simultanea, poiché i termini vengono spesso utilizzati in modo interscambiabile. La documentazione collaborativa sottolinea l'importanza di collaborare con l'individuo o la famiglia, sollecitando il loro contributo, documentando il loro contributo e discutendo di questo contributo con l'individuo o la famiglia durante la loro cura, ma tutto questo viene fatto in tempo reale o contemporaneamente. La documentazione contemporanea si riferisce solo all'aspetto dei tempi ma non riflette la natura collaborativa della pratica. Ad esempio, completare una nota alla fine di una sessione mentre l'individuo è nella stanza ma non partecipa allo sviluppo della nota, rappresenta solo l'aspetto della tempestività nel completare quella nota, ma sicuramente non riflette la natura collaborativa. Quindi la documentazione collaborativa è una pratica efficiente, coinvolgente, centrata sulla persona e conforme, e tutti questi sono validi motivi per cui i fornitori e le organizzazioni dovrebbero considerare l'adozione di questa pratica.

Come con qualsiasi nuova pratica, emergono un certo numero di preoccupazioni che i fornitori evidenziano e ecco alcune di quelle preoccupazioni che sono state evidenziate e manterremo queste preoccupazioni nella nostra mente mentre parleremo dei benefici della pratica. Alcuni fornitori affermano che questa pratica distoglie l'attenzione dal trattamento, che non capiscono come possano completare una nota, un piano di trattamento o una valutazione con il cliente, che alcuni ritengono che non ci siano benefici clinici nel completare questa documentazione con il cliente e infine che alcune persone ritengono che abbiano bisogno di riflettere su cosa scrivere prima di completare la nota. Manterremo queste preoccupazioni in mente mentre parleremo dei benefici, che possono essere sentiti dai partecipanti, dai fornitori e dalle organizzazioni, e parleremo di quali sono i benefici per ciascuno.

Per i partecipanti, l'coinvolgimento e la fidelizzazione migliorano poiché i partecipanti si sentono più coinvolti e sono quindi più propensi a beneficiare del servizio nel complesso, il loro livello di fiducia aumenta in quanto hanno un ruolo condiviso e una voce attiva nella loro presa di decisione e sono molto più motivati a fare il lavoro duro necessario per migliorare la qualità delle loro vite. È molto importante. Inoltre, offre all'individuo l'opportunità di fornire un feedback tempestivo e supporta la comunicazione aperta e onesta, consente di risolvere più facilmente i malintesi, che tutti sappiamo possono erodere la relazione se non vengono affrontati correttamente, e offre un focus unificato sugli obiettivi e migliora complessivamente la soddisfazione del cliente.

Per i fornitori, permette loro di riprendere del tempo prezioso per concentrarsi su ciò per cui sono addestrati. Se ricordiamo una delle loro lamentele o preoccupazioni, era che richiede molto tempo svolgere il lavoro amministrativo, quindi lasciando che si impegnino nella pratica della documentazione collaborativa, aiuta veramente a gestire meglio il proprio tempo e elimina la necessità di fare le pratiche di documentazione in seguito, anziché farle con il cliente. Pertanto, aiuta a raggiungere un migliore equilibrio tra vita privata e lavoro, migliora la tempestività delle documentazioni ed è più riflettente su ciò che accade durante le sessioni e fornisce altri fornitori che trarranno beneficio dalla tua documentazione quando ne hanno bisogno e quindi non sarà necessario aspettare fino a quando non completi la nota, ma lo farà nel momento e protegge da potenziali questioni di gestione del rischio e migliora non solo la soddisfazione dei clienti, ma anche la soddisfazione del fornitore.

I benefici per le organizzazioni includono il riconoscimento di fornire servizi di alta qualità, un maggiore sostenibilità finanziaria e un miglioramento del flusso di cassa, un aumento della capacità e un miglioramento, l'agenzia otterrà i benefici di una maggiore soddisfazione di partecipanti e fornitori.

La documentazione collaborativa ha anche un posto in un ambiente basato sul valore e quindi abbiamo elencato alcuni dei benefici qui nelle diapositive precedenti, ma questo è solo un accenno al quadruplo scopo e quindi collettivamente tutte queste cose portano a migliori risultati che portano a costi inferiori senza compromettere la qualità delle cure e in realtà migliora la qualità delle cure.

Ora dedicheremo qualche minuto a parlare della documentazione collaborativa nella pratica, quindi cosa serve alle agenzie e ai programmi per implementare la documentazione collaborativa. Dedichiamo del tempo per parlare di come mettere in pratica questo concetto. Questa pratica richiede un cambio di mentalità e sfiderà i fornitori a comunicare in modo diverso con i partecipanti. Prima di tutto, i fornitori devono credere nella pratica e vederla come un elemento essenziale del processo terapeutico. I fornitori dovranno essere in grado di descrivere l'importanza di questa pratica ai partecipanti, presentandola come un processo interattivo di grande valore. I fornitori dovranno anche essere disposti a lasciare alcuni dei termini tecnici e del linguaggio giudicante alle spalle e utilizzare il linguaggio centrato sulla persona e le parole dell'individuo, se possibile. I fornitori dovranno cercare di definire le routine affinché diventi un'abitudine e siano preparati a dedicare da sei a otto settimane per provarlo. I fornitori dovranno ricordare di documentare in modo oggettivo, registrando solo i fatti e lasciando alle spalle il linguaggio giudicante e, nello sviluppare questa pratica, non si deve abbandonare il proprio stile di interazione naturale, si incorpora solo più collaborazione con i partecipanti. Non sempre sarete d'accordo con i partecipanti, ma ricordate che è normale avere delle divergenze, tuttavia la vostra disaccordo non significa che non documentiate la prospettiva del partecipante. Consentite all'individuo di porre domande, quindi dovete essere aperti a questo. È un'ottima opportunità per fornire una psicoeducazione in modo da poter aiutare l'individuo a comprendere le informazioni che sono riportate nella loro cartella e cosa ciò significa per loro, ed è anche importante fare domande di chiarimento per assicurarsi che abbiate catturato correttamente le informazioni. Ricordate un paio di diapositive fa abbiamo parlato di come l'opportunità di fare questo pratica ti dà davvero la possibilità di fare un check-in con l'individuo e chiarire eventuali malintesi proprio in quel momento, quindi è utile assicurarsi di fare domande per chiarire il loro punto di vista in modo da poterlo registrare nel resoconto.

Solo per ribadire, per essere considerata collaborativa, l'individuo dovrebbe sapere cosa viene documentato, idealmente guardandola direttamente sullo schermo o su carta, ma dovrebbero essere in grado di vederla. Dovrebbero avere l'opportunità di fare domande su ciò che viene documentato, avere l'opportunità di non essere d'accordo e avere la loro prospettiva documentata e anche avere la possibilità di correggere eventuali errori di fatto. Questi sono alcuni degli aspetti che vengono considerati quando parliamo della pratica di farlo in modo collaborativo.

La documentazione collaborativa è anche appropriata per l'uso in tutte le seguenti situazioni e, sebbene sia più facile iniziare con le note di progresso, è efficace per documentare anche valutazioni, piani di trattamento e note di dimissione. Quindi ecco alcune delle considerazioni per la configurazione della documentazione collaborativa.

Ovviamente, è necessario pensare alla tecnologia necessaria per supportare l'implementazione e sarà necessario risolvere eventuali problemi di connettività. Dovrete identificare le esigenze di formazione per il personale, ad esempio cosa devono sapere mentre implementano questa pratica e forse avranno bisogno di capire i benefici in modo che possano trasmetterli ai partecipanti. Dovranno anche considerare come è allestito l'ufficio, ad esempio se è necessario riorganizzare computer o mobili in modo che gli individui possano partecipare a questo processo. Dovrete identificare le aspettative sull'uso della documentazione collaborativa, quando la userete, come la implementerete, cosa farete per prima e cosa farete successivamente e, inoltre, dovrete sviluppare script per i fornitori in modo che sappiano come introdurre il concetto ai partecipanti e farlo in modo strutturato.

Stiamo parlando di impegnarsi nella documentazione collaborativa in un ambiente di telemedicina, ci sono alcune considerazioni aggiuntive e una delle prime cose è che le persone devono conoscere le procedure di riservatezza e telemedicina dell'agenzia prima di avviare questo processo. Dovrete confermare con il partecipante che dispone di una connessione internet e che è in grado di accedervi, sarà importante quando lo portate in sessione e mostrate loro la nota sullo schermo. Dovrete confermare con il partecipante che hanno uno spazio idoneo e privato per incontrarsi in modo che, se oggi condividete la documentazione, non sia condivisa più ampiamente di quanto previsto. Dovreste dare il benvenuto come fate solitamente e poi mostrare la nota di progresso sullo schermo, quindi questo aiuterà a completare quella nota con l'individuo nella sessione e dovreste sempre avere un piano alternativo nel caso in cui la vostra tecnologia fallisca. Quindi, se mentre vi state incontrando perde la connessione o loro perdono la connessione, qual è il prossimo passo? Queste stesse considerazioni si applicano quando si pratica la documentazione collaborativa nella comunità, ma si dovrebbe prestare particolare attenzione alle esigenze tecnologiche.

Quindi, ancora una volta, se incontrate i partecipanti in ufficio o nella comunità, dovete sempre assicurarvi di prestare attenzione alle informazioni condivise e che altre persone che non dovrebbero avere accesso a visualizzare quelle informazioni, non lo facciano. Dovrete tenere in considerazione la conformità HIPAA e come questa si sovrappone al lavoro che state facendo in campo e seguirete le connessioni con i partecipanti e la collaborazione con loro. Dovrete assicurarvi che altri non abbiano la possibilità di visualizzare informazioni sanitarie protette e poi, man mano che i fornitori iniziano ad implementare questa pratica, sarà importante per queste competenze essere rafforzate durante la supervisione, quindi sarà qualcosa che i fornitori certamente avranno bisogno di direzione e supervisione sui quali aspetti funzionano meglio per loro.

Qui ci sono alcune frasi che possono essere utili per i fornitori mentre viene implementata questa nuova pratica. Possono includere che vorrebbero avere il loro feedback sulla sessione odierna e che riassumeremo ciò di cui abbiamo discusso e si fermeremo qui per rivedere ciò di cui abbiamo parlato. Tutti questi possono essere utili man mano che inizierete a implementare la pratica.

Ci sono alcune tecniche per introdurre questo concetto ai bambini, quindi davvero vogliamo incoraggiarli, se possono, a raccontare una storia sulla sessione odierna, se un adulto è disponibile, che magari è in attesa in sala d'attesa e lo portate dentro potete chiedere loro se possono dire ai loro genitori o tutori cosa hanno fatto oggi. Se non è disponibile un adulto, se si tratta di un adolescente più grande che viene da solo alle sessioni ma torna a casa, potete chiedergli, quando vedi il tuo genitore o il tuo tutore, cosa dirai a lui o lei del nostro tempo oggi. Esistono anche molte strategie diverse che è possibile utilizzare per sostenere i bambini affinché possano partecipare alla documentazione collaborativa, quindi potete offrire ricompense o dare loro una borsa con attività, qualcosa che possano fare mentre completano la nota e queste attività dovrebbero essere riservate per quando completano la sessione, quindi di nuovo fa parte della costruzione di quella routine e diventano abituati a farlo. E poi spiegare, a seconda dell'età del bambino, se si spiega il bisogno del loro aiuto, ad esempio concludendo che hai bisogno del loro aiuto per completare i compiti e che vuoi davvero aiutarli a capire di cosa hai bisogno e come il loro contributo sarà utile.

Per quanto riguarda l'inizio, penso che la chiave qui sia solo quella di trovare un punto di partenza, quindi la documentazione collaborativa può essere utilizzata con tutti i tipi di documentazione, ma il punto di partenza più facile è di solito con le note di progresso, quindi scegliete almeno una sezione delle note di progresso che potete completare con il partecipante e iniziate a utilizzare quella sezione come punto di partenza nella sessione successiva, poi aumentate la quantità che fate nel tempo, come ho detto, è più facile farlo man mano che si pratica e ricordate sempre che questi sono strumenti clinici che dovrebbero essere utilizzati e non dimenticati quindi ci sono molti benefici nella documentazione collaborativa e uno dei più grandi benefici è che si lavora davvero in modo un po' diverso con i partecipanti e si acquisisce davvero una registrazione adeguata del loro feedback e di ciò che provano quindi questo apre il dialogo.

Quindi, ricordate sempre di cercare di utilizzare un linguaggio descrittivo di ciò che è stato discusso, focalizzatevi su comportamenti anziché su etichette cliniche o giudizi, mettete sempre in evidenza i punti di forza dei partecipanti e potete utilizzare promemoria per la scrittura delle annotazioni per facilitare la discussione, ma penso che sia importante soprattutto assicurarsi di catturare correttamente il loro feedback in modo che non li offenda e ancora una volta catturerete in modo obiettivo alcuni dettagli nel record e potreste non sempre essere d'accordo con i partecipanti, ma o non significa che non documenterete la prospettiva del partecipante. Permettete al partecipante di fare domande, quindi dovrete essere aperti a questo. È un'ottima opportunità per fornire una psicoeducazione in modo da poter aiutare il partecipante a comprendere le informazioni riportate nella loro cartella e cosa ciò significa per loro e inoltre assicuratevi di fare domande di chiarimento per assicurarsi di aver catturato correttamente le informazioni. Ricordatevi un paio di diapositive fa abbiamo parlato di come l'opportunità di fare questa pratica davvero vi dia la possibilità di fare un controllo con l'individuo e chiarire eventuali malintesi proprio in quel momento, quindi è utile fare domande per chiarire il loro punto di vista in modo da poterlo registrare nel resoconto.

Solo per ribadire, per essere considerato collaborativo, l'individuo dovrebbe sapere cosa viene documentato, idealmente guardandolo direttamente sullo schermo o su carta, ma dovrebbero essere in grado di vederlo. Dovrebbero avere l'opportunità di porre domande su ciò che viene documentato, avere l'opportunità di non essere d'accordo e avere la loro prospettiva documentata e anche avere la possibilità di correggere eventuali errori di fatto. Questi sono alcuni degli aspetti che si considerano quando si parla della pratica di farla in modo collaborativo.

La documentazione collaborativa è adatta anche all'uso in tutti i tipi di documentazione, ma il punto di partenza più facile è di solito con le note di progresso, quindi provate a scegliere almeno una sezione delle note di progresso che potete completare con il partecipante e iniziate a utilizzare quella sezione come punto di partenza nella sessione successiva e poi aumentate gradualmente la quantità che fate nel tempo, come ho detto, è più facile a dirsi che a farsi man mano che si pratica.

Per quanto riguarda le istruzioni, ci sono alcune cose importanti da tenere a mente. Dovete dare un obiettivo a voi stessi, ad esempio quanti dei vostri clienti userete questa pratica e in quale periodo di tempo, che percentuale della nota sarà collaborativa, pianificare nuovamente per le aree in cui documenterete insieme e sviluppare e praticare il vostro script, questa sarà una cosa importante, ricordate che avrete alcuni clienti esistenti e alcuni nuovi clienti, perciò pianificate in base a questo. Dovrete identificare ed esplorare le aree di resistenza e le ragioni dietro questa resistenza, quindi sia dal punto di vista supervisionale se un fornitore è riluttante vorrete parlarne ed esplorarlo e poi dal punto di vista del fornitore se il partecipante è riluttante vorrete esplorare anche quello. Dovrete permettere al partecipante l'accesso al documento o alla nota, utilizzandolo come uno strumento per abilitarli all'interazione, come ho detto, ci sono molti benefici nella documentazione collaborativa e volete davvero catturarli. Ci sono molte risorse a cui potete rivolgervi, che vi guideranno in altri aspetti della documentazione collaborativa, quindi spero che troverete utile questa informazione ed è tutto per la nostra presentazione di oggi. Spero che abbiate trovato le informazioni utili, informative e spero che consideriate l'adozione della pratica della documentazione collaborativa. Grazie per aver partecipato e buona continuazione della vostra giornata.