Processo di audit notturno: come eseguirlo correttamente

Processo di audit notturno: come eseguirlo correttamente

Indice

1. Introduzione al processo di check-in di notte
2. Importanza del processo di audit notturno
3. Passaggi del processo di audit notturno
   • 3.1 Verifica delle prenotazioni in arrivo
   • 3.2 Gestione delle cancellazioni di prenotazioni
   • 3.3 Assegnazione delle camere alle prenotazioni
   • 3.4 Verifica delle tariffe delle camere
   • 3.5 Controllo degli addebiti extra
   • 3.6 Gestione dei pagamenti ricevuti e effettuati
   • 3.7 Check-out degli ospiti
   • 3.8 Gestione dei soggiorni prolungati
   • 3.9 Controllo delle partenze mancate
   • 3.10 Gestione delle inclusioni e degli addebiti extra
   • 3.11 Registrazione delle tariffe dei piani pasto
   • 3.12 Congelamento delle transazioni

Processo di audit notturno nelle strutture alberghiere 💼

Il processo di audit notturno è una pratica obbligatoria all'interno di un hotel in quanto controlla completamente le transazioni di una giornata. Esso si occupa di verificare eventuali discrepanze nelle prenotazioni, registra gli addebiti, aggiorna lo stato delle pulizie e chiude i conti in cassa. Il processo di audit notturno si conclude con la generazione dei report, noti come "relazioni di audit", che riassumono le transazioni e le entrate risultanti per la giornata.

1. Introduzione al processo di check-in di notte

Il processo di check-in di notte è uno degli aspetti fondamentali del processo di audit notturno. Per avviare il processo di check-in di notte, è necessario accedere alla sezione apposita del software di front desk.

2. Importanza del processo di audit notturno

Il processo di audit notturno riveste un'importanza cruciale per una struttura alberghiera. Esso garantisce l'accuratezza delle transazioni e delle entrate giornaliere, evitando errori o anomalie nei conti.

3. Passaggi del processo di audit notturno

3.1 Verifica delle prenotazioni in arrivo

Durante questa fase, vengono esaminate le prenotazioni che dovevano arrivare nella giornata ma per le quali il check-in non è stato ancora effettuato nel software. È necessario verificare se le prenotazioni sono state cancellate o se i clienti non si sono presentati. In caso di cancellazione o mancata presentazione, sarà necessario annullare la prenotazione o segnarla come "no-show".

3.2 Gestione delle cancellazioni di prenotazioni

In caso di cancellazione di una prenotazione o di un gruppo di prenotazioni, è possibile selezionare l'opzione corrispondente e procedere con l'annullamento. Questa operazione è fondamentale per mantenere la correttezza dei dati nel sistema.

3.3 Assegnazione delle camere alle prenotazioni

Durante questa fase, vengono esaminate le prenotazioni alle quali non è stata ancora assegnata una camera. Le azioni da intraprendere sono simili a quelle della fase precedente. È importante assegnare correttamente le camere per evitare sovrapposizioni o discrepanze.

3.4 Verifica delle tariffe delle camere

In questa fase, vengono esaminate le tariffe delle camere rispetto ai prezzi standard. Eventuali discrepanze possono essere corrette e modifiche possono essere apportate alle transazioni per allineare le tariffe effettive alle tariffe standard.

3.5 Controllo degli addebiti extra

È importante verificare se tutti gli addebiti extra previsti sono stati effettuati correttamente. Ciò può essere fatto confrontando le ricevute fisiche con i dati registrati nel sistema. Eventuali mancanze o errori devono essere corretti in questa fase del processo di audit notturno.

3.6 Gestione dei pagamenti ricevuti e effettuati

Durante questa fase, verranno esaminate le entrate e le uscite del hotel. È importante verificare che i pagamenti siano stati registrati correttamente e che non ci siano discrepanze significative. In caso di errori o incongruenze, sarà necessario apportare le correzioni appropriate.

3.7 Check-out degli ospiti

È fondamentale controllare se tutti gli ospiti che dovevano effettuare il check-out lo hanno effettivamente fatto. Se un ospite ha eseguito il check-out ma deve ancora pagare un saldo, il processo di audit notturno deve essere chiuso e il check-out può essere effettuato in seguito.

3.8 Gestione dei soggiorni prolungati

Se un ospite ha prolungato il suo soggiorno oltre la data prevista, è necessario eseguire la procedura di "cambio soggiorno" per adeguare correttamente le date e le tariffe. In caso di necessità, è disponibile un tutorial video su come effettuare questa operazione.

3.9 Controllo delle partenze mancate

Durante questa fase, vengono esaminate le partenze mancate, cioè i casi in cui gli ospiti avevano previsto di effettuare il check-out ma non lo hanno ancora fatto. È importante modificare correttamente le date di partenza per evitare anomalie nel sistema e garantire la correttezza dei dati.

3.10 Gestione delle inclusioni e degli addebiti extra

La sezione relativa alle inclusioni consente di registrare automaticamente addebiti aggiuntivi sui conti degli ospiti. È possibile controllare se tutte le inclusioni sono state addebitate correttamente e, se necessario, registrare eventuali ulteriori addebiti da parte degli ospiti.

3.11 Registrazione delle tariffe dei piani pasto

In questa fase, vengono registrate le tariffe dei piani pasto selezionati dagli ospiti. È importante assicurarsi che tutte le tariffe siano state correttamente addebitate e registrate nel sistema.

3.12 Congelamento delle transazioni

L'ultimo passaggio del processo di audit notturno consiste nel congelare le transazioni fino alla data corrente. Questa operazione impedisce modifiche o addebiti retroattivi su date passate. È importante mantenere un registro accurato delle transazioni e impedire l'inserimento di addebiti impropri.

Una volta completato il processo di audit notturno, l'utente verrà disconnesso dal software e potrà consultare il report di audit notturno per vedere un riassunto di tutte le attività svolte durante il giorno, come check-in, check-out, vendite del ristorante e riepilogo dei pagamenti.

Grazie per aver letto questo articolo sul processo di audit notturno nelle strutture alberghiere. Per ulteriori informazioni, consulta i nostri video tutorial o contatta il nostro supporto chat disponibile 24/7.