職場調査の文書化にはなぜ重要？
目次：
- 調査文書の重要性
- 調査前の準備
- 明確にしたポリシーと手順
- 人事部門との連絡
- 基本的な調査文書
- 苦情報告書
- 証言者ステートメント
- 調査チェックリスト
- 重要な質問のリスト
- EEOCチェックリストの活用
- 結論
調査文書の重要性
調査を行う上で、文書の作成と保管は非常に重要です。あなたが行った優れた調査やスキルフルな面接を通じて得た結論や証言は、書面になければほとんど意味を為しません。文書は、調査が適切に行われ、公平で合理的であること、また政府の規定に従っていることの証拠となります。また、文書は訴訟や行政調査が行われる場合の強力な防御手段となります。文書は証拠となるため、すべての手続や採取した証拠及び執行した是正措置を詳細に記録しておく必要があります。
調査前の準備
明確にしたポリシーと手順
調査を行う前に、明確で分かりやすいポリシーと手順を作成し、全ての従業員に配布することが重要です。従業員は苦情を提起する方法や報告先の人事部門の名前、連絡先（電話番号やメールアドレス）などを知る必要があります。加えて、苦情処理の手順についても理解させることが重要です。ポリシーは社内のハンドブックに掲載されることが推奨されます。
人事部門との連絡
人事部門と連携し、調査のプロセスや進行状況を共有することも重要です。人事部門は、従業員の助けや意見を手助けする役割を果たします。
基本的な調査文書
以下は、ほとんどの調査で役立つ基本的な文書の例です。
苦情報告書
苦情を提起した従業員には、苦情情報を記入してもらうよう依頼することがあります。明確な範囲での苦情の特定は非常に重要です。調査のフレームを定義するため、範囲外の調査を行わないようにします。もし範囲外の問題が発覚した場合には、それに対応する必要があります。
証言者ステートメント
証言を得られない場合に備えて、証言者ステートメントを用意しておくことも重要です。このフォームは、証言者にインタビューすることができない場合に使用されます。証言者が協力しない場合でも、文書はバックアップとなります。なお、証言者が非協力であることを明記して文書化することは重要です。
調査チェックリスト
調査チェックリストは、調査の進行状況を把握し、必要な手続きを忘れないようにするために役立ちます。全ての証拠や証言者へのフォローアップなど、調査全体をサポートする役割を果たします。このチェックリストは調査ファイルの一部として保管しておくと便利です。
重要な質問のリスト
すべての告発者や関係者に対して、以下の基本的な質問を行うことが重要です。もちろん、調査がより深刻な場合には、より詳細な質問が必要になる場合もあります。
EEOCチェックリストの活用
EEOC（雇用機会均等委員会）のチェックリストは、従業員が経験したハラスメントを報告するための報告システムや、調査を行うためのプロセスが整備されていることが重要です。総合的なハラスメント防止の取り組みの一環として、これらの要件を満たすために必要な手法を取り入れる必要があります。EEOCのチェックリストを活用し、前回の内部調査で満たせた項目の数を確認してみることをおすすめします。
結論
調査文書の作成と保管は、公正で透明な調査を行う上で欠かせない要素です。文書化された情報は証拠となり、必要に応じて使用されます。調査の前に明確なポリシーや手順を整理し、基本的な文書フォーマットを用意しておくことで、調査の効率性と信頼性を向上させることができます。
FAQ:
Q: 調査の文書作成はなぜ重要ですか？
A: 調査の文書作成は、公平で合理的な調査の証拠となり、訴訟や行政調査時の強力な防御手段となります。
Q: 文書化するべきポリシーや手順はありますか？
A: 調査を行う前に、明確で分かりやすいポリシーと手順を作成し、従業員に配布することが重要です。ハラスメント防止などのポリシーが必要です。
Q: 調査中に使用する基本的な文書はありますか？
A: 苦情報告書、証言者ステートメント、調査チェックリストなどが基本的な文書です。
Q: EEOCチェックリストは何ですか？
A: EEOCチェックリストは、従業員が報告できるハラスメントに関する報告システムや調査のプロセスが整備されていることを確認するためのチェックリストです。
資源:
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