회의 일정 조율하기: 영어로 회의 일정을 잡고 변경하는 법

목차

1. 회의 관련 용어 소개
2. 회의 일정 잡기
3. 회의 취소 및 변경하기
4. 회의 일정 조율하기
5. 회의 예약하기
6. 회의 일정 변경 안내
7. 긴급 상황에서의 회의 취소
8. 회의 일정 재조정을 위한 문의
9. 회의 일정 변경 확인 요청하기
10. 회의 일정 확인 및 마무리

✨ 회의 일정을 조율하는 법

영어로 회의를 조율하고 일정을 잡는 것은 매우 중요합니다. 이번 장에서는 회의를 잡거나 변경하는 경우에 사용할 수 있는 일반적인 어구와 효과적인 대화 방법에 대해 알려드리겠습니다.

1️⃣ 회의 일정 잡기

회의를 조율할 때 영어로 "arranged"나 "schedule"이라는 단어를 사용할 수 있습니다. 회의를 잡기 위해 누군가에게 편지를 쓰거나 전화를 걸 때, 자신의 의도를 알리는 것이 중요합니다. 대화를 시작할 때, 다음과 같이 말하는 것이 좋습니다.

"안녕하세요! 회의를 잡으려고 연락드립니다."

또는 전화인 경우에는

"안녕하세요! 회의 일정 잡으려고 전화했습니다."

이렇게 말함으로써 상대방에게 왜 전화하거나 편지를 쓰는지 분명하게 알려줄 수 있습니다. 다음 단계는 상세 내용을 전달하는 것입니다. 다른 사람에게 자신이 언제 시간이 있는지 물어보는 대신, 시간과 장소를 제안하는 것이 좋은 아이디어입니다. 그럼 상대방은 일정을 조절하기 위해 일정을 확인해야 할 필요가 없게 됩니다. 또한, 대안적인 날짜와 시간을 제안하는 것도 좋은 생각입니다. 이를 위해 다음과 같은 표현을 사용할 수 있습니다.

"제안하는 날짜와 시간은 00일 (요일) 오전/오후 00시에 000 장소에서 만나는 건 어때요?"

또는 비공식한 맥락에서는

"어떠세요? 00일 (요일) 오전/오후 00시에 000 장소에서 만나는 건 어때요?"

위 예시에서 "제안하는" 또는 "어떠세요?"라는 표현 다음에는 즉시 요일, 날짜, 시간, 장소를 넣습니다. 대안을 제시하기 위해서는 다음과 같이 말할 수 있습니다.

"대신으로 00일 (요일) 오전/오후 00시에 000 장소에서 만나는 건 어때요?"

위의 두 가지 예시는 상대방에게 두 번째 옵션을 제시합니다. 그러면 상대방은 자신의 일정을 확인하고 그 중 어느 시간이 맞을지 볼 수 있습니다. 그러나 제안한 날짜 중에 상대방이 시간이 없을 수도 있으므로, 자신이 유연하다는 사실과 상대방의 제안을 기꺼이 받아들일 준비가 되어있다는 것을 알려주는 것이 중요합니다. 이를 위해 다음과 같이 말할 수 있습니다.

"다른 날짜와 시간을 제안해 주실까요?"

이렇게 하면 상대방이 자신의 일정과 더 잘 맞을 수 있는 다른 날짜와 시간을 제안할 수 있습니다. 또한, 관심과 유연성을 표현합니다. 이러한 요소들은 비즈니스 관계에서 매우 중요한 요소입니다.

2️⃣ 회의 일정 취소 및 변경하기

클라이언트와 회의 일정을 잡았고 모든 준비가 끝났습니다. 그런데 사무실에서 급한 일이 생겨 결국 시간을 내지 못하게 되었습니다. 이런 경우 전문적이고 정중한 어구를 사용하여 회의를 취소하고 일정을 변경할 수 있습니다. 다음과 같은 표현을 사용해보세요.

"이런, 정말 죄송하지만 회의에 참석하지 못할 것 같습니다. 이유는 ~입니다."

위 표현은 회의에 참석할 수 없어서 유감을 표현하면서 취소할 이유도 제시합니다. 이유를 제시하는 것은 중요합니다. 그렇게 함으로써 상대방에게 자신의 바쁜 일정을 알려줄 수 있습니다. 그리고 회의를 재일정하기를 원한다는 것을 상대방에게 알려줍니다. 이를 위해 다음과 같이 질문 형태로 표현하는 것이 좋습니다.

"다음에 만나는 건 어때요?"

이렇게 한다면 상대방은 회의 일정을 변경하거나 다른 날짜와 시간을 제안할 수 있는 기회를 갖게 됩니다. 이는 회의 일정을 재조정하기 위한 유연성을 나타내는 것입니다. 실제로 비즈니스 관계에 있어 유연성은 매우 중요한 요소입니다.

3️⃣ 긴급 상황에서의 회의 취소

갑작스런 상황으로 회의를 취소해야 할 때 어떤 표현을 사용해야 할까요? 취소하고자 한다는 것과 그 이유를 상대방에게 알리는 것으로 시작해야 합니다. 다음과 같이 말해보세요.

"죄송합니다, 회의를 취소해야 합니다. 상황이 급한 일이 있어서 불가피한 결정입니다."

이렇게 하면 취소하는 것이 상대방에게 불편함을 줄 수밖에 없다는 것과 상황이 불가피해서 회의를 취소한다는 것을 강조합니다. 그러나 취소한 이유로 인해 회의를 재일정할 수 없는 상황이 됩니다. 그렇다면 어떻게 해야할까요? 다음과 같이 말할 수 있습니다.

"교정할 수 있는 시간이 확보되기 전까지 회의를 잡을 수 없으니까요."

이렇게 말하면 조금의 시간이 생겨 새로운 회의 일정을 조율할 수 있는 기회가 생깁니다. 하지만 잊지 않기 위해 일정을 캘린더에 표시하는 것을 잊지 마세요. 새로운 회의를 잡기 위해 편지를 쓰거나 전화해야 할 수 있습니다.

회의를 잡을 때 사용한 단어에 대한 추가 정보를 찾으려면 아래의 자료를 참고하세요.

• 영어 회의 일상 회화 표현 및 예문
• 효과적인 의사 소통을 위한 영어 회의 필수 표현

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하이라이트

• 회의 일정 조율은 비즈니스에서 매우 중요합니다.
• 영어로 회의 일정을 조율할 때 특정한 어구와 대화 방법을 사용할 수 있습니다.
• 회의 일정 잡기에는 명확한 의도를 표현하고, 시간과 장소를 제안하는 것이 좋습니다.
• 회의 취소 및 변경 시, 상대방에게 유감을 표현하고 이유를 제시해야 합니다.
• 일정 변경 시 유연성과 관심을 보여주는 것이 중요합니다.
• 긴급한 상황에서 회의를 취소해야 할 경우, 회의 취소의 이유를 분명하게 전달하는 것이 중요합니다.
• 회의 일정 재조정을 위한 문의를 할 때 상대방에게 유연성을 나타내는 질문 형태로 전달하는 것이 좋습니다.
• 회의 일정 변경 확인은 상대방에게 새로운 일정을 확인하거나 제안하도록 기회를 줍니다.
• 회의 일정 확인 및 마무리는 새로운 일정의 확정과 관련된 과정입니다.

자주 묻는 질문 및 답변

Q: 회의를 잡을 때 어떤 표현을 사용해야 할까요? A: 회의를 잡을 때는 "안녕하세요! 회의를 잡으려고 연락드립니다."와 같은 표현을 사용할 수 있습니다. 또는 전화인 경우에는 "안녕하세요! 회의 일정 잡으려고 전화했습니다."라고 말할 수 있습니다.

Q: 회의를 취소하고 싶을 때는 어떻게 해야 할까요? A: 회의를 취소하고 싶다면 "이런, 정말 죄송하지만 회의에 참석하지 못할 것 같습니다. 이유는 ~입니다."라고 말하면 됩니다. 이유를 제시하는 것이 중요하며, 회의를 재일정하기를 원한다는 것을 상대방에게 알려줘야 합니다.

Q: 긴급한 상황에서 회의를 취소해야 하는 경우에는 어떤 표현을 사용해야 할까요? A: 긴급한 상황에서 회의를 취소해야 할 때는 "죄송합니다, 회의를 취소해야 합니다. 상황이 급한 일이 있어서 불가피한 결정입니다."라고 말할 수 있습니다.