5 Dicas infalíveis para uma teleconferência de sucesso [2018]

Sumário

1. Introdução
2. Ter uma pauta clara
   1. Envie a pauta com antecedência
   2. Fornecer uma descrição clara da reunião
   3. Identificar os participantes e suas responsabilidades
3. Controlar o tempo da reunião
   1. Começar no horário previsto
   2. Encerrar no horário previsto
   3. Ser pontual e respeitar o tempo dos participantes
4. Controlar o acesso à fala
   1. Evitar falas simultâneas
   2. Dar oportunidade para todos falarem
   3. Incentivar a participação dos membros mais tímidos
5. Expressar gratidão e elogios
   1. Agradecer aos participantes pela presença e contribuição
   2. Elogiar e reconhecer o trabalho dos membros da equipe
6. Encerramento da reunião
   1. Anunciar o encerramento explícito
   2. Informar a data da próxima reunião

Como conduzir uma reunião por telefone de forma eficaz

📌 Introdução

Neste vídeo, vou ensinar como conduzir uma reunião por telefone de forma eficaz. Como professor universitário e pesquisador, já liderei mais de 500 conferências por telefone e desenvolvi algumas estratégias simples para garantir que essas reuniões sejam produtivas, cordiais e profissionais. Darei algumas dicas que utilizo para que suas reuniões por telefone não sejam tediosas e pouco produtivas.

📌 Ter uma pauta clara

A primeira dica para conduzir uma reunião por telefone que não seja cansativa é ter uma pauta clara. É importante enviar a pauta com antecedência, permitindo que os participantes saibam o que será discutido, o horário da reunião, o número de telefone para discar e a senha, caso seja necessário. Ao fornecer uma descrição clara da reunião e identificar os participantes e suas responsabilidades, todos estarão preparados e poderão contribuir de maneira significativa.

📌 Controlar o tempo da reunião

Outra dica essencial é controlar o tempo da reunião. É recomendado começar no horário previsto, mas entenda que nem todos os participantes conseguirão entrar pontualmente. Durante os primeiros cinco minutos da reunião, aproveite para fazer uma breve conversa e estabelecer um ambiente descontraído. Após esse período, inicie a reunião respeitando aqueles que chegaram no horário previsto. Lembre-se de encerrar no horário estabelecido para evitar que os participantes fiquem frustrados.

📌 Controlar o acesso à fala

Uma dificuldade das reuniões por telefone é saber quando é a sua vez de falar, já que não há sinais visuais. Por isso, é importante controlar o acesso à fala durante a reunião. Evite falas simultâneas e dê oportunidade para todos se expressarem. Se necessário, chame as pessoas pelo nome para garantir que todos tenham a chance de contribuir. Incentive especialmente os membros mais tímidos ou com menor prestígio a participarem ativamente, pois suas perspectivas são valiosas para o sucesso da equipe.

📌 Expressar gratidão e elogios

Demonstrar gratidão e elogiar os participantes é uma forma eficaz de incentivar a colaboração durante a reunião. Agradeça a presença e contribuição de todos, reconhecendo o tempo e esforço que dedicaram. Elogie o trabalho dos membros da equipe, pois isso cria um ambiente positivo e os motiva a se envolverem mais nos projetos. Lembre-se de expressar sua gratidão de forma sincera e generosa, pois isso fortalece o espírito de equipe.

📌 Encerramento da reunião

Ao finalizar a reunião, anuncie explicitamente o encerramento. Caso todos os tópicos da pauta tenham sido discutidos antes do horário previsto, informe a data da próxima reunião e agradeça novamente a participação de todos. Essa clareza evita que os participantes fiquem confusos sobre o encerramento e permite que saibam quando podem finalizar a ligação.

Com essas dicas, você poderá conduzir reuniões por telefone de forma eficaz e agradável. Lembre-se de seguir a pauta, controlar o tempo, dar oportunidade para todos se expressarem e demonstrar gratidão. Assegure-se de que suas reuniões sejam produtivas, valorizando as contribuições de cada membro da equipe.

Keywords

• Reuniões por telefone
• Eficácia
• Pontualidade
• Controle do tempo
• Acesso à fala
• Participação
• Gratidão
• Encerramento

Highlights

• Ter uma pauta clara com antecedência
• Controlar o tempo da reunião de forma pontual
• Garantir o acesso à fala e a participação de todos
• Expressar gratidão e elogios aos participantes
• Anunciar explicitamente o encerramento da reunião

FAQ

Q: Qual a importância de enviar a pauta com antecedência?
R: Enviar a pauta com antecedência permite que os participantes saibam o que será discutido, se prepararem adequadamente e contribuírem de maneira significativa durante a reunião.

Q: O que fazer caso a reunião termine antes do horário previsto?
R: Caso a reunião termine antes do horário previsto, é recomendado anunciar o encerramento explicitamente, informar a data da próxima reunião e agradecer a participação de todos.

Q: Como garantir que todos os participantes tenham oportunidade de falar durante a reunião?
R: É importante evitar falas simultâneas e chamar as pessoas pelo nome para dar oportunidade para todos se expressarem. Incentivar a participação dos membros mais tímidos ou com menor prestígio também é fundamental.

Q: Por que é importante expressar gratidão e elogios durante a reunião?
R: Expressar gratidão e elogios cria um ambiente positivo e incentiva os participantes a se envolverem mais nos projetos. Isso fortalece o espírito de equipe e valoriza as contribuições individuais.

Q: Qual a importância de anunciar explicitamente o encerramento da reunião?
R: Anunciar explicitamente o encerramento evita que os participantes fiquem confusos sobre quando podem finalizar a ligação e encerra a reunião de forma clara e objetiva.

Recursos

• HowCommunicationWorks.com