Automatiska födelsedagshälsningar med Google Sheets

Automatiska födelsedagshälsningar med Google Sheets

Innehållsförteckning

1. Introduktion: Att schemalägga och skicka automatiserade födelsedagshälsningar till anställda med hjälp av Google Sheets och App Script
2. Steg 1: Logga in på ditt Google-konto
3. Steg 2: Skapa en kopia av kalkylarket
4. Steg 3: Fyll i anställdas information
5. Steg 4: Lägg till bilder för hälsningarna
6. Steg 5: Dela bildefilen för allmän visning
7. Steg 6: Kopiera bildens ID-kod till kalkylarket
8. Steg 7: Skapa meddelandet för födelsedagshälsningarna
9. Steg 8: Testa och kör koden för att skicka ett provemail
10. Steg 9: Skapa en trigger för att schemalägga körningen av koden
11. Utöka antalet anställda och bilder
12. Anpassa färger för meddelanden och bilder
13. Skicka personliga meddelanden till specifika anställda
14. Sammanfattning

📅

Att skicka födelsedagshälsningar till anställda är en trevlig gest som kan bidra till att stärka arbetsplatsens kultur och moral. Men att göra det manuellt för varje anställd kan vara mycket tidskrävande och ineffektivt. I den här guiden kommer jag att visa dig hur du kan automatisera processen med hjälp av Google Sheets och App Script. Genom att följa de steg jag kommer att beskriva nedan kommer du att kunna schemalägga automatiska födelsedagshälsningar som skickas till dina anställda varje dag. Låt oss börja!

🔒

För att kunna göra använda Google Sheets och App Script, måste du först logga in på ditt Google-konto. Öppna en webbläsare och logga in med dina inloggningsuppgifter. Om du inte har ett Google-konto kan du enkelt skapa ett genom att följa instruktionerna på Google-hemsidan.

📝

När du har loggat in på ditt Google-konto är det dags att skapa en kopia av kalkylarket som används för att hantera födelsedagshälsningarna. Du kan använda länken i beskrivningen nedan eller kopiera och klistra in länken i webbläsaren. När sidan öppnas klickar du på "Gör en kopia" för att lägga till en kopia av kalkylarket i ditt Google Drive. Kalkylarket öppnas automatiskt efter att kopian har skapats.

👥

Nu är det dags att fylla i informationen om dina anställda. Detta är den viktigaste delen eftersom det är här du anger deras födelsedata och e-postadresser för att skicka födelsedagshälsningarna. Se till att inte ändra någon kolumnstruktur eftersom det kan påverka kodens funktion. Fyll i obligatoriska fält som Namn, Datum, Månad och E-post. Du kan också fylla i andra valfria fält om du vill.

🖼️

För att lägga till bilder i födelsedagshälsningarna behöver vi först ladda upp bilderna till Google Drive. Öppna Google Drive och navigera till kopian av kalkylarket som du skapade tidigare. Skapa en ny mapp och ge den ett passande namn, till exempel "Bilder". Öppna mappen och dra och släpp bilderna från din dator till Google Drive. När bilderna har laddats upp måste du dela filen för allmän visning genom att ändra behörigheterna för den. Kopiera ID-koden för filen, eftersom vi kommer att använda den senare i kalkylarket.

📧

När filen är uppladdad och klar, markera den och klicka på "Dela"-knappen. Ändra behörigheterna för filen så att vem som helst med länken kan få tillgång till den. Kopiera ID-koden för filen, eftersom vi kommer att använda den senare.

✍️

Återgå nu till kalkylarket och öppna fliken "Bilder". Klistra in ID-koden för bilden i den relevanta kolumnen bredvid den anställdes information. Detta kommer att koppla bilden till den specifika anställda och användas i födelsedagshälsningarna.

💌

Nu är det dags att skapa själva meddelandet för födelsedagshälsningarna. Du kan hitta födelsedagscitat och -meddelanden online och kopiera dem till kalkylarket under fliken "Meddelanden". Var noga med att fylla i det obligatoriska fältet för meddelande och lämna de andra fälten tomma om du inte behöver använda dem.

🔍

Innan vi schemalägger födelsedagshälsningarna är det viktigt att testa och se om koden fungerar korrekt. Genom att välja "Verktyg" i menyn och sedan "Skriptredigerare" kan du se koden. Klicka på play-ikonen för att köra koden och kontrollera att inga fel uppstår. Kontrollera sedan din e-post för att se om ett provmeddelande skickades korrekt.

⏰

Nu när vi vet att koden fungerar korrekt, är det dags att schemalägga den att köras automatiskt varje dag. Genom att välja "Verktyg" och sedan "Aktivera utlösare" kan du skapa en trigger för att definiera när och hur koden ska köras. Ställ in intervallet till en gång per dag och välj midnatt som tidpunkt för körning. Genom att aktivera dagliga aviseringar kan du få information om eventuella körningsfel.

📊

Om du vill lägga till fler anställda eller bilder kan du enkelt göra det genom att fylla i informationen i de relevanta flikarna i kalkylarket. Så länge du följer samma struktur som tidigare och anger de nödvändiga detaljerna för varje anställd och bild, kommer koden att fungera korrekt.

🎨

Om du vill anpassa färgerna på meddelandena och bilderna kan du göra det genom att ange hexadecimalkoderna för de önskade färgerna i kalkylarket. Du kan välja olika textfärger, bakgrundsfärger och kantfärger för att göra hälsningarna mer personliga och attraktiva.

💬

Om du vill skicka speciella meddelanden till vissa anställda istället för att använda slumpmässiga meddelanden från listan kan du enkelt göra det genom att fylla i den relevanta informationen i kalkylarket. Detta ger dig möjlighet att skicka mer personliga och anpassade födelsedagshälsningar till dina anställda.

📝

Att skicka automatiserade födelsedagshälsningar till dina anställda kan vara ett bra sätt att visa uppskattning och stärka arbetsplatsens gemenskap. Genom att följa stegen i den här guiden kan du enkelt sätta upp och automatisera processen med hjälp av Google Sheets och App Script. Kom ihåg att testa koden och schemalägga den för att säkerställa att födelsedagshälsningarna skickas automatiskt varje dag. Lycka till!

🌟

• Automatisera processen att skicka födelsedagshälsningar till anställda med hjälp av Google Sheets och App Script.
• Fyll i informationen om de anställda, inklusive namn, födelsedatum och e-postadresser.
• Ladda upp bilder för hälsningarna till Google Drive och dela dem för allmän visning.
• Skapa anpassade meddelanden med hjälp av födelsedagscitat och -meddelanden.
• Testa och kör koden för att skicka provmeddelanden för att säkerställa att allt fungerar korrekt.
• Skapa en trigger för att schemalägga automatiserade födelsedagshälsningar varje dag.
• Utöka antalet anställda och bilder genom att lägga till information i kalkylarket.
• Anpassa färger för meddelanden och bilder för att göra hälsningarna mer attraktiva och personliga.
• Skicka personliga meddelanden till specifika anställda för att göra födelsedagshälsningarna ännu mer meningsfulla.

🤔

Fråga: Kan jag använda andra e-posttjänster än Gmail för att skicka födelsedagshälsningarna? Svar: Ja, du kan anpassa koden för att använda andra e-posttjänster eller e-post-API:er, men standardkoden är konfigurerad för att fungera med Gmail.

Fråga: Hur kan jag ändra tiden för att skicka födelsedagshälsningarna? Svar: Du kan ändra tiden genom att gå till koden och justera utlösaren för att schemalägga körningen vid en annan tidpunkt på dagen.

Fråga: Vilka andra anpassningar kan jag göra för att göra födelsedagshälsningarna mer personliga? Svar: Förutom att anpassa färger och skapa individuella meddelanden kan du också lägga till personliga bilder eller använda bilder som är relevanta för varje anställd.

Källa