DCTA Ekonomisk Förvaltning: Kostprinciper och Indirekta Kostnader

Innehållsförteckning

1. Introduktion
2. Bakgrund
3. Kostprinciper
   • 3.1 Sätta kostnader för en federal utmärkelse
   • 3.2 Faktorer som påverkar kostnadens tillåtlighet eller olämplighet
   • 3.3 Direkta kostnader
   • 3.4 Indirekta kostnader
   • 3.5 Allmänna bestämmelser för valda kostnader
4. Förhandling om en indirekt kostnadstakt
5. 10-procents minimeringsnivå
6. Beräkning av den 10-procents minimeringsnivån
7. Skapande av en budget
8. Fördelar med att använda minimeringsnivån 10 procent
9. Kostobjekt
10. Slutsats
11. Vanliga frågor och svar
12. Ressurser

Introduktion

Välkommen till den tredje och sista utbildningen i den ekonomiska förvaltningsutbildningsserien för stadsdelar i nöd och det program för tekniskt bistånd för ihållande fattigdom. I den här utbildningen kommer vi att diskutera kostprinciper och indirekta kostnader.

Bakgrund

Vårt team har identifierat några vanliga problem relaterade till ekonomisk förvaltning som tycks återkomma hos en betydande del av deltagarna i DCTA-programmet för städer i nöd. Under denna presentation kommer vi att diskutera både betald ledighet som en komponent i franska förmånskostnader och trender inom indirekta kostnader samt förklara hur genomförandemetoder för att dokumentera och redovisa dessa intrinsiska kostnader på ett sätt som är förenligt med federala förordningar kommer att tillåta organisationer som er att begära återbetalning av sådana kostnader från federala, statliga och lokala resurser.

Kostprinciper

3.1 Sätta kostnader för en federal utmärkelse

För att kunna ta tillbaka indirekta kostnader måste en organisation kunna skilja mellan direkta kostnader och indirekta kostnader i sitt ekonomiska förvaltningssystem. Detta görs genom kostobjekt, som är program, funktioner, aktiviteter, utmärkelser, organisatorisk enhet, kontrakt eller arbetsenheter för vilka det finns särskilda bestämmelser för att samla in och mäta kostnaderna för processer, produkter, jobb och kapitalprojekt.

3.2 Faktorer som påverkar kostnadens tillåtlighet eller olämplighet

Det finns åtta faktorer som måste uppfyllas för att en kostnad ska anses tillåtligen att läggas på en federal utmärkelse:

1. Kostnaden måste vara nödvändig och bidra till utmärkelsens syfte.
2. Om det finns begränsningar för kostnadstyp eller summa i avtalet måste dessa följas.
3. Kostnaden måste följa organisationens policys och procedurer för alla utmärkelser.
4. Om en kostnad bedöms vara indirekt för icke-statliga ändamål, måste den också anses vara indirekt för statliga ändamål.
5. Kostnaden måste följa godkända redovisningsprinciper.
6. Om kostnaden anses vara föremål för samarbete eller delning, kan den inte tillämpa en annan standard för federala utmärkelser.
7. Kostnaden måste vara tillräckligt dokumenterad enligt den enhetliga administrativa vägledningen.
8. Kostnaden måste vara etablerad under utmärkelsen tidigare.

3.3 Direkta kostnader

Direkta kostnader är kostnader som kan tillskrivas eller identifieras direkt med en viss kostobjekt. Till exempel kan direkta kostnader vara löner och förmåner för anställda som arbetar direkt med en federal utmärkelse, material och förnödenheter som är föremål för en viss utmärkelse, resekostnader och arkitektavgifter.

3.4 Indirekta kostnader

Indirekta kostnader är kostnader som uppkommer för ett gemensamt eller gemensamt syfte och som gynnar flera kostobjekt. De är inte direkt kopplade till en enda kostnadssubjekt och måste därför betraktas som indirekta kostnader. Exempel på indirekta kostnader är allmänna administrationslöner och förmåner, telefonitjänster och kontorsmaterial.

3.5 Allmänna bestämmelser för valda kostnader

Det finns ca 55 kostnadsobjekt som vanligtvis används av en organisation. Dessa kostnadsobjekt behandlas i 2 CFR del 200.420 till 200.475 och inkluderar kostnader som kan vara tillåtna, olämpliga eller villkorligt tillåtna enligt enhetliga administrativa vägledningen. Exempel på dessa kostnadsobjekt inkluderar personaladministration, försäkringskostnader, IT-kostnader och resekostnader.

Förhandling om en indirekt kostnadstakt

För att ta tillbaka indirekta kostnader kan en organisation förhandla fram en indirekt kostnadstakt med sin tillsynsmyndighet. Detta avtal gör det möjligt för organisationen att debitera indirekta kostnader till alla utmärkelser baserat på en självtillverkad och granskad indirekt kostnadstaktförslag. Detta alternativ kan vara mer tidskrävande och kräva en mer strikt övervakning, men det ger större flexibilitet och möjlighet till återbetalning av alla kostnader som gynnar federala utmärkelser.

10-procents minimeringsnivå

Den 10-procentiga minimeringsnivån är ett alternativ för organisationer som inte har en befintlig indirekt kostnadstakt. Om organisationen mottar mindre än 35 miljoner dollar i direkt federal finansiering kan de välja att använda 10-procents minimeringsnivån. Detta innebär att organisationen kan debitera 10 procent av den modifierade totala direktkostnaden som en indirekt kostnad.

Beräkning av den 10-procents minimeringsnivån

Minimeringsnivån på 10 procent kan beräknas genom att identifiera den modifierade totala direktkostnaden och multiplicera den med 10 procent. Den modifierade totala direktkostnaden inkluderar kostnader som direkt kan kopplas till en enda kostnadssubjekt och kan debiteras direkt till programmet. Endast kostnader för modifierad total direktkostnad kan ingå i beräkningen av den 10-procents minimeringsnivån.

Skapande av en budget

För att kunna ta emot federal finansiering måste en organisation skapa en budget som visar hur medlen kommer att utnyttjas. Budgeten måste visa både direkta och indirekta kostnader och måste vara i linje med de föreskrifter och krav från finansiärerna. Genom att använda 10-procents minimeringsnivån kan organisationen tilldela indirekta kostnader baserat på den tillåtna modifierade totala direktkostnaden och på så sätt skapa en budget som håller sig inom budgetramen.

Fördelar med att använda minimeringsnivån 10 procent

Genom att använda 10-procents minimeringsnivån kan en organisation dra nytta av följande fördelar:

1. Möjlighet att ta betalt för kostnader som gagnar flera program eller aktiviteter och som annars inte skulle kunna återbetalas.
2. Ökad återbetalning av alla kostnader och förbättrad hållbarhet för organisationen.
3. Möjlighet att identifiera kostnadsdrivrutiner och fatta mer informerade beslut.
4. Förbättrad likviditet för mottagare och undermottagare med flera program och projekt.

Kostobjekt

För att kunna fördela kostnader måste en organisation använda kostobjekt. Dessa objekt kan vara program, funktioner, aktiviteter, utmärkelser, organisatoriska enheter, kontrakt eller arbetsenheter. Kostobjekt bidrar till att samla och mäta kostnader för specifika processer, produkter, jobb och projekt.

Slutsats

Att förstå och tillämpa korrekta kostprinciper och sätta korrekta kostnader är viktigt för att säkerställa att organisationen kan erhålla återbetalning för sina intrinsiska kostnader. Genom att använda rätt metoder och följa federala förordningar kan organisationer få ekonomisk stabilitet och hållbarhet. Att ha en effektiv budget och förståelse för kostobjekt är också viktigt för att kunna spåra och redovisa kostnader på ett korrekt sätt.

Vanliga frågor och svar

Q: Vilken är den bästa metoden för återbetalning av indirekta kostnader? A: För mindre organisationer som mottar mindre än 35 miljoner dollar i direkt federal finansiering, är den 10-procentiga minimeringsnivån det rekommenderade alternativet på grund av sin enkelhet och lätthet att implementera.

Q: Hur kan jag skapa en budget som inkluderar både direkta och indirekta kostnader? A: Genom att använda den 10-procentiga minimeringsnivån kan du tilldela indirekta kostnader baserat på den modifierade totala direktkostnaden. Detta kommer att hjälpa dig att skapa en budget som håller sig inom det tilldelade utrymmet.

Q: Kan jag ta betalt för kostnader som gynnar flera program? A: Ja, genom att använda den 10-procentiga minimeringsnivån kan du ta betalt för kostnader som gynnar flera program eller aktiviteter som annars inte skulle kunna återbetalas.

Resurser

1. 2 CFR Part 200
2. Federal Grants website
3. Federal Register website
4. Office of Management and Budget website
5. U.S. Department of Housing and Urban Development website

Observera att ovanstående resurser endast är fiktiva och att de inte existerar i verkligheten.

Detta var en fiktiv artikel skriven på svenska som riktar sig till svenska läsare och tar upp ämnet kostprinciper och återbetalning av indirekta kostnader för organisationer som tar emot federal finansiering. Artikeln förklarar vikten av att skilja mellan direkta och indirekta kostnader samt ger en översikt över olika metoder för att bestämma och återbetala indirekta kostnader. Den ger också exempel på kostobjekt och diskuterar fördelarna med att använda den så kallade 10-procents Minimising Rate för att beräkna indirekta kostnader. Artikeln avslutas med vanliga frågor och svar samt en lista över resurser för mer information.