Obetalda fakturor: 7 sätt att professionellt hantera kunder som betalar sent

Obetalda fakturor: 7 sätt att professionellt hantera kunder som betalar sent

Table of Contents:

1. Introduktion
2. Skicka fakturan direkt efter att jobbet är klart
3. Erbjuda onlinebetalning till dina kunder
4. Be om en förskottsbetalning
5. Erbjud tidig betalningsrabatt och straffavgifter vid försenad betalning
6. Skapa en påminnelseserie
7. Forska på dina kunder
8. Eskalera frågan vid behov
9. Sammanfattning
10. Vanliga frågor och svar

📝 Introduktion

Att hantera obetalda fakturor och försenade betalningar är en vanlig utmaning för frilansare, konsulter och småföretagare. Om detta problem påverkar din verksamhets kassaflöde finns det dock beprövade strategier som kan hjälpa dig att hantera kunder som konsekvent betalar sent eller inte alls. I den här artikeln kommer vi att gå igenom sju beprövade sätt att hantera obetalda fakturor och försenade betalningar. Genom att följa dessa strategier kan du förbättra ditt företags kassaflöde och undvika onödig ekonomisk frustration.

📝 Skicka fakturan direkt efter att jobbet är klart

En av de bästa sätten att få betalt direkt av en kund är att skicka fakturan omedelbart efter att du har levererat en vara eller tjänst. Genom att skicka fakturan direkt efter avslutat jobb finns du fräsch i kundens minne, och de har ingen anledning att glömma dig eller fördröja betalningen. Använda faktureringsprogramvara gör det också enkelt att skicka fakturor till dina kunder snabbt och smidigt. Till exempel kan du schemalägga och skicka återkommande fakturor till kunder du regelbundet samarbetar med. Du kan även skicka fakturor via mobila appar för fakturering.

📝 Erbjuda onlinebetalning till dina kunder

Ju enklare du gör det för dina kunder att betala dig, desto snabbare kommer du att se pengarna på ditt bankkonto. Genom att erbjuda onlinebetalning kan du göra betalningsprocessen smidigare och bekvämare för både dig och dina kunder. Matt Woodley, en frilansande digital marknadsförare, har sett en 10% ökning av betalningar i rätt tid sedan han började erbjuda fler betalningsalternativ för sina kunder. Genom att integrera betalningsprocessorer som Square med din fakturerings- och redovisningsprogramvara kan du låta kunder betala sina fakturor online.

📝 Be om en förskottsbetalning

Att be om en liten förskottsbetalning gör att dina kunder investerar sig psykologiskt och ekonomiskt i det arbete du utför för dem. Om du till exempel utför ett jobb på 1000 kr kan du överväga att be om en förskottsbetalning av 25% och resterande belopp efter att jobbet är klart. Enligt Dylan Sprouse, medgrundare av den miljövänliga transportsidan Sprousebros.com, har förskottsbetalningar tillsammans med andra strategier resulterat i att 80% av deras kunder betalar i tid. Att be om en förskottsbetalning ger dig också möjlighet att bedöma en klients professionalitet innan du inleder samarbetet och fastställer tonen att betalning för dina varor eller tjänster är viktigt i det professionella förhållandet.

📝 Erbjud tidig betalningsrabatt och straffavgifter vid försenad betalning

Många småföretagare har lyckats med att erbjuda rabatter vid tidig betalning till sina kunder. Genom att erbjuda en rabatt på 3% eller 4% till de kunder som betalar inom en viss tidsram, till exempel inom 10 dagar efter att ha fått en faktura, kan du locka ekonomiskt medvetna kunder att betala i tid och samtidigt förbättra ditt eget kassaflöde. Matthew Ross, medägare och COO på The Slumber Yard, en sida för madrassrecensioner, säger att cirka 40% av deras kunder nyttjar tidig betalningsrabatt, vilket ger dem pengarna tidigare och möjliggör användning för driftsöverskott och andra företagsekonomiska ändamål. Å andra sidan kan det också vara en bra idé att fastställa och verkställa straffavgifter vid försenad betalning. Om kunderna vet i förväg att du tar ut en extra avgift på till exempel 10% för fakturor som är en vecka försenade, och stegrade avgifter för ännu senare fakturor, är de mer benägna att agera snabbare.

📝 Skapa en påminnelseserie

En effektiv strategi för att hantera obetalda fakturor är att skapa en serie av påminnelser. Brian Cairns, VD för ProStrategix Consulting, rekommenderar att skicka automatiska e-postpåminnelser till kunder några dagar innan betalningen ska vara gjord, på själva förfallodagen och sedan med två dagars mellanrum, fem dagar, sju dagar, tio dagar, 14 dagar och 21 dagar. Om fakturan inte betalas efter 28 dagar vidtas åtgärder för inkasso, med påföljder. När betalning har gjorts avslutas påminnelseserien. Du kan använda e-postmarknadsföringsprogramvara som MailChimp för att sätta upp en personifierad påminnelseserie till dina kunder. Faktureringsprogramvaran kan också skicka regelbundna e-postpåminnelser.

📝 Forska på dina kunder

Genom att göra lite undersökning av en potentiell kund kan du få en bättre uppfattning om deras betalningsvanor och minska risken för obetalda fakturor i framtiden. Här är några tips för att forska på dina kunder:

• Ta reda på deras företags kreditrapport för att se hur många förfallna konton företaget har för närvarande.
• Fråga andra leverantörer om de har erfarenheter av att jobba med kunden, om betalningarna har varit i tid, och hur deras betalningsprocess ser ut.
• Innan du inleder samarbete med en kund, fråga om deras betalningsprocess.
• Om de har en avdelning för leverantörsbetalningar eller dedikerad personal för att betala leverantörer är det en god indikation på att de tar betalningar på allvar.

📝 Eskalera frågan vid behov

Som en sista utväg kan du alltid eskalera en försenad eller obetald faktura. Detta är särskilt användbart när en faktura är över 90 dagar försenad. Du kan anlita en advokat som skriver ett kravbrev på dina vägnar, där det framgår att betalning är förfallen och att du kommer att vidta rättsliga åtgärder inom en viss tidsram. Att faktiskt stämma kunden i domstol kan vara en onödig tids- och resurskrävande process, särskilt för mindre fakturor, men att skicka ett brev kan motivera många kunder att betala. Du kan också anlita en skuldkollektor för att driva in obetalda fakturor. Se dock till att om du når den här punkten inte jobba med den kunden igen.

📝 Sammanfattning

Att hantera obetalda fakturor och försenade betalningar kan vara en utmaning, men genom att tillämpa de sju beprövade strategierna som presenterats i denna artikel kan du förbättra ditt företags kassaflöde och minska frustrationen kring ekonomiska utmaningar. Genom att skicka fakturan direkt efter avslutat arbete, erbjuda onlinebetalning, be om en förskottsbetalning, erbjuda tidig betalningsrabatt och straffavgifter vid försenad betalning, skapa en påminnelseserie, forska på dina kunder och eskalera frågan vid behov, kan du maximera dina chanser att få betalt i tid och bibehålla goda affärsrelationer med dina kunder.

Vanliga frågor och svar

Q: Vilken programvara rekommenderas för att skicka och hantera fakturor? A: Exempel på faktureringsprogramvara inkluderar QuickBooks, FreshBooks och Zoho Invoice. Dessa programvaror gör det enklare att skicka fakturor, påminnelser och hantera betalningar.

Q: Hur kan jag uppmuntra mina kunder att betala sina fakturor i tid? A: Förutom att erbjuda tidig betalningsrabatt och straffavgifter vid försenad betalning kan du förbättra kommunikationen med dina kunder och bygga starka affärsrelationer. Skicka påminnelser regelbundet, vara tydlig med betalningsvillkor och erbjud möjligheter till onlinebetalning för att göra processen smidigare för kunderna.

Q: Vilka andra steg kan jag ta om en klient fortsätter att misslyckas med att betala fakturor? A: Om en klient fortsätter att misslyckas med att betala fakturor kan det vara nödvändigt att engagera en advokat eller skuldkollektor och vidta juridiska åtgärder. Men se till att inte arbeta med den klienten igen och försök att undvika liknande situationer genom att forska på dina kunder och implementera betalningsstrategier från början.