Säkra dina dokument med digitala signaturer

Innehållsförteckning

1. Introduktion
2. Digital certifiering av PDF-filer
   1. Likheter och skillnader mellan digital certifiering och digital signatur
   2. Funktion och användning av digital certifiering
3. Digital signatur för PDF-filer
   1. Skapa och använda digitala signaturer
   2. Bekräfta autenticitet med digitala ID:n
   3. Anpassa utseendet på en digital signatur
4. Signera flera dokument samtidigt med Batch Sign and Seal
   1. Hur man använder Batch Sign and Seal
   2. Lägga till signaturer och datum i flera dokument
5. Konsekvenser av ändringar efter signering
6. FAQ
   1. Vad är skillnaden mellan digital certifiering och digital signatur?
   2. Kan jag använda min egen handskrivna signatur som en digital signatur?
   3. Vilken typ av digital ID kan jag använda för att skapa en digital signatur?
   4. Kan jag ändra utseendet på min digitala signatur?
   5. Kan jag signera flera dokument samtidigt utan att öppna dem?

👉Artikeln

Digital Certifiering av PDF-filer och Digital Signatur: Säkra och validera dina dokument

I dagens digitaliserade värld är det viktigt att ha metoder för att säkerställa att elektroniska dokument är äkta och att deras innehåll inte har ändrats. En av de mest pålitliga metoderna för att uppnå detta är genom digital certifiering och digital signatur. I denna artikel kommer vi att utforska vad dessa metoder innebär och hur du kan använda dem med hjälp av programvaran Revu.

1. Introduktion

Digital certifiering och digital signatur är två viktiga funktioner som används för att säkra PDF-dokument. Även om de har vissa likheter har de också tydliga skillnader i syfte och genomförande. I denna artikel kommer vi att förklara dessa skillnader och guida dig genom processen att skapa och använda digitala certifikat och signaturer med hjälp av programvaran Revu.

2. Digital certifiering av PDF-filer

2.1 Likheter och skillnader mellan digital certifiering och digital signatur

Så vad är egentligen skillnaden mellan digital certifiering och digital signatur? Båda metoderna syftar till att bekräfta dokumentets äkthet och skydda mot eventuella ändringar. Dock finns det vissa viktiga skillnader:

• Digital certifiering: Med digital certifiering bekräftar du dokumentets innehåll och låser det för att förhindra ändringar. Det fungerar som en slags "låsning" av dokumentet och bekräftar att det kommer från en betrodd källa.

• Digital signatur: Å andra sidan är en digital signatur en oberoende validerad signatur som används för att godkänna det aktuella tillståndet för dokumentet. En digital signatur ger en unik digital identifiering för att verifiera att dokumentet är äkta.

2.2 Funktion och användning av digital certifiering

Digital certifiering möjliggör bekräftelse av dokumentets korrekthet och äkthet. När du certifierar en PDF skapas ett digitalt certifikat som anger att dokumentet inte har ändrats och att det kommer från en betrodd källa. Det hjälper till att säkerställa att mottagaren kan lita på innehållet i dokumentet.

För att använda digital certifiering i Revu väljer du "Verktyg" och sedan "Certifiering". Du kommer att få möjlighet att skapa en signaturruta för certifiering. Innan du kan signera dokumentet behöver du välja ditt digitala ID. Du kan antingen använda ett befintligt ID eller skapa ett nytt med hjälp av PKCS #12-formatet eller Windows Certification Store.

3. Digital signatur för PDF-filer

Att lägga till en digital signatur i dina PDF-dokument kan ytterligare stärka deras autenticitet och integritet. Genom att använda Revu kan du enkelt skapa och använda digitala signaturer.

3.1 Skapa och använda digitala signaturer

För att lägga till en digital signatur i ditt dokument väljer du "Verktyg", sedan "Signatur" och sedan "Signera dokument". Du får nu en korsmarkörsymbol som hjälper dig att skapa en rektangel för signaturen. Innan du kan signera dokumentet måste du välja ditt digitala ID. Om du redan har ett klickar du på "Bläddra". Du kan också skapa ett nytt digitalt ID med PKCS #12-formatet eller skapa ett digitalt ID i Windows Certification Store.

När ditt digitala ID är valt kommer du att kunna lägga till ytterligare information om din signatur, som anledningen till signeringen eller kontaktinformation. Du kan även anpassa utseendet på signaturen genom att välja en grafisk bild eller ett namn samt bestämma var texten visas på själva signaturen.

När du har valt dina signaturegenskaper kan du klicka OK för att signera dokumentet. Du kommer att uppmanas att spara dokumentet och din signatur kommer att läggas till i det.

3.2 Bekräfta autenticitet med digitala ID:n

För att verifiera autenticiteten hos en digital signatur behöver mottagaren av dokumentet ha åtkomst till det digitala ID som användes för att skapa signaturen. I Revu kan du använda digitala ID:n som är installerade på E-tokens, USB-donglar eller i Windows Certification Store. Genom att använda dessa digitala ID:n kan du vara säker på att signaturen är verifierad och att dokumentets integritet är skyddad.

3.3 Anpassa utseendet på en digital signatur

Revu ger dig möjlighet att anpassa utseendet på din digitala signatur för att uppfylla dina personliga preferenser eller företagets riktlinjer. När du väljer att skapa en ny signatur kommer du till Signature Appearance-menyn. Här kan du lägga till en grafisk bild eller ett namn och bestämma vilka textalternativ som ska visas samt var på signaturen de ska placeras.

Det är viktigt att tänka på att en digital signatur är en form av identifiering och bör därför representera dig eller ditt företag på ett professionellt sätt. Genom att anpassa utseendet på din signatur kan du ge dokumenten en personlig touch samtidigt som du upprätthåller autenticiteten och integriteten.

4. Signera flera dokument samtidigt med Batch Sign and Seal

Om du behöver signera flera dokument samtidigt kan du använda funktionen Batch Sign and Seal i Revu. Detta sparar tid och gör det enkelt att hantera flera signaturer på en gång.

4.1 Hur man använder Batch Sign and Seal

För att använda funktionen Batch Sign and Seal, gå till "Batch Sign and Seal" i menyn. Du kommer att se en dialogruta där du kan lägga till filer, mappar eller samlingar eller ladda tidigare skapade batcher av dokument. Genom att klicka på "Nästa" kan du fortsätta processen.

Dialogrutan för Batch Sign and Seal öppnas och här kan du aktivera bocken för Dialog Signatures för att lägga till en signatur i ett dokument. Även om inställningarna skiljer sig något från att signera en individuell signatur finns alla samma valmöjligheter tillgängliga. Du får också möjlighet att manuellt placera en signatur om det skulle vara nödvändigt. Det finns även ytterligare alternativ för att lägga till datum och stämplar i dokumenten.

Se till att logga in på det digitala ID som du kommer att använda. I förhandsgranskningen till höger kan du flytta och ändra storlek på signaturen för att lägga den där du vill på dokumentet. Med hjälp av rullgardinsmenyn för sidstorlek kan du välja plats för de andra sidorna i din batch av filer.

När allt är inställt klickar du på OK. Du kommer att få en varning om att göra ändringar i flera filer. Klicka OK för att fortsätta och dokumenten kommer att bearbetas. Du kan öppna dem och se att signaturen har uppdaterats.

5. Konsekvenser av ändringar efter signering

Efter att ett dokument har blivit signerat kan eventuella ändringar i dokumentet ogiltigförklara signaturen. Detta är en viktig bekräftelse av dokumentets autenticitet och garanterar att innehållet inte kommer att manipuleras eller ändras efter signeringen. Det är viktigt att vara medveten om att ändringar kan påverka dokumentets integritet och att en ogiltig signaturen kan indikera att dokumentet har ändrats sedan det signerades.

6. FAQ

6.1 Vad är skillnaden mellan digital certifiering och digital signatur?

Digital certifiering bekräftar dokumentets äkthet och låser det för att förhindra ändringar. En digital signatur är en oberoende validerad signatur som används för att godkänna det aktuella tillståndet för dokumentet och verifiera dess autenticitet.

6.2 Kan jag använda min egen handskrivna signatur som en digital signatur?

Ja, med hjälp av programvaran Revu kan du skapa en digital version av din handskrivna signatur och använda den som din digitala signatur.

6.3 Vilken typ av digital ID kan jag använda för att skapa en digital signatur?

Du kan använda digitala ID:n som är installerade på E-tokens, USB-donglar eller i Windows Certification Store för att skapa en digital signatur.

6.4 Kan jag ändra utseendet på min digitala signatur?

Ja, Revu ger dig möjlighet att anpassa utseendet på din digitala signatur genom att välja en grafisk bild eller ett namn samt bestämma var texten visas på själva signaturen.

6.5 Kan jag signera flera dokument samtidigt utan att öppna dem?

Ja, med hjälp av funktionen Batch Sign and Seal i Revu kan du signera flera dokument samtidigt utan att behöva öppna dem individuellt.

➡️Sammanfattning

• Digital certifiering och digital signatur är viktiga metoder för att säkra authenticitet och integritet hos PDF-dokument.
• Digital certifiering bekräftar dokumentets äkthet och låser det för ändringar.
• Digital signatur används för att godkänna den aktuella versionen av dokumentet och verifiera dess autenticitet.
• Revu tillåter användare att skapa digitala certifikat och signaturer samt anpassa deras utseende.
• Batch Sign and Seal-funktion gör det möjligt att signera flera dokument samtidigt.
• Efter signering kan ändringar i dokumentet ogiltigförklara signaturen och indikerar att dokumentet har ändrats efter signeringen.