英語開會必備：如何安排、取消和重新安排會議

目錄

1. 介紹
2. 如何安排會議
3. 如何取消會議
4. 如何重新安排會議
5. 突發情況下的會議取消與重新安排
6. 結論
7. 常見問題解答

如何安排會議 👥

在工作中常常需要參加會議嗎？有遇到需要安排、取消或重新安排會議的情況嗎？如果有，那你來對地方了。在這篇文章中，我將提供一些常見的詞彙，並教你如何在英語中有效地溝通，以應對會議相關的情境。

首先，讓我們討論如何安排會議。在英語中，當談到組織一次會議時，你可以使用「arranged」和「schedule」這兩個詞彙。無論是寫信安排會議還是通過電話與對方交談，都很重要的是要讓對方知道你的意圖。一個好的開場白是說「我想安排一次會議」或者如果是打電話的話，可以說「這是關於安排會議的」。這樣可以開啟一個對話，並清楚地表明你打電話或者寫信的目的。

接下來是提供具體的細節。與其問對方什麼時候有空，通常更好的做法是提議一個具體的時間和地點。這樣對方就不需要花時間查看自己的日程表來安排會議。同時，提供一個替代的日期和時間也是一個好主意。你可以使用以下表達方式：

• 「我建議在星期二的下午3點在辦公室開會」
• 「我建議在星期三的上午10點在會議室開會」

注意，在這兩個例子中，“我建議”和“怎麼樣”這兩個詞彙後面都立刻跟著具體的日期、時間和地點。而要提供替代方案，你可以說：

• 「如果那個時間不方便，我們可以考慮在星期四的下午開會」
• 「如果那個時間不行，我們可以嘗試在星期五的上午安排」

這兩個範例都給了對方第二個選擇。現在他們可以查看自己的行事曆，看看這些時間內是否有空。但要記住，他們可能在你提議的任何一天都沒有空，所以你要讓他們知道你的彈性和願意接受他們的建議。你可以說：

• 「我可以配合你的時間，如果有其他建議請告訴我」

這樣他們就有機會提出一個更適合他們日程的日期和時間。同時，這也表達了你的興趣和靈活性，這些是在建立商業關係中非常重要的品質。

如何取消會議 ❌

假設你已經安排了與客戶的會議，一切都準備就緒。但辦公室出現了一些突發情況，你沒有時間參加會議了，你需要重新安排。那麼，您可以使用哪些專業而禮貌的表述呢？首先，可以說：

• 「非常抱歉，我無法參加這次會議，因為...」

這表達了你無法出席會議的遺憾，同時也給出了你需要重新安排的原因。提供一個原因很重要，這樣對方就知道你確實很忙。為了強調你確實為需要重新安排感到遺憾，你可以補充一句：

• 「對於這次的情況，我感到非常抱歉，因為我真的希望能和您會面」

接下來，要讓對方知道與他們開會仍然是優先的，你希望重新安排。一個好的方法是將其表述為一個問題，例如：

• 「您認為我們可以重新安排會面的時間嗎？」

請記住，如果你決定使用「postpone」這個詞，你需要與「until」這個詞一起使用。例如：

• 「我們將會議延期至下周」

如果你使用「reschedule」這個詞，你需要用「for」這個介詞。例如：

• 「我們將會議重新安排到下週二」

最後，請對方確認新的日期。你可以這樣說：

• 「你認為新的日期可以嗎？」

這樣對方就有機會確認或提出其他更方便的日期或時間。

突發情況下的會議取消與重新安排 😰

如果在最後一刻出現了突發情況，你必須取消會議。你知道你需要重新安排，但不確定自己何時有時間。你該怎麼辦？首先，讓對方知道你不得不取消會議並告訴他們原因。請強調情況是無法避免的，比如緊急情況或其他緊迫事項，並且你別無選擇，只能取消會議。你希望對方感覺到自己的時間受到重視，並表達出你對這種情況的抱歉。你可以這樣說：

• 「非常抱歉，由於情況無法避免，我不得不取消這次會議」

這些表述都表明你理解取消會議對對方來說可能很不方便，並且你只是因為無法避免的情況而取消。然而，由於你不確定何時有時間與對方會面，所以你該怎麼辦呢？你可以這樣說：

• 「由於目前我不確定什麼時候有空，所以我不能重新安排，抱歉」

這樣你就有幾天的時間來處理其他事情並找到一個新的會議時間。但請記得在你的日曆中標記下來，以免忘記。你可以寫信或打電話安排一場新的會議。如果你接下來有一個會議，請在評論區告訴我你的情況，也別忘了訂閱我們的頻道，如果你想看更多像這樣的視頻，記得點個贊！謝謝觀看，下次見！

優點

• 提供具體的安排形式，減少他人的佔用時間
• 表達對對方意見的尊重，增進良好的商業關係
• 強調彈性與靈活性，讓對方有機會提出其他建議

缺點

• 在某些情況下，提供具體的時間和地點可能會過於武斷
• 在重新安排會議時可能需花費更多的時間與對方協商

結論

在工作中，安排、取消或重新安排會議是一個常見的任務。運用適當的詞彙並有效地溝通，在這些情境中非常重要。通過使用本文中提到的表達方式，你可以更加專業地處理會議相關的事宜，同時也增進與他人的合作關係。

常見問題解答 🤔

Q: 在重新安排會議時，是否每次都需要提供替代的日期和時間？ A: 不是每次都需要，但提供替代的日期和時間可以增加彈性，讓對方更容易安排。

Q: 我在臨時有事需要取消會議，但是沒有具體的原因，應該怎麼做？ A: 一般情況下，最好還是給出一個理由，以顯示你取消會議的誠意和對對方時間的重視。

Q: 如果對方不同意重新安排會議，該怎麼辦？ A: 確保表達出你的理解和合作態度，並提供其他方式進行溝通，以確保工作可以繼續進行。

Q: 在結束一次會議後，我需要向對方發送會議紀要嗎？ A: 是的，發送會議紀要可以幫助對方回顧會議內容並確認下一步的行動計劃。

Q: 如何預防臨時取消會議的情況發生？ A: 盡量避免過於緊湊的行程安排，提前估計自己的時間，適時進行調整。同時，確保與他人的溝通暢通，及時適應變化。

Q: 如何在專業的環境中，避免在取消或重新安排會議時給對方帶來困擾？ A: 確保與對方保持良好的溝通，及時告知對方變化情況，並表達對對方的理解和感謝。

Q: 有沒有一些常用的英文會議用語和短語？ A: 是的，有很多常用的英文會議用語和短語，例如「agenda」（議程）、「minutes」（會議記錄）和「action items」（待辦事項）等，這些詞彙和短語可以幫助你更好地參與和組織會議。

Q: 如何更好地利用會議時間？ A: 提前準備會議議程和相關資料，確保會議有明確的目標和結果，並合理分配時間給不同的議題。

Q: 我可以在會議中提出自己的想法和觀點嗎？ A: 當然可以！會議是討論和交換意見的場所，提出你的想法和觀點可以豐富討論，並促進更好的決策。

Q: 如果我對會議的安排有問題，應該怎麼辦？ A: 如果對會議的安排有任何疑問或建議，可以直接與會議組織者或召集人聯繫，提出你的問題或建議。