【台灣】如何寫郵件？實用技巧及步驟

目錄

1. 引言
2. 寫郵件的基本格式
   1. 郵件的引言
   2. 郵件的主體
   3. 郵件的結語
3. 不同種類郵件的語言風格
   1. 非正式郵件的語言風格
   2. 正式郵件的語言風格
4. 寫郵件的步驟
   1. 編寫引言
   2. 撰寫主體
   3. 結束郵件
5. 範例練習：慈善日相關郵件
   1. 郵件引言
   2. 對Sam計劃的評論
   3. 提出其他籌款方式建議
   4. 自己能為慈善日做的事情
   5. 郵件結論
6. 結論

📧 寫郵件的基本格式

郵件是現代通信中常見的一種形式，學會正確的郵件寫作格式非常重要。一封郵件需要包含引言、主體和結語三個部分，並遵循特定的格式。

🖋️ 郵件的引言

引言是郵件的開頭部分，用於讓收件人知道你寫信的目的。引言應該簡短明確，表明你寫信的原因或主要內容。

📝 郵件的主體

主體部分是郵件的核心，用來詳細說明你想表達的內容。主體應該包含所有你想提及的主要觀點，並確保相關性、具體性和清晰易懂。

🖋️ 郵件的結語

結語是郵件的結尾部分，用於總結主要內容並提供後續行動建議。結語中應該包含你期望收件人採取的行動，並給予一定的指引。

🎓 不同種類郵件的語言風格

不同種類的郵件需要使用不同的語言風格，具體要根據郵件的目的和收件人的關係來決定郵件的正式程度。

📝 非正式郵件的語言風格

非正式郵件可以使用較為輕鬆和隨意的語言風格，比如使用"嗨"或"你好"來開頭。在非正式郵件中，你可以更自由地運用語言表達情感和個人風格，不需要嚴格遵守正式的稱呼和結尾用語。

🖋️ 正式郵件的語言風格

正式郵件需要使用正式的語言風格，尤其是當你並不熟識收件人時。要使用正式的稱呼、禮貌用語和結尾用語，比如"親愛的"、"敬啟者"、"尊敬的先生/女士"等。在正式郵件中，你需要確保文筆清晰，以便讓對方容易理解。

✍️ 寫郵件的步驟

寫一封郵件可以按照以下步驟進行，這樣能確保你的郵件內容完整並組織良好。

1. 編寫引言

首先，你需要寫郵件的引言，即開頭部分，用來讓收件人明白你的郵件目的。引言應該簡要說明你寫信的原因或主要內容。

2. 撰寫主體

在郵件的主體部分，你應該詳細說明你想表達的內容。主體應該包含所有你想提及的主要觀點，並確保相關性、具體性和清晰易懂。

3. 結束郵件

郵件的結語部分用於總結主要內容並提供建議。結語中應該包含你期望收件人採取的行動，並給予一定的指引。不論是正式郵件還是非正式郵件，結尾用語應該符合郵件整體的語言風格。

📧 範例練習：慈善日相關郵件

🖋️ 郵件引言

嗨Sam，

下個月我們將舉辦我們的年度慈善日，我們正考慮透過洗車、穿著愚蠢的衣服以及舉辦蛋糕義賣活動來籌集資金。你對這些想法有什麼看法呢？

期待聽到你的想法！

📝 對Sam計劃的評論

首先，對於Sam的計劃，我覺得洗車活動是一個很好的方式來吸引人們參與並為慈善事業作出貢獻。這不僅可以幫助我們籌集資金，還可以提供一個機會讓大家一起參與並享受活動。

其次，穿著愚蠢的衣服也是一個有趣的主意，它可以增加活動的趣味性，同時也吸引了人們的注意力。我建議我們可以事先告知參與者有關適當的衣著要求，以確保他們選擇的服裝符合活動的主題。

最後，舉辦蛋糕義賣活動是一個很受歡迎的籌款方式。蛋糕是大家喜愛的甜點，這樣的活動可以吸引更多人加入並一起為慈善事業做出貢獻。我們可以鼓勵參加者一起帶來自己烘焙的蛋糕，增加活動的多樣性和互動性。

📝 提出其他籌款方式建議

除了Sam提到的洗車、穿著愚蠢的衣服和蛋糕義賣，我還有一些其他籌款方式的建議。

首先，我認為舉辦一個義賣市集是一個不錯的主意。我們可以邀請當地的小商家和手工藝人參與其中，並出售他們的商品。這樣一來，不僅可以為慈善事業籌集資金，還可以幫助當地的小企業宣傳和推廣。

其次，我建議舉辦一場慈善音樂會或表演。這樣可以吸引更多的人前來觀看並捐款。我們可以邀請當地的音樂家、舞者或劇團參與，讓他們展示他們的才藝，同時為慈善事業籌集資金。

最後，我認為我們可以考慮舉辦一場體育比賽或挑戰活動。這樣可以吸引體育愛好者和勇於挑戰的人參與其中。我們可以設置報名費並提供奬品，這樣一來既可以為慈善事業籌集資金，還可以給參與者提供一個展示他們才華和能力的機會。

🖋️ 自己能為慈善日做的事情

對於慈善日，我也想貢獻自己的一份力量。我可以幫忙協助洗車活動，並提供一些創意和獨特的衣著選擇。同時，我也可以參與蛋糕義賣，為活動提供一些自制的美味蛋糕。

此外，如果舉辦慈善市集或音樂會，我願意幫助組織和宣傳活動。我有一些經驗和技能可以用於舉辦成功的活動，並能夠吸引更多人參與其中。

📝 郵件結論

在信的結語部分，我想再次感謝你的計劃和邀請。期待你的回應，並希望這些想法能夠為慈善日的籌款活動帶來一些新的靈感和貢獻。

多謝！

🎓 結論

寫郵件是一項重要的溝通技巧，通過適當的引言、主體和結語，你可以清晰地傳達你的意圖和想法。當寫郵件時，要注意選擇正確的語言風格，根據收件人和郵件的目的來決定使用正式還是非正式的語言。記得編寫計劃，以確保你的郵件內容完整並組織良好。

期待你在日常生活中能夠運用這些技巧寫出出色的郵件！

FAQ:

Q: 郵件中是否需要使用正式的稱呼？ A: 在非正式郵件中，你可以使用較為輕鬆和隨意的稱呼，比如"嗨"或"你好"。而在正式郵件中，應該使用正確的稱呼，如"親愛的"、"敬啟者"等。

Q: 我應該如何結束一封郵件？ A: 結束郵件時，可以使用禮貌的詞語，如"謝謝"、"多謝"、"非常感謝"等。你也可以根據郵件的性質和對方的關係選擇相應的結尾詞。

Q: 寫郵件時應該注意哪些事項？ A: 在寫郵件時，應該注意使用清晰明確的語言，避免使用過於複雜或冷僻的詞彙。同時，要盡量將內容組織成段落，以便閱讀和理解。還要在結尾處給出明確的行動建議，確保收件人知道你期望他們採取的下一步。

Q: 能給一些示例郵箱提供給我嗎？ A: 範例郵件中提到的Sam的郵箱是 [email protected]

Resource:

• Mrs E English schools