職場調查：調查文件--第一部分

目錄

• 1. 介紹
• 2. 文件的重要性
• 3. 最佳做法：拍攝調查前
• 4. 最佳做法：文件的類型
• 5. 投訴表格
• 6. 證人陳述表格
• 7. 調查檢查清單
• 8. 調查問卷
• 9. 報告準備
• 10. 調查的其他注意事項

用寫鏡頭捕捉一個完整的調查

🔍 Introduction

進行一次完整且充分的調查，是確保調查嚴謹性和合規性的關鍵步驟。無論是為了滿足法規要求，還是為了保護組織和其成員的利益，文件的重要性都不可忽視。在進行任何調查之前，明確的政策和程序必須明確且被廣泛宣傳，以確保所有人都了解有關投訴的須知和過程。

📝 文件的重要性

如果什麼都不寫下來，即使你進行了最出色的調查並盡力滿足法定要求，它也會被視為一次未能證明自己的貧乏的調查。文件的重要性在於，它是證明你的調查合時宜、公正、嚴謹並合理的證據。它還是最佳辯護手段，尤其在面臨訴訟或政府機構的調查時。

將所有文件存放在一個地方十分重要，以防止丟失或存放在其他文件中。適當地標記文件，包括日期和撰寫者的姓名，也是確保文件完整性的重要步驟。此外，應確保文件的內容無一偏頗。

⚙️ 最佳做法：拍攝調查前

在進行實際調查之前，有些最佳做法需要提前執行。這些做法確保所有幹部和員工對投訴程序和調查過程有清楚的理解。

1. 撰寫政策和程序：在任何投訴出現之前，確保撰寫和宣傳清楚的政策和程序至關重要。這將包括如何提交投訴以及投訴的處理程序。最好將這些信息放在手冊中，以便所有員工都能方便查閱。
2. 開放門政策：確保員工知道他們可以隨時提出問題和問題，而不必擔心報復。這個政策應該在內部手冊中明確表明。
3. 禁止行為清單：列出禁止的員工行為列表，並解釋他們應該如何報告任何此類行為。這樣可以幫助員工明確知道什麼是不被接受的行為。
4. 新增員工手冊：定期更新手冊，包括性騷擾和不當行為的相關信息。

⚖️ 最佳做法：文件的類型

在進行調查時，準備文件是十分重要的。以下是一些在幾乎每種調查中都會遇到的基本文件：

1. 投訴表格：要求投訴人填寫此表格，這是在投訴人不同意提供口頭陳述時的備用選項。當投訴人不配合時，這將提供一個替代方式來獲取信息。
2. 證人陳述表格：準備好此表格，以防止證人拒絕被訪談。在無法訪問證人的情況下，這將有所幫助。
3. 調查檢查清單：這可在整個調查過程中提供幫助，保持您在正確的軌道上，並確保您有遵循的所有步驟。
4. 調查問卷：使用問卷調查可以更廣泛地收集員工對問題的看法和觀點。
5. 報告準備：在進行調查之前，準備好報告的大綱，以便整理和呈現調查結果。

✅ 常見問題解答

1. ❓ 如何確保文件完整性？

   • 保持所有文件在一個統一的位置。
   • 適當標記文件的日期和撰寫者。
   • 記錄每一步的調查過程。
   • 善加保存所有相關文件。

2. ❓ 什麼是開放門政策？

   • 開放門政策是指允許員工隨時提出問題、疑慮和問題，而不必擔心報復或處罰。

3. ❓ 為什麼需要進行調查？

   • 調查有助於解決問題，確定事實，保護個人權益，並確保組織遵守相應的法規要求。

🔗 參考資源

• EEOC調查檢查清單