Bí quyết để đưa ra phản hồi tuyệt vời

Mục lục:

1. 🛠️ Công cụ truyền thông hiệu quả
   • 1.1 Định nghĩa phản hồi
   • 1.2 Tại sao phản hồi lại quan trọng
2. 🧠 Óc người và phản ứng
   • 2.1 Bộ não và phản hồi xã hội
   • 2.2 Hiện tượng phòng thủ
3. ✅ Công thức phản hồi hiệu quả
   • 3.1 Bước 1: Micro-yes - Xác nhận về phản hồi
   • 3.2 Bước 2: Đưa ra đánh giá dựa trên sự quan sát
   • 3.3 Bước 3: Nêu rõ tác động của phản hồi
   • 3.4 Bước 4: Hỏi ý kiến và góp ý
4. 🔄 Tạo môi trường đề xuất phản hồi
   • 4.1 Kỹ năng tự đặt câu hỏi
   • 4.2 Quyền tự quản và cảm xúc
5. 🔄 Tạo môi trường nhận phản hồi
   • 5.1 Biến phản hồi thành thói quen
   • 5.2 Tạo mối quan hệ và trao đổi phản hồi
6. ❓ Câu hỏi thường gặp
7. 🌟 Kết luận

Công thức phản hồi hiệu quả 🛠️

Trong thời đại công nghệ thông tin như ngày nay, công cụ quan trọng nhất mà chúng ta cần để thực hiện công việc hiệu quả là khả năng truyền thông phản hồi một cách đúng đắn. Thực tế, việc trao đổi phản hồi đã tồn tại từ hàng thế kỷ. Ngay cả tại thời điểm 500 trước công nguyên, nhà triết học Confucius cũng đã nhấn mạnh về tầm quan trọng của việc truyền đạt những thông điệp khó khăn.

Tuy nhiên, chúng ta vẫn chưa thực sự giỏi trong việc truyền thông phản hồi. Theo một cuộc khảo sát gần đây của Gallup, chỉ có 26% số nhân viên cho rằng phản hồi mà họ nhận được thực sự cải thiện công việc của mình. Con số này thực sự thấp đáng buồn.

Vậy nguyên nhân là gì? Đối với phần lớn người, cách truyền đạt phản hồi không phù hợp với cách hoạt động của bộ não. Có hai nhóm người, một nhóm rất gián tiếp và mềm mại đến mức bộ não không nhận ra rằng đang truyền đạt phản hồi, trong khi nhóm còn lại lại quá trực tiếp đến mức khiến người nghe phòng vệ. Bộ não của chúng ta luôn quét qua để xác định xem thông điệp có bị đe dọa xã hội hay không. Khi có sự đe dọa, chúng ta tự ý trút giận hoặc lùi bước, dẫn đến cả người truyền phản hồi và người nhận phản hồi đều mất trạng thái tự điều chỉnh. Họ đi vào lăng kính tự bào chữa và thêm những lời giải thích, và cả cuộc trò chuyện trở nên lộn xộn.

Tuy nhiên, công thức truyền thông phản hồi hiệu quả không nhất thiết phải như vậy. Chúng tôi và đội ngũ của tôi đã trải qua nhiều năm nghiên cứu tại các công ty khác nhau và điều tra những người truyền phản hồi xuất sắc nhất. Và điều chúng tôi nhận thấy là có một công thức bốn bước mà bạn có thể sử dụng để truyền đạt mọi thông điệp khó khăn một cách tốt nhất. Bạn sẵn sàng chưa? Đây là công thức đó.

Bước 1: Micro-yes - Xác nhận về phản hồi

Những người truyền phản hồi xuất sắc thường bắt đầu bằng việc đặt một câu hỏi ngắn nhưng quan trọng. Điều này giúp bộ não thấy rõ rằng phản hồi đang được truyền đạt. Ví dụ như "Bạn có 5 phút để bàn về cuộc trò chuyện cuối cùng không?" hoặc "Tôi có một số ý kiến về cách chúng ta có thể cải thiện công việc. Tôi có thể chia sẻ chúng với bạn?" Câu hỏi ngắn gọn như vậy có hai tác dụng. Đầu tiên, nó đóng vai trò điều chỉnh tốc độ của cuộc trò chuyện, để người nghe biết rằng phản hồi đang được truyền đạt. Thứ hai, nó tạo ra một thời điểm xác nhận, người nhận phản hồi có thể đồng ý hoặc không đồng ý với câu hỏi đó. Điều này mang lại cảm giác tự chủ cho họ.

Bước 2: Đưa ra đánh giá dựa trên sự quan sát

Ở bước này, bạn cần chỉ ra cụ thể những gì bạn đã thấy hoặc nghe, và loại bỏ các từ ngữ không khách quan. Có một khái niệm chúng tôi gọi là từ ngữ mờ điểm. Một từ mờ điểm là từ có thể có nhiều ý nghĩa đối với mọi người. Từ ngữ mờ điểm không mô tả đủ rõ ràng và cụ thể. Ví dụ, nếu bạn nói "Bạn không nên thận trọng", hoặc "Bạn có thể năng động hơn", những người truyền phản hồi xuất sắc sẽ chuyển đổi những từ mờ điểm này thành những đánh giá dựa trên sự quan sát cụ thể hơn. Ví dụ, thay vì nói "Bạn không đáng tin cậy", chúng tôi sẽ nói "Bạn đã nói rằng bạn sẽ gửi email cho tôi trước 11h sáng, nhưng tôi vẫn chưa nhận được." Sự cụ thể cũng quan trọng khi đưa ra phản hồi tích cực. Vì chúng ta muốn chỉ định rõ ràng đối tượng mà chúng ta muốn tăng hoặc giảm. Nếu chúng ta vẫn sử dụng từ ngữ mờ điểm, người nhận phản hồi sẽ không biết được những gì mình cần thay đổi để duy trì hành vi đó.

Bước 3: Nêu rõ tác động của phản hồi

Ở bước này, bạn nêu rõ cụ thể làm thế nào thông điệp của bạn ảnh hưởng đến bạn. Ví dụ, bạn có thể nói "Vì tôi không nhận được tin nhắn đó, công việc của tôi bị tắc và không thể tiến xa hơn" hoặc "Tôi thực sự thích cách bạn thêm các câu chuyện đó, bởi vì nó giúp tôi hiểu các khái niệm nhanh hơn." Điều này mang lại cảm giác mục đích, ý nghĩa và logic giữa các điểm trong phản hồi của bạn, điều mà bộ não thực sự khao khát.

Bước 4: Hỏi ý kiến và góp ý

Người truyền phản hồi xuất sắc thường kết thúc tin nhắn của mình bằng một câu hỏi. Họ có thể hỏi "Ý của bạn thế nào?" hoặc "Đây là những gì tôi đang định làm, nhưng bạn nghĩ sao về điều đó?" Điều này tạo ra cam kết và không chỉ đơn thuần là sự tuân thủ. Nó khiến cuộc trò chuyện không còn là một đoạn độc thoại mà trở thành một tình huống cùng giải quyết vấn đề.