Gửi thông điệp sinh nhật tự động bằng Google Sheets

Table of Contents

1. Giới thiệu
2. Đăng nhập và tạo bảng tính 2.1 Đăng nhập vào tài khoản Google 2.2 Tạo bảng tính mới
3. Nhập danh sách nhân viên 3.1 Cấu trúc cột 3.2 Các trường bắt buộc 3.3 Các trường không bắt buộc
4. Nhập hình ảnh chúc mừng 4.1 Tạo thư mục ảnh trên Google Drive 4.2 Tải lên hình ảnh 4.3 Chia sẻ file ảnh 4.4 Sao chép mã định danh ảnh
5. Nhập nội dung tin nhắn 5.1 Tìm kiếm câu trích dẫn ngày sinh nhật 5.2 Sao chép và thêm vào bảng tin nhắn
6. Kiểm tra và chạy mã
7. Thiết lập lịch tự động chạy mã
8. Thêm thông tin nhân viên và hình ảnh mới
9. Thêm màu sắc cho tin nhắn
10. Gửi tin nhắn đặc biệt

Đặt lịch và gửi tin nhắn sinh nhật tự động với Google Sheets và Script App

Trong video này, tôi sẽ hướng dẫn bạn cách đặt lịch và gửi tin nhắn sinh nhật tự động đến nhân viên của bạn bằng cách sử dụng Google Sheets và App Script.

1. Giới thiệu

Tin nhắn sinh nhật là một cách tuyệt vời để thể hiện sự quan tâm và chăm sóc đến nhân viên của bạn. Tuy nhiên, việc gửi tin nhắn sinh nhật cho tất cả nhân viên trong công ty có thể trở nên mất thời gian và công sức. Vì vậy, chúng ta có thể tận dụng sức mạnh của Google Sheets và App Script để tự động hóa quy trình này.

2. Đăng nhập và tạo bảng tính

2.1 Đăng nhập vào tài khoản Google

Trước tiên, hãy mở trình duyệt và đăng nhập vào tài khoản Google của bạn.

2.2 Tạo bảng tính mới

Sau khi đăng nhập thành công vào tài khoản Google của bạn, hãy nhấp vào liên kết trong mô tả phía dưới hoặc sao chép và dán liên kết vào trình duyệt. Bạn cũng có thể tạo một bảng tính mới từ Google Drive và làm việc từ đó.

3. Nhập danh sách nhân viên

Để gửi tin nhắn sinh nhật, chúng ta cần nhập danh sách nhân viên vào bảng tính. Dưới đây là các bước cần thực hiện:

3.1 Cấu trúc cột

Đầu tiên, hãy để cấu trúc cột như hiện tại và không thay đổi bất kỳ cột nào.

3.2 Các trường bắt buộc

Các trường "Name", "Date", "Month" và "Email" là bắt buộc để xác định ngày sinh nhật và gửi email. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng chúng đã được điền đầy đủ thông tin.

3.3 Các trường không bắt buộc

Các trường còn lại trong màu vàng nhạt không bắt buộc và có thể bỏ trống. Tuy nhiên, chúng ta sẽ thảo luận về các trường này sau này.

4. Nhập hình ảnh chúc mừng

Để thêm hình ảnh chúc mừng vào bảng tính, chúng ta cần mở Google Drive và thực hiện các bước sau:

4.1 Tạo thư mục ảnh trên Google Drive

Nhấp vào biểu tượng "plus" và chọn "folder" để tạo một thư mục mới. Bạn có thể đặt tên cho thư mục theo ý muốn.

4.2 Tải lên hình ảnh

Mở thư mục chứa hình ảnh chúc mừng trên ổ cứng của bạn và kéo và thả các tệp vào Google Drive.

4.3 Chia sẻ file ảnh

Chọn file ảnh và nhấp vào nút "share". Thay đổi quyền truy cập file để cho phép bất kỳ ai có liên kết truy cập file.

4.4 Sao chép mã định danh ảnh

Sao chép mã nằm giữa hai dấu gạch chéo trong địa chỉ file. Đây là một chuỗi dài các kí tự đại diện cho địa chỉ file. Sau đó, quay trở lại bảng tính và dán mã đó vào sheet "images".

5. Nhập nội dung tin nhắn

Để tạo nội dung tin nhắn, bạn có thể tìm kiếm các câu trích dẫn về sinh nhật trực tuyến. Dưới đây là các bước cần thực hiện:

5.1 Tìm kiếm câu trích dẫn ngày sinh nhật

Tìm kiếm các câu trích dẫn về sinh nhật trên web và sao chép chúng.

5.2 Sao chép và thêm vào bảng tin nhắn

Sao chép câu trích dẫn và thêm vào sheet "messages". Bạn đã thành công trong việc thêm tất cả các trường thông tin cần thiết.

6. Kiểm tra và chạy mã

Bây giờ, hãy kiểm tra mã của bạn để đảm bảo rằng nó hoạt động đúng. Nhấp vào "tools" trên menu, sau đó chọn "script editor". Nhấp vào biểu tượng chạy mã để thực thi mã. Nếu bạn làm điều này lần đầu tiên, nó sẽ yêu cầu bạn cấp quyền để chạy ứng dụng. Tiếp theo, hãy kiểm tra email mà bạn đã thêm cho nhân viên và xem xét email xác nhận.

7. Thiết lập lịch tự động chạy mã

Bây giờ, chúng ta cần thiết lập một trigger để mã được chạy tự động hàng ngày. Trong sheet "code", nhấp vào biểu tượng trigger. Thay đổi nguồn sự kiện thành "Time driven" và thiết lập thời gian chạy mã một lần trong ngày. Bạn cũng có thể thiết lập thông báo hàng ngày để nhận thông báo về các lỗi trong quá trình thực thi mã.

8. Thêm thông tin nhân viên và hình ảnh mới

Bạn có thể thêm thông tin về nhân viên và hình ảnh mới vào bảng tính. Trong sheet "employees", hãy thêm các chi tiết cho nhân viên mới. Trong sheet "images", bạn có thể thêm hình ảnh mới bằng cách tải lên và sao chép mã định danh.

9. Thêm màu sắc cho tin nhắn

Nếu bạn muốn thêm màu sắc đặc biệt cho tin nhắn, hãy làm theo các bước sau:

9.1 Tìm các mã màu

Tìm các mã màu tương ứng với các màu bạn muốn sử dụng. Bạn có thể tìm kiếm các mã màu trên web nếu cần.

9.2 Thêm màu sắc vào tin nhắn

Sao chép mã màu và dán vào các trường liên quan trong bảng tin nhắn. Bạn có thể thêm màu cho văn bản, nền và viền.

10. Gửi tin nhắn đặc biệt

Nếu bạn muốn gửi một tin nhắn đặc biệt cho một nhân viên cụ thể thay vì chọn ngẫu nhiên từ danh sách, hãy thêm nội dung tin nhắn đó vào sheet "messages". Sau đó, nhập thông tin nhân viên và tin nhắn đặc biệt cho nhân viên đó.

Ưu điểm và nhược điểm

Ưu điểm:

• Tự động hóa quy trình gửi tin nhắn sinh nhật, tiết kiệm thời gian và công sức
• Độ chính xác cao với việc xác định ngày sinh nhật từ thông tin nhân viên
• Có thể tùy chỉnh nội dung tin nhắn và hình ảnh
• Thiết lập lịch tự động chạy mã, đảm bảo rằng tin nhắn được gửi hàng ngày

Nhược điểm:

• Yêu cầu kiến thức về Google Sheets và App Script để thiết lập ban đầu
• Cần quản lý và cập nhật thông tin nhân viên và hình ảnh mới thường xuyên