Học tiếng Anh cho cuộc họp: Cách sắp xếp, hủy bỏ và đổi lịch

Mục lục

1. Giới thiệu
2. Cách sắp xếp một cuộc họp
3. Cách hủy hoặc đổi lịch một cuộc họp
4. Cách xác nhận lại thời gian họp
5. Xử lý khi có việc bất trắc xảy đến
6. Cách xử lý việc hủy cuộc họp đột ngột
7. Tổng kết
8. Tài liệu tham khảo

Giới thiệu

Có lẽ công việc của bạn liên quan đến các cuộc họp phải tổ chức, có lẽ bạn đã từng cần sắp xếp một cuộc họp hoặc một cuộc hẹn. Bạn cần hủy hoặc đổi lịch cuộc họp? Nếu vậy, bạn đã đến đúng địa chỉ. Trong bài viết này, tôi sẽ mang đến cho bạn một số thuật ngữ thông dụng mà bạn có thể sử dụng trong tất cả các tình huống này và hướng dẫn cho bạn cách giao tiếp hiệu quả bằng tiếng Anh khi liên quan đến các cuộc họp. Hãy bắt đầu!

📌 Cách sắp xếp một cuộc họp

Khi sắp xếp một cuộc họp, bạn có thể sử dụng cụm từ "arranged" hoặc "schedule". Dù bạn đang viết email để sắp xếp một cuộc họp hoặc đang nói chuyện trực tiếp qua điện thoại, việc bắt đầu bằng cách cho đối tác biết mục đích của bạn rất quan trọng. Một cách tốt để bắt đầu là nói:

"I'd like to arrange a meeting with you to discuss [subject]."

hoặc nếu là cuộc gọi điện thoại:

"I'm calling to schedule a meeting with you regarding [subject]."

Việc này sẽ mở một cuộc trò chuyện và làm rõ lí do bạn gọi hoặc viết. Bước tiếp theo là cung cấp chi tiết về thời gian và địa điểm của cuộc họp. Thay vì hỏi họ khi họ có thời gian, thường là một ý tưởng tốt là bạn nên đề xuất một thời gian và địa điểm. Như vậy, người đối tác không phải mất thời gian tra lịch để tổ chức cuộc họp. Cũng nên đưa ra thời gian và ngày thay thế là một ý tưởng tốt.

Để làm điều này, bạn có thể sử dụng các cụm từ sau:

"I suggest [day], [date], [time], [place]." hoặc trong ngữ cảnh không chính thức: "How about [day], [date], [time] at [place]?"

Lưu ý rằng trong cả hai ví dụ trên, cụm từ "I suggest" và "how about" được tiếp tục bằng ngay lập tức là ngày, ngày, thời gian và địa điểm. Để đưa ra lựa chọn thay thế, bạn có thể nói:

"If that doesn't work for you, I'm also available [alternative day], [alternative date], [alternative time]."

Cả hai ví dụ này đều cho đối tác lựa chọn thứ hai. Bây giờ, họ có thể xem lịch của mình và xem có thể thích hợp với một trong hai thời gian hay không. Tuy nhiên, họ có thể không có thời gian trong cả hai ngày bạn đề xuất, vì vậy bạn muốn cho họ biết rằng bạn linh hoạt và sẵn sàng chấp nhận mọi đề xuất của họ. Bạn có thể làm điều này bằng cách nói:

"I'm flexible, so feel free to suggest another date and time that works better for you."

Điều này sẽ cho họ cơ hội đề xuất một thời gian và ngày khác phù hợp với lịch trình của họ. Đồng thời, nó cũng thể hiện sự quan tâm và linh hoạt - những phẩm chất rất quan trọng trong xây dựng mối quan hệ kinh doanh.

Các ưu điểm và hạn chế của việc sắp xếp cuộc họp:

Ưu điểm:

• Giúp bạn tổ chức thời gian và ngày của cuộc họp một cách tiện lợi.
• Đưa ra đề xuất cụ thể để đối tác của bạn dễ dàng chấp nhận.
• Thể hiện sự linh hoạt và quan tâm đến lịch trình của đối tác.

Hạn chế:

• Đề xuất của bạn có thể không phù hợp với lịch trình của đối tác.
• Đối tác có thể không có sẵn thời gian trong bất kỳ ngày nào bạn đề xuất.
• Để đạt được sự thoả mãn của cả hai bên, việc đưa ra đề xuất thích hợp và linh hoạt là rất quan trọng.