Hướng dẫn kiểm tra đêm trong khách sạn với eZee Front Desk

Mục lục:

1. Điều kiện tiên quyết
2. Quy trình kiểm tra đêm
   1. Kiểm tra đặt phòng chưa nhận
   2. Xử lý đặt phòng bị hủy hoặc không xuất hiện
   3. Kiểm tra đặt trước đã có phòng
   4. Kiểm tra cước phòng đã được đăng
   5. Kiểm tra các khoản phụ phí đã được đăng
   6. Kiểm tra thanh toán đã nhận và thanh toán đã thực hiện
   7. Kiểm tra khách hàng đã nhận phòng nhưng chưa trả phòng
   8. Kiểm tra khách hàng không trả phòng nhưng không tính phí
   9. Kiểm tra các khoản phí bao gồm đã được đăng
   10. Kiểm tra cước dịch vụ của phòng đã được đăng
   11. Hoàn thành kiểm tra đêm

Quy trình kiểm tra đêm trong khách sạn

Quy trình kiểm tra đêm là một bước quan trọng và bắt buộc trong hoạt động của một khách sạn. Quy trình này hoàn toàn kiểm soát các giao dịch trong một ngày, kiểm tra các sai lệch trong đặt phòng, đăng ký các khoản phí và tổng hợp các báo cáo. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết về quy trình kiểm tra đêm dễ dàng trên hệ thống quản lý tiền mặt khách sạn.

1. Kiểm tra đặt phòng chưa nhận Trong bước này, hệ thống hiển thị danh sách các đặt phòng mà chưa được nhận. Có thể có hai lý do chính cho trường hợp này: khách hàng đã hủy đặt phòng và người dùng quên hủy đặt trong hệ thống hoặc khách hàng không xuất hiện. Trong trường hợp này, người dùng phải hủy đặt hoặc đánh dấu là "khách không xuất hiện" để hệ thống cho phép tiếp tục sang bước tiếp theo.

2. Xử lý đặt phòng bị hủy hoặc không xuất hiện Trong bước này, người dùng có thể hủy đặt phòng hoặc đánh dấu là "khách không xuất hiện" cho từng đặt phòng riêng lẻ hoặc cho toàn bộ nhóm đặt phòng. Điều này cần được thực hiện nếu không có khách hàng nào xuất hiện. Quá trình kiểm tra đặt phòng kết thúc sau khi các hành động đó được thực hiện.

3. Kiểm tra đặt trước đã có phòng Bước này hiển thị danh sách các đặt phòng đã được phân chia theo phòng. Ở bước trước, chúng ta kiểm tra danh sách các đặt phòng chưa được phân phòng. Có thể có những trường hợp tương tự ở bước này, và các hành động cần thực hiện cũng giống như bước trước. Nếu một đặt phòng bị hủy, người dùng cần chọn tùy chọn "hủy" hoặc "khách không xuất hiện" để tiếp tục.

4. Kiểm tra cước phòng đã được đăng Bước này điều chỉnh cước phòng đã được đăng trên hóa đơn. Nó hiển thị giá có sẵn trong hệ thống và giá đã được tính cho khách hàng. Sự khác biệt giữa hai mức giá này nếu có có thể được in ra. Người kiểm tra đêm có thể xem xét lại giá phòng đã đề xuất và nếu có bất kỳ sai sót nào, cước phòng có thể được chỉnh sửa trong giao dịch tương ứng.

5. Kiểm tra các khoản phụ phí đã được đăng Bước này hiển thị danh sách các khoản phụ phí đã đăng lên hóa đơn phòng. Người kiểm tra đêm có thể kiểm tra bằng cách so sánh với các biên nhận vật lý để xem liệu tất cả các khoản phụ phí đã được đăng hay chưa và giá trị của chúng có chính xác hay không. Nếu có bất kỳ khoản phụ phí nào bị bỏ sót, người kiểm tra đêm có thể thực hiện việc đăng ký chúng trong quá trình kiểm tra đêm.

6. Kiểm tra thanh toán đã nhận và thanh toán đã thực hiện Bước này hiển thị chi tiết về thanh toán nhận và thanh toán đã thực hiện bởi khách sạn. Giá trị âm chỉ thanh toán được thực hiện bởi khách sạn. Để kiểm tra các thanh toán nhận được hoặc thanh toán đã thực hiện bởi bộ phận nhà hàng, người sử dụng chỉ cần chọn tùy chọn này.

7. Kiểm tra khách hàng đã nhận phòng nhưng chưa trả phòng Bước này cho thấy danh sách các khách hàng có kế hoạch trả phòng nhưng chưa thực hiện. Trong trường hợp khách hàng đã trả phòng, người sử dụng có thể chọn tùy chọn "trả phòng" để thực hiện việc trả phòng. Nếu còn số dư, quy trình kiểm tra đêm phải được kết thúc và tiến hành trả phòng từ phòng đó.

8. Kiểm tra khách hàng không trả phòng nhưng không tính phí Bước này hiển thị danh sách các khách hàng đã nên trả phòng nhưng không tính phí. Nếu khách hàng vẫn ở trong khách sạn, người sử dụng có thể chọn tùy chọn "danh sách cước phí" và ngày trả phòng sẽ tự động được đặt là ngày tiếp theo. Nếu ngày trả phòng không phải là ngày tiếp theo, người sử dụng có thể thay đổi thời gian lưu trú theo hướng dẫn trong bước trước.

9. Kiểm tra các khoản phí bao gồm đã được đăng "Bao gồm" được sử dụng để chỉ các khoản phí được tự động chèn vào hóa đơn phòng. Trong bước này, người sử dụng có thể đăng ký các khoản phí bao gồm từ đây trong quá trình kiểm tra đêm. Nếu một khoản phí bổ sung bị bỏ sót, người sử dụng chỉ cần chọn phòng, chọn khoản phí bổ sung và chọn áp dụng để đăng ký khoản phí bổ sung đó.

10. Kiểm tra cước dịch vụ của phòng đã được đăng Bước này hiển thị danh sách các phòng đã chọn kế hoạch dịch vụ ăn uống và trong quá trình kiểm tra đêm, các khoản phí sẽ được đăng. Nếu không có dữ liệu ở đây, người sử dụng có thể tiếp tục trực tiếp sang bước tiếp theo.

11. Hoàn thành kiểm tra đêm Ở bước cuối cùng, hệ thống đông băng dữ liệu cho tới ngày hiện tại và người dùng không có quyền sửa đổi dữ liệu ở các ngày đó. Điều này nhằm tránh việc đổi giá phòng ở các ngày đã qua hoặc chỉnh sửa các khoản phí theo các giao dịch đã qua. Người dùng chọn "Ngày làm việc tiếp theo" để chuyển sang ngày mới và hoàn thành quá trình kiểm tra đêm.

Sau khi hoàn tất quá trình kiểm tra đêm, người dùng sẽ bị đăng xuất khỏi hệ thống và có thể kiểm tra báo cáo kiểm tra đêm, tóm tắt các sự kiện trong ngày bao gồm khách hàng nhận phòng, khách hàng trả phòng, doanh thu nhà hàng, tổng số tiền thanh toán ở tiền sảnh và doanh thu phòng đã collected.

Đó là tất cả về quy trình kiểm tra đêm. Hãy xem các video khác của chúng tôi để tìm hiểu về các hoạt động khác. Cảm ơn bạn đã xem video!

Những điểm nổi bật

• Quy trình kiểm tra đêm là bước cần thiết và bắt buộc trong hoạt động khách sạn.
• Nó kiểm soát các giao dịch, kiểm tra các sai sót trong đặt phòng, đăng ký các khoản phí và tổng hợp báo cáo.
• Người dùng có thể thực hiện các hành động như hủy đặt phòng, đánh dấu là "khách không xuất hiện", kiểm tra các khoản phí đã được đăng và sửa đổi giá, kiểm tra thanh toán đã nhận và thanh toán đã thực hiện, kiểm tra khách hàng đã nhận phòng nhưng chưa trả phòng, kiểm tra khách hàng không trả phòng nhưng không tính phí.
• Người dùng cũng có thể thực hiện các thay đổi về cước phí và kiểm tra các khoản phụ phí trong quá trình kiểm tra đêm.
• Cuối cùng, quá trình kiểm tra đêm kết thúc và người dùng sẽ được đăng xuất khỏi hệ thống.

Các câu hỏi thường gặp:

Q: Quy trình kiểm tra đêm là gì? A: Quy trình kiểm tra đêm là một bước quan trọng trong hoạt động khách sạn để kiểm soát các giao dịch, kiểm tra sai sót và tổng hợp báo cáo.

Q: Tại sao lại cần kiểm tra đặt phòng chưa nhận? A: Kiểm tra đặt phòng chưa nhận giúp xác định các đặt phòng bị hủy hoặc không xuất hiện để tiến hành các hành động cần thiết như hủy đặt hay đánh dấu là "khách không xuất hiện".

Q: Làm thế nào để kiểm tra cước phòng đã được đăng? A: Bạn có thể so sánh cước phòng đã được đăng trên hóa đơn với giá được hiển thị trong hệ thống và chỉnh sửa nếu cần thiết.

Q: Tôi có thể kiểm tra thanh toán đã nhận và thanh toán đã thực hiện như thế nào? A: Bạn có thể xem chi tiết về thanh toán nhận và thanh toán đã thực hiện bởi khách sạn trong quá trình kiểm tra đêm.

Q: Tại sao cần kiểm tra khách hàng đã nhận phòng nhưng chưa trả phòng? A: Kiểm tra khách hàng đã nhận phòng nhưng chưa trả phòng giúp kiểm tra các khách hàng chưa thực hiện việc trả phòng và thực hiện các hành động cần thiết như trả phòng hoặc chỉnh sửa thời gian lưu trú.

Q: Quy trình kiểm tra đêm kết thúc như thế nào? A: Sau khi thực hiện tất cả các bước trong quy trình kiểm tra đêm, người dùng sẽ được đăng xuất khỏi hệ thống và có thể kiểm tra báo cáo tổng hợp.