Hướng dẫn viết email hiệu quả

Mục lục

1. Giới thiệu
2. Cách viết email
3. Định dạng của một email
4. Lời chào và kết thúc email
5. Viết email
6. Cách kết thúc một email
7. Ví dụ về viết email
8. Làm kế hoạch viết email
9. Đánh số đoạn văn
10. Kết luận

👉 Hướng dẫn cách viết email hiệu quả

Viết email là một kỹ năng quan trọng trong việc giao tiếp hiện đại. Dù là email cá nhân hay email chuyên nghiệp, việc sử dụng ngôn ngữ phù hợp và biết cách trình bày thông điệp là rất quan trọng để được đọc và hiểu. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách viết email hiệu quả và dễ hiểu.

Hướng dẫn cách viết email

Viết một email đòi hỏi cấu trúc và định dạng phù hợp để truyền đạt thông điệp một cách rõ ràng và dễ hiểu. Dưới đây là một mô hình khung viết email mà bạn có thể sử dụng:

1. Giới thiệu

Đầu tiên, bạn cần giới thiệu bản thân và nêu rõ lý do viết email. Ví dụ, "Xin chào, tôi là Jane, và tôi viết email này để..." Điều này giúp người đọc xác định rõ mục đích của bạn và chuẩn bị tâm lý đọc email.

2. Nội dung chính

Trong phần này, bạn nên trình bày các điểm chính mà bạn muốn nêu ra. Hãy chắc chắn rằng nội dung của bạn liên quan và cung cấp đủ thông tin để truyền đạt ý kiến của bạn. Đây là phần quan trọng nhất của email, vì vậy hãy viết một cách tỉ mỉ và chính xác.

3. Kết luận

Cuối cùng, hãy tạo một kết luận ngắn gọn và tóm tắt những điểm chính đã được đề cập trong email. Đây cũng là nơi bạn nên yêu cầu hoặc gợi ý hành động tiếp theo mà bạn muốn người đọc thực hiện. Ví dụ, "Xin vui lòng xác nhận hoặc trả lời trước ngày..."

4. Lời chào và kết thúc email

Lời chào và lời kết thúc của email phụ thuộc vào mức độ thân thiện và hình thức của bạn. Nếu bạn viết email cho bạn bè hoặc người thân, bạn có thể sử dụng các lời chào như "Xin chào" hoặc "Chào bạn". Tuy nhiên, nếu bạn viết email cho một tổ chức hoặc người lạ, hãy sử dụng lời chào như "Kính gửi" hoặc "Xin chào quý ông/bà".

Hãy kết thúc email của bạn với lời chào phù hợp. Nếu email của bạn tích cực, bạn có thể kết thúc bằng lời chào như "Trân trọng" hoặc "Cảm ơn nhiều". Ngược lại, nếu email của bạn tiêu cực hoặc là khiếu nại, bạn có thể kết thúc bằng lời chào như "Kính chào" hoặc "Trân trọng".

📝 Viết email theo mẫu

Ví dụ về cách viết email

Hãy tưởng tượng rằng bạn nhận được một email từ một đơn vị tổ chức về một ngày từ thiện sắp tới. Email gửi cho tất cả mọi thành viên và có chủ đề là "Ngày từ thiện". Đây là một mẫu email mà bạn có thể viết:

Chào mọi người,

Tháng sau, chúng ta sẽ tổ chức ngày hành động từ thiện hàng năm của chúng ta. Chúng ta đang suy nghĩ về việc quyên góp tiền bằng cách rửa xe, mặc quần áo lạ mặt và tổ chức bánh trái. Các bạn nghĩ gì về các ý kiến này? Bạn có ý tưởng nào khác để quyên góp tiền? Xin hãy cho chúng tôi biết. Xin hãy cho chúng tôi biết bạn có thể làm gì để giúp đỡ.

Rất mong chờ sự đóng góp của bạn.

Trân trọng, Sam

🗒 Lập kế hoạch viết email

Để viết một email hiệu quả và đảm bảo bạn đã bao gồm đầy đủ thông tin, việc lập kế hoạch trước là rất quan trọng. Dưới đây là một mô hình lập kế hoạch mà bạn có thể sử dụng:

1. Giới thiệu (1 đoạn)

• Tự giới thiệu và nêu rõ lý do viết email.

2. Nội dung chính (3 đoạn)

• Đưa ra ý kiến của bạn về kế hoạch của người nhận.
• Đề xuất các phương pháp khác để quyên góp tiền.
• Cho biết bạn có thể làm gì để hỗ trợ ngày từ thiện.

3. Kết luận (1 đoạn)

• Tạo một kết luận ngắn gọn và tóm tắt ý kiến của bạn.
• Yêu cầu hành động tiếp theo.

4. Lời chào và kết thúc email

• Lời chào: Sử dụng "Chào" hoặc "Xin chào" nếu email gửi cho bạn bè hoặc người thân. Sử dụng "Kính gửi" hoặc "Xin chào quý ông/bà" nếu email gửi cho một tổ chức hoặc người lạ.
• Lời kết thúc: Sử dụng "Trân trọng" hoặc "Cảm ơn nhiều" nếu email tích cực. Sử dụng "Kính chào" hoặc "Trân trọng" nếu email tiêu cực hoặc là khiếu nại.

Khi bạn có kế hoạch viết email, bạn có thể dễ dàng chuyển sang đoạn mới để bố trí đúng cách. Điều này sẽ đảm bảo thứ tự các đoạn là chính xác và bạn đã đáp ứng đầy đủ yêu cầu trong câu hỏi.

Cảm ơn vì đã tận hưởng bài viết này. Nếu bạn thích nó, hãy đăng ký, thích và chia sẻ. Hãy xem các video khác của chúng tôi để cải thiện tiếng Anh của bạn. Nếu bạn có câu hỏi liên quan đến nội dung của video này, hãy để lại bình luận dưới đây.

Tôi là Mrs. E và hẹn gặp bạn trong những bài tiếp theo.