Quản lý yêu cầu thay đổi - Hệ thống dự án đơn giản
Mục lục
- Tổng quan về quản lý các yêu cầu thay đổi tiềm năng
- Cách thiết lập hệ thống theo dõi PCOs
2.1. Thư mục PCO
2.2. Bảng theo dõi PCO của nhà thầu
2.3. Bảng theo dõi PCO của chủ sở hữu
2.4. Bảng theo dõi thay đổi của nhà thầu phụ
- Quy trình tạo yêu cầu thay đổi tiềm năng
- Chuẩn bị Order Chuyển đổi
- Faq
Tổng quan về quản lý các yêu cầu thay đổi tiềm năng
Chào mừng bạn đến với hướng dẫn PCO. Ở đây, chúng ta sẽ tìm hiểu về quy trình quản lý các yêu cầu thay đổi tiềm năng trong dự án của bạn. Một yêu cầu thay đổi tiềm năng là bất kỳ vấn đề nào trong dự án của bạn có thể dẫn đến yêu cầu thay đổi. Vấn đề này có thể do thay đổi trong thiết kế, công việc được yêu cầu bổ sung từ khách hàng, điều kiện không ngờ tìm thấy trên công trường hoặc sự sai lệch hoặc trùng lắp phạm vi trong các nhà thầu phụ của bạn. Dù cho nguyên nhân gây ra vấn đề là gì, yêu cầu thay đổi tiềm năng này sẽ được sử dụng để theo dõi nó. Ngay cả khi một vấn đề không dẫn đến yêu cầu thay đổi, hệ thống PCO vẫn được sử dụng để theo dõi vấn đề đó và giữ nó tại một vị trí trung tâm để dễ dàng tham khảo. Quy trình này rất quan trọng để quản lý và kiểm soát mọi thay đổi tiềm năng trong dự án của bạn.
1. Tổng quan về quản lý các yêu cầu thay đổi tiềm năng
Quản lý các yêu cầu thay đổi tiềm năng là một phần quan trọng trong quá trình dự án. Bằng cách tuân thủ quy trình quản lý thích hợp, bạn có thể đảm bảo rằng mọi thay đổi được ghi nhận và xử lý một cách hiệu quả.
2. Cách thiết lập hệ thống theo dõi PCOs
Để quản lý các yêu cầu thay đổi tiềm năng, bạn cần thiết lập một hệ thống theo dõi PCOs (Potential Change Orders). Hệ thống này sẽ giúp bạn theo dõi từng yêu cầu thay đổi một cách dễ dàng và có tổ chức.
2.1. Thư mục PCO
Đầu tiên, hãy mở thư mục PCO. Thư mục PCO chứa các thư mục riêng biệt cho từng số PCO. Bạn có thể tạo bao nhiêu thư mục như bạn cần trên dự án của bạn. Thư mục PCO cũng chứa một bảng công việc PCO.
2.2. Bảng theo dõi PCO của nhà thầu
Bảng theo dõi PCO của nhà thầu được sử dụng để theo dõi từng PCO bạn mở trên dự án. Bạn sẽ nhập thông tin cho mỗi PCO bạn mở và theo dõi các chi phí liên quan đến từng PCO, bao gồm cả chi phí nội bộ và chi phí chủ sở hữu.
2.3. Bảng theo dõi PCO của chủ sở hữu
Bảng theo dõi PCO của chủ sở hữu được sử dụng để theo dõi tất cả các PCO liên quan đến chủ sở hữu. Bảng này cung cấp tổng quan về hợp đồng chủ sở hữu và giúp bạn theo dõi tình trạng tổng quan của các PCO chủ sở hữu trên dự án, đồng thời cung cấp tóm tắt cho khách hàng của bạn xem xét.
2.4. Bảng theo dõi thay đổi của nhà thầu phụ
Bảng theo dõi thay đổi của nhà thầu phụ sẽ được sử dụng để theo dõi các yêu cầu thay đổi bạn gửi đến từng nhà thầu phụ. Bảng này cho phép bạn xem tổng giá trị hợp đồng của nhà thầu phụ cũng như các yêu cầu thay đổi được phê duyệt, thời gian thực hiện và số tiền hợp đồng được cập nhật.
3. Quy trình tạo yêu cầu thay đổi tiềm năng
Khi bạn gặp bất kỳ vấn đề nào trong dự án có thể dẫn đến yêu cầu thay đổi, bạn sẽ tạo một yêu cầu thay đổi tiềm năng mới. Bạn mở bảng theo dõi PCO và sử dụng số PCO tiếp theo, điền vào số tham chiếu, mô tả, tên nhà thầu và bất kỳ ước tính chi phí sơ bộ hoặc thực tế nào mà bạn có cho PCO này. Bạn cũng cần chỉ định trạng thái của PCO, ví dụnh, mở, đã đóng, tạm dừng hoặc đã cam kết. Khi bạn gặp các chi phí khác như chi phí nội bộ và lợi nhuận, hoặc công việc của chính công ty bạn, bạn cũng có thể tạo một dòng cho công ty của mình. Điều này giúp bạn xem chi phí riêng của mình liên quan đến từng PCO cùng với các chi phí nhà thầu phụ. Bạn cũng cần theo dõi chi phí từ các nhà thầu phụ và bất kỳ chi phí nào khác mà công ty của bạn phải chịu liên quan đến PCO đó.
4. Chuẩn bị Order Chuyển đổi
Khi đã tạo PCO trên bảng theo dõi PCO, bạn có thể tạo thư mục PCO tương ứng. Thư mục PCO của bạn nên có cùng số với số đã tạo trong bảng theo dõi. Thư mục này là nơi bạn lưu trữ bất kỳ tài liệu liên quan nào đến PCO đó, bao gồm email, tài liệu, kế hoạch, yêu cầu thông tin, giá cả và bất kỳ tài liệu khác liên quan.
5. Củng cố hệ thống
Với tất cả các tài liệu, giá cả và giao tiếp được lưu trữ trong thư mục PCO, bạn đã sẵn sàng chuẩn bị yêu cầu thay đổi. Bằng cách sử dụng hệ thống PCO, bạn có thể tạo và chuẩn bị yêu cầu thay đổi trong vài phút. Quá trình này dễ dàng và hiệu quả để yêu cầu thay đổi được phê duyệt. Một công ty đã phục hồi được hơn 350,000 đô la US từ yêu cầu thay đổi trước đây bị bỏ sót chỉ bằng cách áp dụng một hệ thống PCO và quản lý yêu cầu thay đổi hiệu quả. Chúng đã tổ chức các yêu cầu thay đổi của mình, theo dõi tất cả các chi phí cho khách hàng và nộp đơn yêu cầu thay đổi chuyên nghiệp và sạch sẽ, cuối cùng được phê duyệt và thanh toán.
Faq
Q: Quy trình PCO có tỷ lệ thành công cao không?
A: Quy trình PCO đã được chứng minh là hiệu quả và khách hàng đã có kết quả tích cực từ việc áp dụng nó. Việc tuân thủ quy trình này đảm bảo rằng mọi yêu cầu thay đổi đều được ghi nhận và xử lý một cách đúng thời gian và hiệu quả.
Q: Lợi ích của việc sử dụng hệ thống PCO là gì?
A: Sử dụng hệ thống PCO giúp bạn theo dõi và quản lý các yêu cầu thay đổi một cách dễ dàng và có tổ chức. Nó giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc bằng cách đảm bảo rằng tất cả các thay đổi được ghi nhận, theo dõi và xử lý một cách chính xác.
Q: Tôi có thể tạo bao nhiêu thư mục PCO trên dự án của mình?
A: Bạn có thể tạo bất kỳ số lượng thư mục PCO nào cần thiết trên dự án của mình. Hãy chắc chắn rằng mỗi thư mục PCO có số tương ứng với số đã tạo trong bảng theo dõi PCO.
Q: Làm thế nào để tạo yêu cầu thay đổi sau khi tạo PCO?
A: Khi bạn đã tạo PCO trong bảng theo dõi PCO, bạn có thể sử dụng số PCO đó làm tài liệu tham khảo trong email và giao tiếp liên quan đến vấn đề. Sau đó, bạn có thể sử dụng tài liệu và giá cả trong thư mục PCO để chuẩn bị yêu cầu thay đổi.
Tài liệu tham khảo
AI SEO Assistant
WHY YOU SHOULD CHOOSE Proseoai
