简单高效的施工项目变更指令管理系统
目录
- 潜在变更指令管理的快速步骤
- 什么是潜在变更指令？
- 潜在变更指令的重要性
- 潜在变更指令系统的设置
- 承包商潜在变更指令日志
- 业主潜在变更指令日志
- 分包商变更指令日志
- 潜在变更指令处理过程
- 创建相应的文件夹
- 准备变更指令
- 总结和效益
- FAQ常见问题解答
潜在变更指令管理的快速步骤
📝 什么是潜在变更指令？
潜在变更指令是指项目中可能引发变更指令的问题。这些问题可能由设计变更、客户要求的额外工作、工地上发现的意外情况，甚至是合作分包商之间的工作重叠等原因引起。无论问题的原因是什么，潜在变更指令都用于跟踪问题的发生。即使问题最终不会导致变更指令，潜在变更指令系统仍然可用于跟踪问题并将其保存在一个集中的位置以便参考。
📝 潜在变更指令的重要性
潜在变更指令管理对于管控项目中的每一个潜在变更来说都是至关重要的。通过遵循这个过程，您将拥有一个干净有序的系统，可以跟踪所有的变更，从而在时间和金钱上保护您的利益。这还会让您的客户更加有信心，相信您的团队可以处理变更。
📝 潜在变更指令系统的设置
打开潜在变更指令（PCO）文件夹，该文件夹包括根据每个PCO编号单独创建的文件夹。您可以按需在项目中创建尽可能多的这些文件夹。潜在变更指令文件夹还包含一个PCO工作簿，该工作簿可以让您跟踪项目中的每个潜在变更指令。首选选项卡是承包商PCO日志，用于跟踪项目中开启的每个PCO。在该日志中输入您在每个PCO上开启的信息，并跟踪与每个PCO相关的各项费用，包括公司内部费用和业主费用。这是您用来处理项目中每个变更的细节的日志。第二个选项卡是业主PCO日志，用于跟踪与业主相关的所有PCO。该日志包含业主合同概述，并以摘要格式跟踪每个业主PCO的状态，以便您可以了解项目上业主PCO的整体状态，并向客户提供摘要供其审查。这是向客户展示您向其提供的PCO整体情况的客户界面日志。第三个选项卡是分包商变更指令日志，用于跟踪您向每个分包商发出的变更指令。该日志可让您看到分包商的总合同金额以及其批准的变更指令、执行日期和更新后的合同金额。
📝 潜在变更指令处理过程
当您在项目中遇到可能导致变更指令的问题时，您将创建一个新的潜在变更指令。打开PCO日志并使用下一个可用的PCO编号。然后输入类别、参考编号、描述、承包商名称和任何与此PCO相关的预估或实际成本。类别可以是诸如业主要求、设计差异、范围缺失或双重分包商等。参考编号可能是RFI编号、通知编号、ASI或类似的编号。承包商是与变更相关的任何承包商，许多PCO可能与多个承包商有关。在这种情况下，请为单个PCO编号创建多个行。如果您有自己的公司费用，如间接费用和利润加成，或者您作为承包商进行的自行执行工作，您也可以为您的公司创建一行。这样，您就可以看到与每个PCO相关的自己的成本，以及与您的分包商成本一起显示。状态通常设置为开启、关闭、暂停或已提交。已提交意味着变更指令已发布。日志的公司内部成本部分是您跟踪由分包商提供的成本及与该PCO相关的其他公司费用的地方。一旦收到费用信息，更新并记录。给业主的成本部分是您将记录该PCO相关的业主变更指令请求编号和业主变更指令编号的地方。请记住，您的承包商PCO日志应包含项目上的所有PCO，即内部PCO和业主PCO。将向业主呈现的任何PCO只需从承包商PCO日志中简单复制到业主PCO日志中，以摘要格式呈现。不要将不打算向业主呈现的PCO放在业主日志中。业主PCO日志用作高级别的跟踪工具，以帮助跟踪将要向业主呈现的PCO，而承包商日志是一个工具，可用于跟踪每个PCO的具体部分。
📝 创建相应的文件夹
一旦在日志中创建了PCO，您可以创建相应的PCO文件夹。PCO文件夹的编号应与日志中创建的编号相同。该文件夹是您存储与该PCO相关的所有项目的地方，包括电子邮件、文件、计划、信息请求、定价和与该PCO有关的任何其他项目。
📝 准备变更指令
现在，当您处理项目上创建的任何PCO时，您可以在电子邮件和与问题相关的沟通中引用此PCO编号。有了所有备份的定价和通信都保存在PCO文件夹中，您就可以准备一个变更指令了。
📝 总结和效益
通过使用潜在变更指令（PCO）系统，您可以快速、高效地发出和获得批准的变更指令请求。这个系统的存在使得一家公司能够追回价值35万美元的变更指令，这些变更指令以前已经丢失了。通过拥有一个有效的PCO和变更指令管理系统，他们能够编制他们的请求、跟踪他们客户的所有成本，并提交干净、专业的变更指令文件，最终得到批准和支付。
FAQ常见问题解答
💡 Q: 潜在变更指令是什么？
潜在变更指令是指项目中可能引发变更指令的问题。
💡 Q: 为什么潜在变更指令管理很重要？
潜在变更指令管理对于管控项目中的每一个潜在变更来说都是至关重要的。它可以帮助您跟踪并保护您在变更过程中的时间和金钱利益。
💡 Q: 我们如何设置潜在变更指令系统？
您可以在项目中创建一个潜在变更指令文件夹，并在其中添加承包商PCO日志、业主PCO日志和分包商变更指令日志。
💡 Q: 在处理潜在变更指令时可以采取哪些步骤？
当项目中出现可能导致变更指令的问题时，您可以创建一个新的潜在变更指令，并在日志中记录相关信息和成本。然后，创建相应的文件夹来存储与该指令相关的所有项目。最后，准备和创建变更指令。
💡 Q: 潜在变更指令系统可以带来哪些效益？
通过使用潜在变更指令系统，您可以更快速、高效地发出和获得变更指令的批准。这可以帮助您节约时间和成本，并确保您的变更指令得到认可和支付。
资源：PCO Tutorial
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