轻松学习如何使用Concur系统创建报销报告

目录

1. 介绍
2. 创建报销报告
3. 选择报告日期
4. 添加费用
   • 4.1 亚马逊购书费用
   • 4.2 星巴克购买饮品费用
   • 4.3 Fred Meijer 购买物品费用
   • 4.4 Best Buy 购买电脑费用
5. 添加附件和备注
6. 提交报销报告
7. 审批和支付
8. 常见问题解答

1. 介绍

欢迎大家来到本篇文章，今天我们将为大家介绍如何使用Concur系统创建报销报告。Concur系统是一个用于管理企业日常费用和报销的平台，它可以帮助我们快速、准确地提交报销申请，并及时获得费用的审批和支付。接下来，我们将一步步教您如何使用Concur系统创建报销报告。让我们开始吧！

2. 创建报销报告

在使用Concur系统之前，您需要登录系统并创建一个新的报销报告。请访问Concur网站并使用您的用户名和密码登录系统。一旦成功登录，您将看到Concur的主页面，其中包含两个框，一个是“可用费用”(Available Expenses)，另一个是“已打开报告”(Open Reports)。接下来，我们将介绍如何为上个月创建一个报告。

3. 选择报告日期

由于现在是5月6日，我们要创建一个4月的报告。在Concur主页面的右上角，点击“新建”按钮，然后选择“开始报告”选项。在报告名称中输入“April 2020”，并确保所有红色标注的字段都填写了相应内容。点击右下角的“下一步”按钮继续。

4. 添加费用

现在，屏幕被分成了两个部分：一个是4月2020报告，另一个是可用费用。目前，报告中没有任何费用，我们需要将可用费用移到报告中。点击顶部框中的“全选”按钮，然后点击右侧的“移动”按钮将其移到当前报告中。现在，您将在右侧看到这四个费用的列表，并注意到下方出现了一个名为“新费用”的新字段。

4.1 亚马逊购书费用

首先，让我们处理亚马逊购书费用。这是我在三月份去亚马逊买书的开销，为了我们中心的部分领导者，他们错过了三月份的领袖会议，并需要这些书籍。根据财务政策，这笔费用应该归类为“领导会议”类别。因此，我们需要提供足够的细节，以便外部的税务审计人员能够判断这是与工作相关的费用。在“描述”字段中，我将写上“用于部门会议的书籍”，这样就足够清楚地表明与部门会议有关。此外，由于金额是16.49美元，低于75美元的限制，因此不需要附加收据。请注意，部分红色标注的字段已经填写完毕，我将点击“保存”按钮保存这个费用。

4.2 星巴克购买饮品费用

接下来，让我们处理在星巴克购买饮品的费用。这与我与孩子们的接触工作有关，我有时会去星巴克买一些饮品，然后与孩子们在户外交谈（经过他们父母的允许）。根据财务政策，这笔费用应该归类为“项目”类别。在“描述”字段中，我将写上“接触工作的饮品”。由于这是与部门工作相关的费用，所以没有附加收据，因为金额是20.8美元，低于75美元的限制。我将点击“保存”按钮保存这个费用。

4.3 Fred Meijer 购买物品费用

现在，让我们处理在Fred Meijer购买物品的费用。这是为我们的捐赠者购买邮寄物品和礼物的费用。根据财务政策，这笔费用既与办公室相关，也与捐赠者关怀相关，因此可以归类为“捐赠者关怀”。在“描述”字段中，我将写上“捐赠者关怀 - 其他”，以说明这是与捐赠者关怀有关的费用。由于金额为75美元以下，不需要附加收据。我将点击“保存”按钮保存这个费用。

4.4 Best Buy 购买电脑费用

最后，让我们处理在Best Buy购买电脑的费用。由于我们的旧电脑最近出了问题，我需要为办公室购买一台新电脑。根据财务政策，这笔费用应该归类为“办公室”类别。在“描述”字段中，我将写上“办公室 - 新笔记本电脑”。由于金额超过了75美元的限制，我们需要为这个费用附上收据。在页面下方，您会看到“可用收据”和“附上收据”的选项。点击“附上收据”按钮，并选择您计算机的收据文件。附件上传完成后，我们可以点击“保存”按钮保存这个费用。

5. 添加附件和备注

在报销报告的最后，我们可以为每个费用添加附件和备注。如果需要为某个费用附上发票或其他相关文件，您可以在费用编辑页面中找到“附上收据”的选项，并上传相应的文件。此外，如果您对某个费用有额外的说明或备注，可以在费用编辑页面的底部找到“备注”字段，并填写相应内容。

6. 提交报销报告

一旦您添加了所有费用并附上了必要的附件和备注，您可以点击页面右上角的“报告提交”按钮来提交报销报告。请确保在提交之前仔细检查所有的费用和信息是否准确无误。提交后，您的报销报告将发送给审批人进行审批。

7. 审批和支付

一旦您提交了报销报告，审批人将对报表进行审查，并根据财务规定对您的费用进行审批或退回。如果您的报销报告被退回，您将收到一封邮件通知，并说明需要您进行哪些修改。请根据审批人的要求进行修改，并重新提交报销报告。一旦报销报告获得最终批准，您的费用将得到支付，并在您的信用卡账单中显示。

8. 常见问题解答

问：为什么有些费用旁边有一个警告标志？ 答：有时，系统会根据费用的描述或金额引发警告，以确保您选择了正确的分类和描述。如果您确定没有错误，可以忽略这些警告。

问：如果我需要修改已提交的报销报告，应该怎么做？ 答：如果您需要对已提交的报销报告进行修改，请按照审批人要求的修改指示进行操作，并重新提交报告。

问：实际发生的费用超过了75美元，但是我的领导告诉我不需要附上收据，是为什么？ 答：根据财务政策，如果费用小于等于75美元，您无需附上收据。但是，如果您的领导要求您附上收据，那就需要按照要求进行操作。

问：Concur系统有没有手机应用？ 答：是的，Concur系统有手机应用，您可以在App Store或Google Play Store中搜索并下载Concur应用程序。

问：我在报销报告中遇到了其他问题，应该向谁求助？ 答：如果您在使用Concur系统时遇到任何问题，请随时与我们联系。您可以通过电话或电子邮件与我们的客服部门取得联系，并获得相关支持和解答。