Automatisierte Geburtstagswünsche mit Google Sheets

Table of Contents:

1. Einführung
2. Anmeldung bei Google-Konto und Öffnen des Links
3. Eingabe der Mitarbeiterdaten
4. Hinzufügen von Bildern
5. Einrichten der Nachrichten
6. Testen des Codes
7. Einrichten des Triggers für automatische Ausführung
8. Hinzufügen weiterer Mitarbeiterdetails und Bilder
9. Hinzufügen von Farben für Text, Hintergrund und Rahmen
10. Anpassen der Nachrichten für bestimmte Mitarbeiter

🎯 Einführung

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mit Google Sheets und App Script automatisierte Geburtstagswünsche an Ihre Mitarbeiter planen und senden können. Sie lernen Schritt für Schritt, wie Sie das Tool einrichten und personalisierte Geburtstagsnachrichten verschicken. Mit dieser Lösung sparen Sie Zeit und sorgen dafür, dass Ihre Mitarbeiter sich an ihrem besonderen Tag gewertschätzt fühlen.

Anmeldung bei Google-Konto und Öffnen des Links

Bevor Sie starten können, melden Sie sich bei Ihrem Google-Konto an und öffnen Sie den Link in der Beschreibung. Alternativ können Sie den Link kopieren und in Ihren Browser einfügen. Sie werden automatisch zu Google Sheets weitergeleitet, wo Sie mit der Einrichtung beginnen können.

Eingabe der Mitarbeiterdaten

Um die Geburtstagswünsche versenden zu können, müssen Sie zunächst die Mitarbeiterdaten eingeben. Dabei sollten Sie die Spaltenstruktur nicht verändern. Bestimmte Spalten sind obligatorisch, während andere optional sind. Geben Sie die Namen, das Geburtsdatum, den Monat und die E-Mail-Adressen der Mitarbeiter ein. Sie können auch weitere Informationen wie Mitarbeiter-ID oder Position hinzufügen, falls gewünscht.

Hinzufügen von Bildern

Um Bilder hinzuzufügen, öffnen Sie Google Drive und erstellen Sie einen neuen Ordner mit dem Namen "Bilder" oder einem anderen Namen Ihrer Wahl. Ziehen Sie dann die Grußbilder aus Ihrem lokalen Speicher in den Google Drive-Ordner. Stellen Sie sicher, dass diese Bilder öffentlich zugänglich sind, indem Sie die Freigabeoptionen entsprechend einstellen. Kopieren Sie die ID des Bildes und fügen Sie sie in das Sheets-Dokument ein.

Einrichten der Nachrichten

Um personalisierte Nachrichten zu verschicken, suchen Sie im Internet nach Geburtstagszitaten oder -sprüchen. Kopieren Sie diese und fügen Sie sie in das Sheets-Dokument ein. Hier haben Sie die Möglichkeit, spezielle Nachrichten für bestimmte Mitarbeiter einzugeben, anstatt zufällige Nachrichten aus der Liste auszuwählen.

Testen des Codes

Um sicherzustellen, dass der Code einwandfrei funktioniert, führen Sie ihn aus und überprüfen Sie, ob die E-Mail mit dem Namen, der Nachricht und dem Bild erfolgreich gesendet wurde. Stellen Sie sicher, dass alles so aussieht, wie Sie es sich vorgestellt haben.

Einrichten des Triggers für automatische Ausführung

Um die Geburtstagswünsche automatisch um Mitternacht zu versenden, müssen Sie einen Trigger hinzufügen. Dieser Trigger führt den Code in regelmäßigen Abständen aus. Legen Sie die Ausführungszeit auf einmal pro Tag fest und wählen Sie "Mitternacht bis 1 Uhr". Sie können auch eine tägliche Benachrichtigung einstellen, um über etwaige Ausführungsfehler informiert zu werden.

Hinzufügen weiterer Mitarbeiterdetails und Bilder

Nachdem die grundlegende Einrichtung abgeschlossen ist, können Sie weitere Mitarbeiterdaten und Bilder hinzufügen. Fügen Sie einfach neue Einträge in die entsprechenden Sheets-Tabellen ein und wiederholen Sie den Prozess für jeden Mitarbeiter.

Hinzufügen von Farben für Text, Hintergrund und Rahmen

Um die Geburtstagsnachrichten noch ansprechender zu gestalten, können Sie Farben für den Text, den Hintergrund und den Rahmen festlegen. Verwenden Sie dafür die entsprechenden Hex-Farbcodes. Diese können Sie im Internet nachschlagen. Fügen Sie die Farbcodes in das Sheets-Dokument ein, um die gewünschten Farben zu erreichen.

Anpassen der Nachrichten für bestimmte Mitarbeiter

Wenn Sie spezielle Nachrichten für bestimmte Mitarbeiter senden möchten, können Sie dies ebenfalls im Sheets-Dokument tun. Geben Sie die individuellen Nachrichten in der entsprechenden Spalte ein und stellen Sie sicher, dass diese für die jeweiligen Mitarbeiter angezeigt werden.

Geben Sie Ihrer Mitarbeiter-Anerkennung eine persönliche Note und machen Sie deren Geburtstag zu etwas Besonderem mit automatisierten Geburtstagswünschen!