Effizientes Angebotsverfahren für Schreiner- und Landschaftsarbeiten
Inhaltsverzeichnis:
- Einleitung
- Überblick über Software für Angebote
- Verwendung von Google Sheets zur Kalkulation
- Erstellen einer Kostenkalkulation in Google Sheets
- Eintragung der Materialkosten
- Berechnung der Arbeitskosten
- Hinzufügen der Markup-Kosten
- Nutzen von Xero für Buchhaltung und Rechnungsstellung
- Vorbereitung des Angebots in Xero
- Versenden des Angebots per E-Mail
- Zusätzliche Tipps für das Angebotsverfahren
- Zusammenfassung
Angebote erstellen: Die richtige Software verwenden
Sie haben nun in Teil 1 gesehen, welche Ausrüstung ich für das Angebotsverfahren verwende. In diesem Teil geht es um die Software, die ich einsetze.
Überblick über Software für Angebote
Um Angebote zu erstellen und den Überblick über Kosten und Materialien zu behalten, nutze ich verschiedene Software-Tools. Eine davon ist Google Sheets. Dieses cloudbasierte Programm ist kostenfrei und kann auf allen Geräten verwendet werden. Es ermöglicht das einfache Erfassen und Berechnen von Materialkosten sowie das Hinzufügen von Markup-Kosten.
Verwendung von Google Sheets zur Kalkulation
Für die Kalkulation der Kosten verwende ich Google Sheets in Verbindung mit Samsung Notes. In meiner vorherigen Videoepisode habe ich gezeigt, wie ich mit Samsung Notes meine Zeichnungen und Mengenangaben für das Angebot erstelle. Nun werde ich die Mengen aus diesen Zeichnungen in Google Sheets übertragen.
Erstellen einer Kostenkalkulation in Google Sheets
Um die Materialkosten für ein bestimmtes Projekt zu erfassen, erstelle ich eine separate Tabelle in Google Sheets. Diese Tabelle enthält eine Aufschlüsselung der benötigten Materialien, wie z.B. Holzbalken, Pfosten und Balken. Sie können die Tabelle nach Ihren eigenen Bedürfnissen anpassen und zusätzliche Materialien hinzufügen.
Eintragung der Materialkosten
Um die Materialkosten korrekt zu berechnen, geben Sie die benötigten Mengen in die Tabelle ein. Verwenden Sie hierfür die zuvor berechneten linearen Meter. Google Sheets bietet dabei nützliche Funktionen wie einen Taschenrechner und die Möglichkeit, Formeln zu verwenden.
Berechnung der Arbeitskosten
Neben den Materialkosten müssen auch die Arbeitskosten in die Kalkulation einbezogen werden. Hierzu trage ich die Stunden für jeden Arbeitsschritt ein, wie z.B. den Rahmenbau, das Verlegen der Dielen und die Montage des Handlaufs. Die Gesamtarbeitskosten werden automatisch berechnet und in der Tabelle angezeigt.
Hinzufügen der Markup-Kosten
Um Ihre Gewinnmarge zu berücksichtigen, können Sie einen Markup-Prozentsatz auf die Materialkosten hinzufügen. Dieser Betrag wird automatisch berechnet und zur Gesamtsumme hinzugefügt. Sie können je nach Ihren individuellen Kalkulationsmethoden einen Markup-Prozentsatz von 10%, 15% oder 20% wählen.
Nutzen von Xero für Buchhaltung und Rechnungsstellung
Nachdem Sie alle Kosten berechnet haben, können Sie zur Buchhaltung und Rechnungsstellung zur Software Xero wechseln. Xero ist eine umfassende Buchhaltungssoftware, mit der Sie Ihre Finanzen verwalten und Rechnungen erstellen können. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass Xero kostenpflichtig ist, insbesondere für kleine Unternehmen.
Vorbereitung des Angebots in Xero
In Xero können Sie Ihr Angebot erstellen, indem Sie alle Informationen eingeben, die Sie zuvor in Google Sheets erfasst haben. Fügen Sie den Gesamtbetrag für das Angebot hinzu und passen Sie gegebenenfalls die Formatierung an. Anschließend können Sie das Angebot als PDF exportieren.
Versenden des Angebots per E-Mail
Sobald das Angebot fertig ist, können Sie es direkt aus Xero per E-Mail versenden. Alternativ können Sie das PDF auch in Gmail importieren und persönliche Anmerkungen und Bilder hinzufügen, um dem Kunden eine visuelle Vorstellung Ihres Vorschlags zu vermitteln. Durch diesen zusätzlichen Schritt können Sie das Interesse des Kunden wecken und einen professionellen Eindruck hinterlassen.
Zusätzliche Tipps für das Angebotsverfahren
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Angaben in der Kostenkalkulation präzise und vollständig sind.
- Berücksichtigen Sie individuelle Kundenwünsche und passen Sie das Angebot entsprechend an.
- Klären Sie im Vorfeld, ob Steuern wie die deutsche Mehrwertsteuer in die Kalkulation einbezogen werden müssen.
- Verwenden Sie klare und verständliche Formulierungen im Angebot, um Fragen und Missverständnisse zu vermeiden.
- Bieten Sie eine klare Trennung zwischen Material- und Arbeitskosten, um dem Kunden eine transparente Übersicht zu bieten.
Zusammenfassung
Die Erstellung und Kalkulation von Angeboten erfordert die richtige Software und ein sorgfältiges Vorgehen. Durch die Verwendung von Google Sheets und Xero können Sie Ihre Material- und Arbeitskosten effizient berechnen und professionelle Angebote erstellen. Beachten Sie dabei individuelle Kundenwünsche und verwenden Sie eine klare und verständliche Sprache. Mit diesen Tipps können Sie Ihr Angebot überzeugend präsentieren und erfolgreich neue Aufträge gewinnen.
🛠️ Pros:
- Kostenlose Verwendung von Google Sheets zur Kalkulation
- Möglichkeit, Angebot direkt aus Xero zu versenden
- Transparente Übersicht über Material- und Arbeitskosten
- Option, Markup-Kosten in die Kalkulation einzubeziehen
⚠️ Cons:
- Kostenpflichtige Nutzung von Xero für Buchhaltung und Rechnungsstellung
- Erfordert grundlegende Kenntnisse in der Bedienung von Software-Tools
Highlights:
- Verwendung von Google Sheets zur effizienten Berechnung von Kosten und Materialien
- Integration von Xero für die Buchhaltung und Rechnungsstellung
- Hinzufügen von Markup-Kosten zur Berücksichtigung der Gewinnmarge
- Versenden von professionellen Angeboten per E-Mail direkt aus Xero oder Gmail
FAQs:
Frage: Kann ich Google Sheets auch offline verwenden?
Antwort: Nein, Google Sheets ist eine cloudbasierte Software und erfordert eine Internetverbindung.
Frage: Welche Vorteile bietet die Verwendung von Xero für Buchhaltung und Rechnungsstellung?
Antwort: Xero ermöglicht eine umfassende Finanzverwaltung und vereinfacht die Rechnungsstellung. Sie können die Software auch zur Buchhaltung nutzen und Ihre Unterlagen übersichtlich organisieren.
Frage: Wie kann ich meine Angebote personalisieren?
Antwort: Sie können Ihr Angebot an die individuellen Wünsche des Kunden anpassen, indem Sie zusätzliche Informationen oder Bilder hinzufügen, um Ihre Vorschläge zu verdeutlichen.
Frage: Gibt es eine alternative kostenlose Buchhaltungssoftware zu Xero?
Antwort: Ja, es gibt auch andere kostenlose Buchhaltungssoftwares wie Wave oder Zoho Books. Diese sind jedoch möglicherweise nicht so umfangreich wie Xero.
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