5 Astuces pour des Conférences Téléphoniques Réussies

Table of Contents:

1. Introduction
2. The Importance of an Agenda
3. Controlling the Timing of the Meeting
4. Controlling Access to the Floor
5. Encouraging Participation of All Members
6. Expressing Gratitude and Wrapping Up
7. Conclusion

👉 Introduction

Dans cette vidéo, je vais vous apprendre comment organiser une conférence téléphonique réussie. En tant que professeur d'université et chercheur, j'ai dirigé plus de 500 conférences téléphoniques au cours de ma carrière. Je vais vous donner quatre ou cinq astuces simples que j'utilise pour rendre ces réunions téléphoniques utiles, productives, cordiales et professionnelles. Suivez ces conseils et vous serez en mesure d'organiser des conférences téléphoniques qui ne seront pas ennuyeuses.

👉 The Importance of an Agenda

L'une des clés pour organiser une conférence téléphonique réussie est d'avoir un ordre du jour clair et de l'envoyer à l'avance. Personne n'aime assister à une réunion sans savoir de quoi il s'agit, s'il doit prendre la parole, ou à quelle heure elle commence, quel est le numéro d'appel, etc. Toutes ces informations doivent figurer sur l'ordre du jour. En envoyant un ordre du jour simple par e-mail 24 heures avant la réunion, vous permettez aux participants de se préparer et de savoir exactement à quoi s'attendre. Cela facilitera la réunion et sera grandement apprécié par tous les participants.

👉 Controlling the Timing of the Meeting

Il est essentiel de respecter les horaires prévus pour la réunion. Bien qu'il soit difficile de commencer exactement à l'heure prévue, vous devez essayer de le faire dans les cinq minutes suivant l'heure prévue. Il est judicieux d'utiliser les cinq premières minutes pour faire l'appel et discuter de sujets informels afin de donner à tout le monde le temps de rejoindre la réunion. De plus, il est important de respecter l'heure de fin prévue. Si vous terminez l'ordre du jour avant l'heure convenue, remerciez les participants et annoncez officiellement la fin de la réunion. Cela permettra à chacun de savoir quand la réunion est terminée et s'il peut quitter l'appel.

👉 Controlling Access to the Floor

Dans une conférence téléphonique, il est nécessaire de contrôler l'accès à la parole. Contrairement à une réunion en face-à-face, il n'y a pas de signaux visuels pour indiquer à chacun quand il est son tour de parler. En tant que responsable de la réunion, il vous incombe donc de donner la parole à chacun. Si plusieurs personnes essaient de parler en même temps, il est important de demander à chaque personne de parler à tour de rôle. Cela garantit que chaque participant a l'occasion de s'exprimer et évite les confusions ou les interruptions.

👉 Encouraging Participation of All Members

Il est de votre responsabilité d'encourager la participation de tous les membres de l'équipe, en particulier ceux qui sont moins prestigieux ou moins enclins à prendre la parole. Il est important de donner à chacun la possibilité de contribuer et de partager son expertise. En identifiant les membres spécifiques de l'équipe et en les encourageant à participer activement, vous favorisez une atmosphère de coopération et maximisez les avantages de la réunion.

👉 Expressing Gratitude and Wrapping Up

À la fin de la réunion, il est essentiel de remercier les participants pour leur temps et leurs contributions. Exprimez votre gratitude de manière généreuse et sincère. Les personnes qui participent à la réunion pourraient utiliser ce temps pour d'autres activités, alors montrez-leur votre reconnaissance. Par ailleurs, n'oubliez pas d'annoncer explicitement la fin de la réunion. Cela permet aux participants de savoir qu'ils peuvent quitter l'appel sans se sentir mal à l'aise ou incertains.

Conclusion

En suivant ces quelques astuces, vous serez en mesure d'organiser des conférences téléphoniques efficaces qui ne seront pas ennuyeuses. Les participants apprécieront le respect des horaires, la clarté de l'ordre du jour, le contrôle de la parole, l'encouragement de la participation et la reconnaissance pour leur contribution. Organisez des réunions téléphoniques de qualité et faites en sorte que les participants se sentent valorisés et engagés dans le processus.

FAQ

Q: Qu'est-ce que je dois inclure dans un ordre du jour pour une réunion téléphonique ? R: Un ordre du jour pour une réunion téléphonique devrait inclure les informations suivantes : le nom de la réunion, le groupe de projet, le numéro de téléphone, le mot de passe ou le numéro de réunion, et une liste des sujets à aborder.

Q: Dois-je envoyer l'ordre du jour avant la réunion ? R: Oui, il est recommandé d'envoyer l'ordre du jour au moins 24 heures avant la réunion. Cela permet aux participants de se préparer et de savoir à quoi s'attendre.

Q: Comment puis-je encourager la participation de tous les membres de l'équipe dans une réunion téléphonique ? R: Vous pouvez encourager la participation de tous les membres de l'équipe en identifiant les membres spécifiques et en les encourageant à prendre la parole. Assurez-vous que chaque personne ait l'occasion de s'exprimer et partagez votre gratitude pour leur contribution.

Q: Que dois-je faire si la réunion se termine avant l'heure prévue ? R: Si vous avez terminé tous les sujets de l'ordre du jour avant l'heure prévue, remerciez les participants et annoncez officiellement la fin de la réunion. Vous pouvez également profiter de ce temps supplémentaire pour discuter de sujets non prévus à l'ordre du jour si les participants le souhaitent.

Q: Comment puis-je annoncer la fin de la réunion de manière claire ? R: Annoncez explicitement la fin de la réunion en remerciant les participants pour leur temps et leurs contributions, puis mentionnez la date de la prochaine réunion. Cela permet aux participants de savoir que la réunion est terminée et qu'ils peuvent quitter l'appel.

Resources

• howcommunicationworks.com