5 Clés pour Animer des Conférences Téléphoniques Efficaces (Qui Ne Sont Pas Terribles) [2018]

Table of Contents:

1. Introduction
2. The Importance of Having an Agenda
3. Controlling the Timing of the Meeting
   • Starting and ending on time
   • Taking the roll
4. Controlling Access to the Floor
   • Managing simultaneous talking
   • Explicitly calling on participants
   • Encouraging participation from all team members
5. Expressing Thanks and Gratitude
   • Recognizing the value of participants' time and contributions
6. Explicitly Announcing the Adjournment
7. Recap of Tips for Effective Phone Conferences
8. Conclusion

Comment Organiser une Conférence Téléphonique Efficace

Les conférences téléphoniques sont devenues indispensables dans le monde professionnel actuel. Cependant, organiser une conférence téléphonique peut être un défi, surtout si vous souhaitez qu'elle se déroule sans accroc. Dans cet article, nous vous présenterons des astuces simples mais efficaces pour mener une conférence téléphonique productive, agréable et surtout efficace.

Introduction

De nos jours, les conférences téléphoniques sont devenues un moyen courant de tenir des réunions à distance. Que vous travailliez en tant que professeur, chercheur ou professionnel, vous pouvez vous retrouver régulièrement à participer ou à organiser des conférences téléphoniques. Dans cet article, nous vous donnerons les outils nécessaires pour organiser une conférence téléphonique réussie, qui ne ressemble pas à une perte de temps.

L'importance d'avoir un ordre du jour

L'un des aspects les plus importants pour garantir une conférence téléphonique réussie est d'avoir un ordre du jour clair et précis. Personne n'aime participer à une réunion sans savoir de quoi il s'agit ou sans savoir s'il devra prendre la parole. C'est pourquoi il est essentiel de fournir un ordre du jour à l'avance. Un ordre du jour simple et concis doit être envoyé aux participants au moins 24 heures avant la réunion. Celui-ci devrait inclure les informations essentielles telles que le nom de la réunion, le groupe de projet, les numéros de téléphone, les mots de passe et bien sûr, les sujets à aborder. En précisant les personnes assignées à prendre la parole sur certains sujets, vous leur donnez une indication claire de leur participation attendue. Un ordre du jour bien préparé permettra aux participants de se familiariser avec les sujets à l'avance et de se préparer en conséquence.

Maitriser le timing de la réunion

Le timing est essentiel pour la réussite d'une conférence téléphonique. Il est important de commencer la réunion à l'heure et de respecter le délai prévu. Cependant, il est courant de ne pas pouvoir commencer exactement à l'heure prévue, car les participants peuvent avoir besoin de quelques minutes pour rejoindre l'appel. Dans ce cas, il est recommandé de prendre les premières minutes pour prendre le rôle des participants et pour échanger des conversations informelles. Cela permet de créer une ambiance conviviale et décontractée. Ensuite, cinq minutes après l'heure de début prévue, il est temps de commencer la réunion officiellement. En fixant une heure de fin précise, vous montrez votre respect envers les participants et leur emploi du temps chargé. En cas de débordement, il est important de libérer les personnes qui doivent partir à l'heure prévue. Cela leur permet de quitter la réunion sans culpabilité et de faire preuve de flexibilité pour ceux qui souhaitent poursuivre.

Maitriser l'accès à la parole

Lors d'une conférence téléphonique, il peut être difficile de déterminer qui doit prendre la parole à quel moment. Contrairement aux réunions en face à face, il n'y a pas de signaux visuels pour indiquer qui peut parler. C'est pourquoi vous, en tant qu'animateur, devez maitriser l'accès à la parole. Lorsque plusieurs personnes ont besoin de parler en même temps, vous devez indiquer l'ordre de prise de parole. Par exemple, vous pouvez dire : "Bob, à toi la parole, ensuite Bill." Il est crucial de créer un environnement où chacun a l'opportunité de s'exprimer sans être interrompu. Vous pouvez également encourager la participation des membres de l'équipe ayant moins de pouvoir ou de prestige. Cela garantit que toutes les voix sont entendues et que l'expertise de chacun est prise en compte.

Exprimer des remerciements et de la gratitude

Il est important de remercier et d'exprimer votre gratitude envers les participants à la fin de la réunion. Leur temps est précieux et ils pourraient être occupés par d'autres tâches. En exprimant votre appréciation, vous valorisez leur contribution à la réunion et vous les encouragez à continuer à participer activement. N'hésitez pas à exprimer des éloges et des remerciements de manière généreuse, car cela ne vous coûte rien et cela peut grandement contribuer à maintenir un esprit d'équipe positif et productif.

Annoncer explicitement la clôture de la réunion

Il est essentiel d'annoncer clairement la fin de la réunion pour éviter toute confusion quant à la poursuite des discussions. Si tous les sujets de l'ordre du jour ont été abordés avant l'heure prévue de fin, vous pouvez simplement déclarer que la réunion est terminée et donner les détails de la prochaine réunion si nécessaire. Cela permet aux participants de savoir qu'ils sont libres de quitter la réunion sans se sentir obligés de rester. Annoncer explicitement la clôture de la réunion vous permet de conclure la réunion de manière claire et professionnelle.

Récapitulatif des astuces pour des conférences téléphoniques efficaces

• Ayez un ordre du jour clair et envoyez-le à l'avance.
• Respectez les horaires prévus en prenant le rôle en début de réunion.
• Gérez l'accès à la parole pour favoriser une participation équitable.
• Exprimez votre gratitude envers les participants.
• Annoncez explicitement la fin de la réunion.

Conclusion

En suivant ces astuces simples, vous pourrez organiser des conférences téléphoniques efficaces qui ne seront pas perçues comme une perte de temps. L'élaboration d'un ordre du jour clair, la gestion du temps, le contrôle de l'accès à la parole et l'expression de votre gratitude envers les participants sont essentiels pour créer un environnement propice à la productivité et à la collaboration. Alors, mettez ces conseils en pratique lors de votre prochaine conférence téléphonique et observez la différence que cela fait.

Ressources :

• howcommunicationworks.com