Gestion des ordres de modification - Système simple pour la gestion des projets de construction

Table of Contents

1. Introduction

2. Qu'est-ce qu'un ordre de modification potentielle ?

3. Importance de la gestion des ordres de modification potentielle

4. Comment fonctionne le système de gestion des ordres de modification potentielle ?

4.1 Ouverture du dossier PCO

4.2 Utilisation du registre des PCO de l'entrepreneur

4.3 Utilisation du registre des PCO des propriétaires

4.4 Utilisation du registre des ordres de modification des sous-traitants

5. Étapes du processus de gestion des PCO

5.1 Création d'un nouvel ordre de modification potentielle

5.2 Remplissage des informations dans le registre des PCO de l'entrepreneur

5.3 Suivi des coûts internes et des coûts du propriétaire

5.4 Utilisation du dossier PCO pour sauvegarder les documents pertinents

6. Préparation d'un ordre de modification

6.1 Utilisation du numéro de PCO pour référence

6.2 Sauvegarde des emails et de la correspondance dans le dossier PCO

6.3 Présentation d'un ordre de modification complet et professionnel

7. Avantages de la mise en place d'un système de gestion des PCO

8. Obtenir l'approbation des ordres de modification

9. Réussites grâce au système de gestion des PCO

10. Conclusion

📋 Qu'est-ce qu'un ordre de modification potentielle ?

Un ordre de modification potentielle (PCO) est un problème ou un changement identifié sur un projet de construction qui pourrait entraîner un ordre de modification. Il peut être causé par une modification de la conception, des travaux supplémentaires demandés par le client, des conditions imprévues sur le chantier ou des lacunes dans la planification. Les PCO servent à suivre et à documenter ces problèmes, même s'ils ne se transforment pas tous en ordres de modification.

Cet article vous guidera à travers le processus de gestion des PCO et vous montrera comment mettre en place un système efficace pour suivre et contrôler chaque changement potentiel sur votre projet.

📚 Importance de la gestion des ordres de modification potentielle

La gestion des ordres de modification potentielle est essentielle pour garantir la bonne exécution d'un projet de construction. En suivant un processus structuré pour gérer les PCO, vous pourrez identifier, évaluer et contrôler chaque changement potentiel, ce qui vous protégera contre les pertes de temps et d'argent. De plus, cela renforcera la confiance de votre client envers votre équipe et votre capacité à gérer les changements efficacement.

🚧 Comment fonctionne le système de gestion des ordres de modification potentielle ?

4.1 Ouverture du dossier PCO

Le système de gestion des PCO commence par l'ouverture d'un dossier PCO. Ce dossier contiendra tous les documents et les informations liés à chaque ordre de modification potentielle. Il est recommandé de créer un dossier distinct pour chaque PCO, en utilisant le même numéro que celui attribué dans le registre des PCO.

4.2 Utilisation du registre des PCO de l'entrepreneur

Le registre des PCO de l'entrepreneur est utilisé pour suivre chaque ordre de modification potentielle ouvert sur le projet. Dans ce registre, vous devrez saisir les informations telles que le numéro de référence, la description, le nom de l'entrepreneur, le statut et les estimations de coûts préliminaires ou réels. Vous aurez également la possibilité de suivre les coûts internes de votre entreprise ainsi que les coûts liés aux propriétaires.

4.3 Utilisation du registre des PCO des propriétaires

Le registre des PCO des propriétaires offre une vue d'ensemble de votre contrat avec le propriétaire et facilite le suivi de chaque ordre de modification potentielle lié au propriétaire. Ce registre fournit un résumé de l'état global des PCO des propriétaires sur le projet et peut être présenté au client pour examen.

4.4 Utilisation du registre des ordres de modification des sous-traitants

Le registre des ordres de modification des sous-traitants est utilisé pour suivre les ordres de modification émis aux sous-traitants. Ce registre permet de voir les montants totaux des contrats des sous-traitants, les ordres de modification approuvés, les dates d'exécution et le montant révisé des contrats.

🏗️ Étapes du processus de gestion des PCO

5.1 Création d'un nouvel ordre de modification potentielle

Lorsque vous rencontrez un problème sur le projet qui pourrait entraîner un ordre de modification, vous devez créer un nouvel ordre de modification potentiel. Vous ouvrirez le registre des PCO de l'entrepreneur et utiliserez le prochain numéro de PCO disponible. Vous devrez ensuite saisir les informations telles que la catégorie, le numéro de référence, la description, le nom de l'entrepreneur et le statut.

5.2 Remplissage des informations dans le registre des PCO de l'entrepreneur

Dans le registre des PCO de l'entrepreneur, vous devrez suivre les coûts internes et les coûts liés aux propriétaires pour chaque PCO. Vous devrez mettre à jour ces informations au fur et à mesure que vous avancez dans le processus de PCO.

5.3 Suivi des coûts internes et des coûts du propriétaire

Dans la section des coûts internes du registre des PCO de l'entrepreneur, vous devrez suivre les coûts reçus de vos sous-traitants ainsi que tout autre coût lié au PCO que votre entreprise engagera. Dans la section des coûts liés au propriétaire, vous devrez suivre les numéros de demande de modification du propriétaire ainsi que les numéros d'ordre de modification émis pour ce PCO.

5.4 Utilisation du dossier PCO pour sauvegarder les documents pertinents

Le dossier PCO est l'endroit où vous sauvegarderez tous les éléments pertinents liés au PCO, tels que les emails, les documents, les plans, les demandes d'information et les prix. Vous pourrez vous y référer facilement et partager les informations avec les parties concernées.

💼 Avantages de la mise en place d'un système de gestion des PCO

La mise en place d'un système de gestion des ordres de modification potentielle présente de nombreux avantages pour votre entreprise. Ce système vous permettra de mieux contrôler les changements, de réduire les pertes de temps et d'argent, d'améliorer la satisfaction de vos clients et de préserver la réputation de votre entreprise.

✅ Obtenir l'approbation des ordres de modification

Une fois que vous avez suivi les étapes du processus de gestion des PCO et recueilli toutes les informations nécessaires, vous pourrez préparer un ordre de modification complet et professionnel. Vous soumettrez cet ordre de modification à l'approbation du client, en utilisant le dossier PCO comme référence pour tous les documents pertinents.

🌟 Réussites grâce au système de gestion des PCO

La mise en place d'un système de gestion des PCO a permis à de nombreuses entreprises de récupérer des milliers de dollars grâce à une meilleure gestion des ordres de modification. Par exemple, une entreprise a réussi à récupérer plus de 350 000 dollars de travaux supplémentaires qui étaient auparavant passés inaperçus. Grâce à un système efficace de PCO, elle a pu compiler ses demandes, suivre tous les coûts et soumettre des ordres de modification professionnels qui ont été approuvés et rémunérés.

🏁 Conclusion

En conclusion, la gestion des ordres de modification potentielle est essentielle pour assurer le succès d'un projet de construction. En suivant un processus structuré et en utilisant un système de gestion des PCO efficace, vous pourrez contrôler chaque changement, prévenir les pertes et renforcer la confiance de vos clients. Mettez en place ce système dès maintenant pour améliorer la gestion de vos projets de construction.

Highlights

• Mise en place d'un système de gestion des ordres de modification potentielle pour les projets de construction.
• Suivi et documentation des changements potentiels sur le projet grâce aux PCO.
• Utilisation de registres spécifiques pour suivre les PCO de l'entrepreneur, les PCO des propriétaires et les ordres de modification des sous-traitants.
• Création d'un dossier PCO pour sauvegarder tous les documents pertinents.
• Avantages de la mise en place d'un système de gestion des PCO, notamment la réduction des pertes et l'amélioration de la satisfaction du client.

FAQ

Q: Qu'est-ce qu'un ordre de modification potentielle ?

R: Un ordre de modification potentielle (PCO) est un problème ou un changement identifié sur un projet de construction qui pourrait entraîner un ordre de modification.

Q: Comment fonctionne le système de gestion des PCO ?

R: Le système de gestion des PCO utilise des registres spécifiques pour suivre les PCO de l'entrepreneur, les PCO des propriétaires et les ordres de modification des sous-traitants. Il permet de créer des dossiers PCO pour sauvegarder les documents pertinents.

Q: Quels sont les avantages de la mise en place d'un système de gestion des PCO ?

R: Les avantages de la mise en place d'un système de gestion des PCO incluent une meilleure maîtrise des changements, la réduction des pertes de temps et d'argent, l'amélioration de la satisfaction des clients et la préservation de la réputation de l'entreprise.