5 ключей для успешных телефонных собраний

Содержание

1. Введение
2. Создание повестки дня и ее отправка заранее
3. Управление временем для собраний
4. Контроль доступа к выступлениям
5. Поощрение участия менее престижных участников команды
6. Выражение благодарности и признательности
7. Явное объявление окончания собрания
8. Выводы
9. Часто задаваемые вопросы (FAQ)

📋 Введение

Приветствую вас! В этом видео я расскажу вам несколько простых приемов, которые помогут вам провести эффективное и продуктивное телефонное собрание. В моей профессиональной деятельности я являюсь профессором колледжа и исследователем, и за время своей карьеры я организовал более 500 таких собраний. Я уверен, что вы сможете воспользоваться этими советами и сделать свои телефонные конференции более полезными, дружелюбными и продуктивными.

🗒️ Создание повестки дня и ее отправка заранее

Первым шагом к проведению успешного телефонного собрания является подготовка простой и понятной повестки дня, которую необходимо отправить участникам заранее. Никто не любит приходить на собрание, не зная о его целях и формате. В повестке дня следует указать название собрания, название группы проекта, номер телефона и пароль для подключения, а также перечень тем, которые будут обсуждаться. Если определенные участники должны выступить по конкретным темам, укажите их имена, чтобы они заранее знали, что им предстоит сделать свой вклад в собрание. Вы можете отправить повестку дня по электронной почте за 24 часа до начала собрания, чтобы участники имели достаточно времени для подготовки.

⌚ Управление временем для собраний

Контроль времени является неотъемлемой частью успешного проведения телефонного собрания. Важно начинать собрание близко к назначенному времени и заканчивать вовремя. Обычно невозможно точно придерживаться установленного времени начала, но вы можете аккуратно потратить первые пять минут, чтобы принять роль и задать некоторые вопросы о текущей ситуации. Не превышайте установленное время для собрания, чтобы участники ощущали, что их время уважается. Если вы закончили все пункты повестки дня раньше намеченного времени, объявите об окончании встречи и предложите участникам остаться, если у них возникли дополнительные вопросы или важные темы для обсуждения.

🎤 Контроль доступа к выступлениям

Телефонные собрания не предоставляют таких сигналов, как встречи вживую, чтобы узнать, когда можно высказываться. Вместо этого лидер собрания должен контролировать порядок выступлений. При необходимости указывайте, кто будет выступать первым, а затем следующим. Если несколько участников начинают разговаривать одновременно, необходимо установить порядок и попросить говорить по очереди. Также важно активно вовлекать в обсуждение менее престижных и молчаливых участников команды, чтобы каждый имел возможность высказаться и внести свой вклад.

💬 Поощрение участия менее престижных участников команды

Заинтересовывать и вовлекать в обсуждение менее престижных участников команды очень важно для получения полного участия в собрании. Это могут быть молодые участники команды или женщины, особенно в мужской доминированной среде. Ваша задача в качестве лидера собрания - убедиться, что каждый участник имеет возможность высказаться и поделиться своим мнением, чтобы команда могла воспользоваться опытом каждого. Активно вызывайте людей к участию и будьте объективны при рассмотрении их предложений и идей.

🙌 Выражение благодарности и признательности

Проявление благодарности и признательности является важным аспектом успешного телефонного собрания. Когда участники тратят свое время и участвуют в собрании, они могли бы делать что-то другое. Поэтому важно выразить им свою благодарность и признательность. Благодарите каждого участника за участие и вклад в проект и собрание. Это ничего не стоит для вас, но подобная признательность поднимает настроение и мотивирует участников быть продуктивными. Выражение признательности - ключевой момент, который заставляет участников хотеть быть частью команды и активно вовлекаться в работу.

📣 Явное объявление окончания собрания

Последним но не менее важным советом является явное объявление окончания собрания. По завершении повестки дня четко заявите, что собрание окончено, и укажите дату следующего собрания, даже если она указана в повестке дня. Это позволит участникам понять, что собрание завершено, и они могут завершить участие. Явное объявление окончания собрания способствует сохранению профессионального отношения и позволяет участникам точно знать, когда они могут прекратить участие.

💡 Выводы

С использованием этих советов вы сможете проводить эффективные телефонные собрания, которые не будут утомлять участников. Ваши собрания будут начинаться и заканчиваться вовремя, участники смогут активно принимать участие, а их вклад будет цениться. Помните, что подготовка, понимание своей роли лидера собрания и умение поддерживать командный дух являются ключевыми компонентами успешного проведения телефонных собраний.

❓ Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Какие основные преимущества проведения телефонных собраний?

   • Телефонные собрания позволяют сократить затраты на путешествия и сэкономить время участников, они удобны для собраний с удаленными участниками и обеспечивают гибкость в планировании времени.

2. Как можно улучшить участие в собраниях менее активных участников?

   • Уделите особое внимание таким участникам, задавайте им вопросы, просите делиться своим мнением и приветствуйте их идеи. Создайте дружественную и поддерживающую атмосферу, чтобы они чувствовали себя комфортно.

3. Каким образом можно эффективно завершать собрания, чтобы не допускать лишних отсрочек?

   • Примените прием "явного объявления окончания собрания", анонсируйте, что собрание окончено и укажите следующую дату проведения. Это позволит участникам ясно понимать, что они могут прекратить участие.

4. Какие инструменты и программное обеспечение можно использовать для проведения телефонных собраний?

   • Существует множество программ и инструментов для проведения телефонных собраний, таких как Skype, Zoom, WebEx и Microsoft Teams. Выберите тот, который наиболее подходит вам и вашей команде.

Это были некоторые из вопросов, которые могут возникнуть при организации телефонных собраний. Если у вас есть еще вопросы, не стесняйтесь обратиться ко мне. Я с радостью помогу вам!

Ресурсы:

• howcommunicationworks.com