5 секретов организации отличных конференц-звонков

Содержание

1. Введение
2. Настройте повестку дня заранее
3. Управляйте временем встречи
4. Контролируйте доступ к слову
5. Поощряйте участие всех членов команды
6. Выражайте благодарность и признательность
7. Заключение
8. Часто задаваемые вопросы

Введение

В этом видео я хотел бы поделиться с вами несколькими простыми хитростями, которые помогут вам проводить продуктивные телефонные конференции. Как профессор колледжа и исследователь, я провел более 500 телефонных конференций и считаю, что участники моих встреч обычно наслаждаются их процессом и считают их продуктивными. В этом видео я поделюсь несколькими советами, которые помогут вам создать полезные, продуктивные, дружеские и профессиональные конференции.

Настройте повестку дня заранее

Первый важный шаг для проведения успешной телефонной конференции - подготовить повестку дня и отправить ее заранее. Никто не хочет приходить на встречу, не зная, о чем речь пойдет, или ожидать, что он должен будет выступить. Повестка дня должна содержать простой план встречи, с указанием темы, списка участников, номера телефона, пароля и других необходимых деталей. Отправьте повестку дня по электронной почте за 24 часа до встречи, чтобы все могли подготовиться. Не забудьте также напомнить о встрече за несколько часов до начала.

Управляйте временем встречи

Важно соблюдать график встречи и не тянуть ее. Обычно невозможно начать телефонную конференцию идеально по времени, но старайтесь начинать как можно ближе к запланированному времени. Как организатор встречи, уделите первые пять минут на проверку списка присутствующих и небольшой разговор, чтобы все успели присоединиться. По истечении пяти минут после официального времени начала, начните встречу. Важно также не превышать запланированное время окончания встречи. Если повестка заранее выполнилась, объявите об окончании встречи и поблагодарите участников.

Контролируйте доступ к слову

Когда дело касается телефонных конференций, участникам сложнее понять, когда они могут выступить. Отсутствие невербальных сигналов делает процесс общения более сложным. Ваша задача - контролировать доступ к слову. Называйте участников по очереди и устанавливайте правило, что разговор ведется только одним человеком в определенный момент. Если кто-то начал говорить одновременно, дайте понять, что каждому будет предоставлено время выступить по очереди. Это позволит каждому участнику проявить себя и повысит качество обсуждения.

Поощряйте участие всех членов команды

Важно, чтобы все члены команды имели возможность высказаться на встрече. Ваша задача - активно поощрять участие менее привилегированных и молодых членов команды. Некоторые люди могут чувствовать себя неуверенно или могут быть подавлены более авторитетными участниками. Ваша задача - дать всем возможность высказаться и внести свой вклад в обсуждение. Это поможет команде использовать все свои навыки и знания для достижения лучших результатов.

Выражайте благодарность и признательность

Важно выражать признательность и благодарность участникам за их время и вклад в проект и конференцию. Люди, участвующие в телефонных конференциях, заняты и могли бы заниматься другими делами. Поблагодарите их за уделенное время и выразите свою благодарность за их вклад. Такие слова признательности поднимут настроение участников и мотивируют их оставаться активными участниками команды.

Заключение

С применением этих советов вы сможете проводить эффективные телефонные конференции, которые не будут вызывать негативных эмоций. Участники будут знать, что встреча начнется и закончится вовремя, что у них будет возможность высказаться, и что их вклад будет оценен. Надеюсь, что эти советы помогут вам улучшить качество ваших телефонных конференций и сделают их более продуктивными и приятными для всех участников.

Часто задаваемые вопросы

Q: Как заранее отправить повестку дня участникам встречи? A: Лучший способ - отправить ее по электронной почте за 24 часа до встречи. В письме указывайте дату, время, номер телефона, пароль и другие необходимые детали.

Q: Что делать, если встреча окончилась раньше запланированного времени? A: Прежде всего, поблагодарите всех участников за их время и вклад. Затем объявите официальную дату следующей встречи.

Q: Как поощрить участие менее привилегированных членов команды? A: Важно активно вызывать этих участников и создавать атмосферу поддержки и вовлеченности. Задавайте им вопросы, просите высказаться и выражайте благодарность за их вклад.

Q: Что делать, если у участников возникают проблемы с подключением к встрече? A: Убедитесь, что все необходимые данные (номер телефона, пароль) указаны в повестке дня и напомните участникам проверить свое подключение заранее. Если все же возникнут проблемы, поделитесь этими данными в начале встречи или дайте возможность участникам сообщить о своих проблемах.