Как правильно документировать расследования на рабочем месте

Как правильно документировать расследования на рабочем месте

Содержание:

1. Введение
2. Значение документации в расследовании
3. Лучшие практики при документировании расследования 3.1. Политики и процедуры 3.2. Учебник для сотрудников 3.3. Формы жалобы и показаний свидетелей 3.4. Чеклисты для расследования
4. Ведение подробных заметок во время интервью
5. Подготовка отчета и формы жалобы
6. Процесс внутреннего расследования

Введение

Расследование инцидентов и жалоб на рабочем месте является неотъемлемой частью процесса управления персоналом. Критическим аспектом расследования является его документирование. В этой статье мы рассмотрим значимость документации при проведении расследования, а также лучшие практики и конкретные формы, которые можно использовать для эффективного ведения документации.

Значение документации в расследовании

Документация играет решающую роль в подтверждении законности, объективности и полноты проведенного расследования. Отсутствие надлежащей документации может значительно снизить эффективность расследования и быть следствием непрофессионализма. Документация является не только свидетельством проведенного расследования, но и мощной защитой при возможном судебном разбирательстве или проверке со стороны государственных органов.

Лучшие практики при документировании расследования

3.1. Политики и процедуры

Перед началом расследования необходимо убедиться, что у компании есть четко описанные и распространенные политики и процедуры. Убедитесь, что у сотрудников есть возможность ознакомиться с политикой по жалобам в руководстве, а также контактную информацию главного специалиста по персоналу. Это обеспечит прозрачность процесса расследования и означает, что сотрудники знают, как и к кому обращаться в случае возникновения жалобы.

3.2. Учебник для сотрудников

Рекомендуется включить политики по предотвращению дискриминации, увольнению за ответные меры и предотвращению домогательств в учебник для сотрудников. В нем также следует указать запрещенные виды поведения и описать процедуру для подачи и рассмотрения жалоб. Распространение такого учебника среди сотрудников поможет им быть информированными и способствует эффективному расследованию при возникновении жалобы.

3.3. Формы жалобы и показаний свидетелей

Важно иметь определенные формы, которые сотрудники могут заполнить при подаче жалобы. Это обеспечит структуру и однородность информации, а также позволит дальнейшее детальное расследование. Также рекомендуется предусмотреть форму для показаний свидетелей, которую можно использовать, если свидетель отказывается давать устный показания. Формы жалобы и показаний свидетелей должны быть доступны и готовы к использованию в любой момент.

3.4. Чеклисты для расследования

Важной составляющей эффективного расследования является использование чеклистов. Чеклист поможет вам сохранять структуру и следить за необходимыми шагами во время расследования. Это может включать список свидетелей, план работы и документацию, которую необходимо проверить. Чеклист является неотъемлемой частью документации и помогает держать расследование в упорядоченном состоянии.

Ведение подробных заметок во время интервью

Важным аспектом расследования является подробное ведение заметок во время интервью. Помните о необходимости сохранять объективность и записывайте все важные детали, показания и ответы на вопросы. Подробные заметки помогут вам в дальнейшем составлении отчета и представлении фактов. Убедитесь, что заметки хранятся в безопасном месте и доступны только уполномоченным лицам.

Подготовка отчета и формы жалобы

После завершения расследования необходимо составить отчет, в котором будут содержаться все существенные факты, результаты и выводы. Отчет должен быть структурированным и содержать информацию о процессе расследования, пришедших к выводу и принятых мерах. Также важно заполнить форму жалобы с учетом всех поданных материалов и результатов расследования.

Процесс внутреннего расследования

Хорошо организованный процесс внутреннего расследования является важным шагом для поддержания честной и безопасной рабочей среды. Создание прозрачной системы расследования и эффективной документации поможет предотвратить нежелательное поведение и обеспечить соблюдение корпоративных политик и процедур.

После рассмотрения лучших практик при документировании расследований, вы должны быть готовы применить эти принципы и формы в своей организации для обеспечения эффективного и законного процесса расследования.

FAQ

1. В каких случаях требуется расследование жалоб на рабочем месте?
2. Какие документы следует сохранять во время расследования?
3. Какова роль политик и процедур в расследовании?
4. Какие формы нужны для эффективного расследования?
5. Каким образом следует вести заметки во время интервью?
6. Какие шаги предпринимаются после завершения расследования?

Ресурсы:

• Ссылка на чеклист EEOC