Как использовать плагин Citrix ShareFile для Outlook

Table of Contents

1. Введение
2. Что такое плагин Citrix ShareFile для Outlook?
3. Особенности плагина Citrix ShareFile для Outlook
4. Установка плагина Citrix ShareFile для Outlook
5. Как использовать плагин Citrix ShareFile для Outlook
   • 5.1 Включение шифрования электронной почты
   • 5.2 Отправка зашифрованного сообщения
   • 5.3 Получение и чтение зашифрованного сообщения
   • 5.4 Запрос файлов от получателя
   • 5.5 Отправка больших файлов через ShareFile
6. Параметры безопасности по умолчанию плагина Citrix ShareFile для Outlook
7. Информация о сроке действия файлов и ссылок
8. Конвертация вложений в ссылки ShareFile
9. Преимущества использования плагина Citrix ShareFile для Outlook
10. Недостатки плагина Citrix ShareFile для Outlook
11. Заключение

Введение

В настоящее время обмен конфиденциальной информацией при помощи электронной почты играет важную роль в многих организациях. Однако, без правильных механизмов шифрования, риск утечки данных повышается. В этой статье мы рассмотрим плагин Citrix ShareFile для Outlook, который обеспечивает безопасное шифрование электронной почты и обмен файлами.

Что такое плагин Citrix ShareFile для Outlook?

Плагин Citrix ShareFile для Outlook — это инструмент, разработанный для обеспечения безопасности и удобного обмена файлами через электронную почту. Он интегрируется с Outlook и позволяет пользователям шифровать электронные сообщения, а также отправлять и получать файлы через платформу ShareFile.

Особенности плагина Citrix ShareFile для Outlook

Плагин Citrix ShareFile для Outlook предлагает ряд полезных функций, которые обеспечивают безопасность при обмене информацией. Вот некоторые из них:

• Шифрование электронной почты: Плагин позволяет шифровать электронные сообщения, чтобы предотвратить несанкционированный доступ к конфиденциальной информации.
• Отправка больших файлов: Плагин ShareFile позволяет отправлять большие файлы, обходя ограничения электронной почты, и предоставляет ссылку для загрузки файлов получателем.
• Уведомления о прочтении: Вы получаете уведомления о том, когда получатель прочитал ваше зашифрованное сообщение.
• Срок действия файлов и ссылок: Файлы и ссылки, отправленные через ShareFile, имеют определенный срок действия, чтобы предотвратить доступ к ним после истечения времени.
• Конвертация вложений в ссылки ShareFile: Плагин автоматически конвертирует вложения в ссылки ShareFile, чтобы облегчить отправку больших файлов.

Установка плагина Citrix ShareFile для Outlook

Чтобы установить плагин Citrix ShareFile для Outlook, выполните следующие шаги:

1. Перейдите на официальный сайт Citrix ShareFile.
2. Загрузите плагин для Outlook с помощью предоставленной ссылки.
3. Последуйте инструкциям по установке плагина.
4. После установки, перезапустите Outlook, чтобы активировать плагин.

Как использовать плагин Citrix ShareFile для Outlook

Чтобы использовать плагин Citrix ShareFile для Outlook и обеспечить безопасную передачу файлов и шифрование электронной почты, следуйте указанным ниже шагам.

Включение шифрования электронной почты

Для включения шифрования электронной почты выполните следующие действия:

1. Откройте новое окно электронной почты в Outlook.
2. На панели инструментов найдите кнопку "Encrypt" в верхнем левом углу.
3. Нажмите на кнопку "Encrypt" для включения шифрования.
4. Теперь все содержимое электронного письма будет зашифровано перед отправкой.

Отправка зашифрованного сообщения

Чтобы отправить зашифрованное сообщение, выполните следующие шаги:

1. Адресуйте электронное письмо как обычно.
2. Укажите конфиденциальную информацию и прикрепите файлы, если необходимо.
3. Нажмите кнопку "Send Secure" для отправки зашифрованного сообщения.
4. Получатель получит зашифрованное сообщение и ссылку для входа на платформу ShareFile с целью чтения сообщения.

Получение и чтение зашифрованного сообщения

Получатель зашифрованного сообщения должен выполнить следующие действия:

1. Получатель открывает электронное письмо со ссылкой на зашифрованное сообщение.
2. Кликая на ссылку, получатель будет перенаправлен на страницу ShareFile для аутентификации.
3. После успешной аутентификации получатель сможет прочитать зашифрованное сообщение и при необходимости ответить на него или прикрепить файлы.

Запрос файлов от получателя

Вы можете запросить файлы от получателя, выполнив следующие действия:

1. Откройте окно электронной почты в Outlook.
2. Нажмите на кнопку "Request Files".
3. Скопируйте ссылку и вставьте ее в сообщение, чтобы получатель мог загрузить файлы на платформу ShareFile.

Отправка больших файлов через ShareFile

Чтобы отправить большие файлы через ShareFile, выполните следующие шаги:

1. Добавьте вложенные файлы, либо выбрав их с компьютера, либо из онлайн-хранилища ShareFile.
2. Если автоматическая конвертация в ссылки не включена, нажмите кнопку "Convert Attachments" для конвертации вложений в ссылки ShareFile.
3. Нажмите кнопку "Send Secure" для отправки сообщения с файлами через ShareFile.

Параметры безопасности по умолчанию плагина Citrix ShareFile для Outlook

Плагин Citrix ShareFile для Outlook имеет ряд параметров безопасности, которые требуется знать. Вот некоторые из них:

• Уведомления о прочтении: Плагин уведомляет о прочтении зашифрованного сообщения.
• Период действия файлов и ссылок: Файлы и ссылки, отправленные через ShareFile, автоматически истекают через шесть месяцев. Вы можете изменить этот срок по своему усмотрению.
• Параметры безопасности: Плагин предлагает варианты безопасности, включая требование входа для прочтения сообщений и возможность подписи получателя.

Информация о сроке действия файлов и ссылок

По умолчанию файлы и ссылки, отправленные через плагин Citrix ShareFile для Outlook, имеют срок действия в шесть месяцев. Это означает, что после шести месяцев получатель не сможет получить доступ к файлам или ссылкам. Однако, вы можете изменить этот срок в настройках безопасности, если требуется.

Конвертация вложений в ссылки ShareFile

Плагин Citrix ShareFile для Outlook предоставляет функцию автоматической конвертации вложенных файлов в ссылки ShareFile. Это полезно при отправке больших файлов, так как ссылка ShareFile обходит ограничения электронной почты, позволяя получателю загружать файлы через платформу ShareFile.

Преимущества использования плагина Citrix ShareFile для Outlook

• Обеспечение безопасной передачи информации и защиты конфиденциальных данных.
• Возможность отправки больших файлов, обходя ограничения электронной почты.
• Уведомления о прочтении зашифрованного сообщения.
• Простое в использовании и интуитивно понятный интерфейс плагина.

Недостатки плагина Citrix ShareFile для Outlook

• Необходимость регистрации получателя на платформе ShareFile для просмотра и отправки файлов.
• Ограничение периода действия файлов и ссылок по умолчанию (6 месяцев).
• Необходимость наличия подключения к Интернету для работы с плагином.

Заключение

Плагин Citrix ShareFile для Outlook предоставляет удобный и безопасный способ обмена файлами и шифрования электронной почты. Он обладает рядом полезных функций, таких как шифрование сообщений, отправка больших файлов и уведомления о прочтении. Несмотря на некоторые ограничения, плагин Citrix ShareFile для Outlook является надежным инструментом для организаций, которым важна безопасность при обмене информацией.

FAQ

Q: Могу ли я использовать плагин Citrix ShareFile для Outlook для отправки файлов любого размера? A: Да, вы можете использовать плагин Citrix ShareFile для Outlook для отправки файлов любого размера, так как он обходит ограничения электронной почты путем предоставления ссылки на файл.

Q: Можно ли изменить срок действия файлов и ссылок, отправленных через плагин Citrix ShareFile для Outlook? A: Да, вы можете изменить срок действия файлов и ссылок по своему усмотрению в настройках безопасности плагина.

Q: Необходимо ли получателю зарегистрироваться на платформе ShareFile для просмотра и отправки файлов? A: Да, получателю требуется зарегистрироваться на платформе ShareFile, чтобы получить доступ к зашифрованному сообщению и отправить файлы в ответ.

Q: Могу ли я использовать плагин Citrix ShareFile для Outlook без подключения к Интернету? A: Нет, для работы с плагином Citrix ShareFile для Outlook необходимо подключение к Интернету, так как он использует платформу ShareFile для передачи файлов и уведомлений."""