Управление изменениями заказа - Простая система управления проектами

Управление изменениями заказа - Простая система управления проектами

Table of Contents:

1. Введение
2. Что такое система PCO и зачем она нужна
3. Структура системы PCO
   • 3.1 Папки внутри папки PCO
   • 3.2 Книга учёта генподрядчика (Contractor PCO Log)
   • 3.3 Книга учёта заказчика (Owner PCO Log)
   • 3.4 Журнал изменений подрядчиков (Subcontractor Change Order Log)
4. Процесс создания потенциального изменения заказа (PCO)
   • 4.1 Создание и заполнение лога генподрядчика (Contractor PCO Log)
   • 4.2 Отслеживание статуса изменения заказа
   • 4.3 Учёт затрат подрядчика
   • 4.4 Учёт затрат заказчика
5. Создание папки PCO и хранение документов
6. Преимущества использования системы PCO
7. Как подготовить и создать изменение заказа
8. Кейс-студи: увеличение прибыли с помощью системы PCO
9. Заключение
10. Ресурсы

🛠️ Введение

В этом руководстве мы рассмотрим систему управления потенциальными изменениями на проекте, известную как PCO (Potential Change Order). PCO позволяет контролировать и отслеживать все возможные изменения, которые могут возникнуть на вашем проекте. В данной статье мы рассмотрим эту систему шаг за шагом и покажем, как она может помочь вам сократить риски, управлять бюджетом и повысить доверие вашего клиента к вашей команде.

🏗️ Что такое система PCO и зачем она нужна

Система PCO - это инструмент, который позволяет эффективно управлять и контролировать потенциальные изменения на проекте, связанные с изменениями в дизайне, дополнительной работой, непредвиденными условиями на строительной площадке и другими факторами. Эта система позволяет отслеживать каждое изменение, защищая вас от потери времени и денег, а также повышая доверие клиента к вашей команде.

📁 Структура системы PCO

Для эффективного управления потенциальными изменениями в системе PCO предусмотрены различные элементы:

3.1 Папки внутри папки PCO

PCO система предполагает создание отдельных папок для каждого потенциального изменения заказа. Внутри папки PCO могут быть созданы подпапки согласно номеру PCO.

3.2 Книга учёта генподрядчика (Contractor PCO Log)

Книга учёта генподрядчика используется для отслеживания всех PCO, которые вы открыли на вашем проекте. В этой книге вы будете вводить информацию о каждом PCO, включая связанные затраты.

3.3 Книга учёта заказчика (Owner PCO Log)

Книга учета заказчика используется для отслеживания всех PCO, связанных с заказчиком. Она содержит обзор контракта с заказчиком и помогает отслеживать каждое изменение заказа, а также предоставлять сводку со статусом.

3.4 Журнал изменений подрядчиков (Subcontractor Change Order Log)

Журнал изменений подрядчиков используется для отслеживания изменений, связанных с подрядчиками. Он позволяет видеть общую стоимость контракта с подрядчиками, утвержденные изменения, даты выполнения работ и обновленную стоимость контракта.

📝 Процесс создания потенциального изменения заказа (PCO)

Когда вы сталкиваетесь с проблемой на проекте, которая может привести к изменению заказа, вам необходимо создать новый PCO. Откройте лог генподрядчика и используйте следующий доступный номер PCO, затем заполните информацию о категории, ссылке, описании, подрядчике и оценочной стоимости. После этого вы сможете отслеживать каждое изменение, связанное с этим PCO.

4.1 Создание и заполнение лога генподрядчика (Contractor PCO Log)

В логе генподрядчика вы будете отслеживать каждое потенциальное изменение заказа на вашем проекте. Введите информацию для каждого созданного PCO, включая связанные затраты и статус изменения заказа.

4.2 Отслеживание статуса изменения заказа

Статус изменения заказа может быть установлен на "открыто", "закрыто", "приостановлено" или "утверждено". Используйте соответствующий статус, чтобы отслеживать прогресс каждого изменения заказа.

4.3 Учёт затрат подрядчика

Вносите затраты, связанные с каждым изменением заказа, как только они поступают. Обновляйте информацию о затратах по мере продвижения процесса PCO.

4.4 Учёт затрат заказчика

Отслеживайте затраты заказчика, связанные с каждым изменением заказа. Введите информацию о затратах заказчика и номерах изменений заказа, чтобы иметь возможность предоставить сводку клиенту для просмотра.

📂 Создание папки PCO и хранение документов

После создания PCO в логе вы можете создать соответствующую папку PCO. Внутри этой папки вы будете хранить все документы, связанные с PCO, такие как электронные письма, документы, планы, запросы на получение информации и т.д.

✅ Преимущества использования системы PCO

Использование системы PCO имеет множество преимуществ, включая сокращение рисков, улучшенное управление бюджетом, повышенное доверие клиента и возможность быстрого получения и утверждения изменений заказа.

📝 Как подготовить и создать изменение заказа

Следуя процессу PCO, вы сможете подготовить и создать изменение заказа всего за несколько минут. Это очень просто и эффективно, а система PCO поможет вам получить одобрение изменений заказа и выполнить их вовремя.

🔍 Кейс-студи: увеличение прибыли с помощью системы PCO

Рассмотрим пример компании, которая смогла сократить потери и увеличить прибыль благодаря эффективной системе PCO.

🔚 Заключение

Система управления потенциальными изменениями PCO является неотъемлемой частью эффективного управления проектом. Она позволяет контролировать и отслеживать все потенциальные изменения, улучшает коммуникацию с клиентом и повышает доверие к вашей команде.

🔗 Ресурсы

• Ссылка 1
• Ссылка 2