Как провести ночной аудит в отеле: пошаговая инструкция

Содержание

1. Введение
2. Что такое ночной аудит в отеле
3. Значение ночного аудита
4. Шаги процесса ночного аудита
   • 4.1 Проверка бронирования
   • 4.2 Управление отменами и неприбытиями
   • 4.3 Проверка назначенных бронирований
   • 4.4 Проверка тарифов на номера
   • 4.5 Проверка дополнительных расходов
   • 4.6 Проверка платежей
   • 4.7 Проверка гостей, ожидающих выезда
   • 4.8 Проверка гостей с задолженностями
   • 4.9 Постоянные включения
   • 4.10 Постоянные дополнительные расходы
   • 4.11 Редактирование прошлых транзакций
   • 4.12 Переход к новому рабочему дню
5. Заключение

🏨 Ночной аудит в отеле: Контроль операций и транзакций

Введение: Ночной аудит является обязательным процессом для отелей, поскольку он полностью контролирует финансовые операции за день. Он осуществляет проверку всех расхождений в бронированиях, размещает дополнительные расходы, генерирует счета и обновляет статус уборки номеров. Кроме того, в ходе ночного аудита происходит смена рабочей даты и подводятся итоги операций и собранных средств за день с помощью отчетов о ночном аудите.

Что такое ночной аудит в отеле

Ночной аудит в отеле - это процесс, осуществляемый в конце рабочего дня, с целью контроля и подведения итогов всех операций, происходящих в отеле за день. Он включает проверку бронирований, размещение дополнительных расходов, обработку платежей и подготовку отчетов о ночном аудите. Ночной аудит не только обеспечивает точность финансовых данных, но и помогает отслеживать производительность отеля и выявлять потенциальные проблемы.

Значение ночного аудита

Ночной аудит имеет важное значение для работы отеля, поскольку он обеспечивает контроль и точность финансовых операций. Он позволяет отслеживать бронирования, идентифицировать расхождения и своевременно реагировать на них, а также генерировать отчеты о сделках и приходах за день. Ночной аудит также помогает в поддержании высокого уровня обслуживания гостей, обеспечивает прозрачность и надежность ведения бизнеса и помогает в принятии решений по улучшению эффективности работы отеля.

Шаги процесса ночного аудита

📑 Шаг 1: Проверка бронирования

Первым шагом в процессе ночного аудита является проверка бронирования. В этом шаге проверяются бронирования, которые должны были быть заселены в этот день, но в системе не отмечены как заселенные. Возможные причины могут быть отмена бронирования гостем или ошибочное незаселение в системе. Пользователь должен отменить бронирование или отметить его как незаселенное, чтобы продолжить процесс.

🚫 Шаг 2: Управление отменами и неприбытиями

Этот шаг предназначен для управления отменами бронирований и случаями, когда гости не явились. Если бронирование отменено или гость не пришел, то пользователь должен отменить или отметить его как незаселенное. Это позволит системе продолжить процесс.

🔒 Шаг 3: Проверка назначенных бронирований

В этом шаге показаны бронирования, к которым уже назначены номера. Здесь пользователь должен проверить, что все назначенные бронирования корректны. Если есть расхождения или ошибка в тарифах, их можно исправить в этой стадии.

💲 Шаг 4: Проверка тарифов на номера

В этом шаге показываются детали тарифов, применяемых к номерам. Здесь пользователь может сравнить тарифы, предлагаемые гостям, с фиксированными системой. Если есть расхождения, они могут быть скорректированы пользователем.

🧾 Шаг 5: Проверка дополнительных расходов

В этом шаге показываются детали дополнительных расходов, связанных с номерами. Пользователь может проверить, что все дополнительные расходы правильно проставлены и при необходимости добавить недостающие расходы.

💰 Шаг 6: Проверка платежей

В этом шаге показаны детали платежей, полученных и произведенных отелем. Пользователь может проверить, что все платежи в системе правильно отражены и скорректировать их при необходимости.

🚪 Шаг 7: Проверка гостей, ожидающих выезда

Здесь показан список гостей, которым предстоит выселиться, но до сих пор этого не сделали. Если гость уже выехал, пользователь должен отметить его как выселенного. При наличии задолженности гостя ночной аудит должен быть закрыт, и выезд должен быть завершен.

📅 Шаг 8: Проверка гостей с задолженностями

В этом шаге показан список гостей, которые должны были выселиться, но не заплатили за проживание. Если гость все еще находится в отеле, пользователь должен выставить счет для оплаты или провести аванс.

📌 Шаг 9: Постоянные включения

Здесь показаны постоянные включения, которые автоматически применяются к счетам при назначении номера. Если на счете присутствуют постоянные включения, пользователь может добавить их в процессе ночного аудита.

➕ Шаг 10: Постоянные дополнительные расходы

В этом шаге пользователь может добавить дополнительные расходы к номеру в процессе ночного аудита. Если какие-либо расходы были пропущены, их можно добавить в этой стадии.

📅 Шаг 11: Редактирование прошлых транзакций

Этот шаг позволяет пользователю редактировать прошлые транзакции, такие как изменение тарифов на прошлые даты или редактирование записей. Однако, доступ к этому шагу может быть ограничен определенными пользователями.

⏭️ Шаг 12: Переход к новому рабочему дню

В этом последнем шаге происходит переход к новому рабочему дню. Пользователь должен выбрать следующую дату рабочего дня, чтобы завершить процесс ночного аудита. После этого пользователь будет автоматически выведен из системы.

Вывод

Ночной аудит является неотъемлемой частью работы в гостиничном бизнесе. Он обеспечивает контроль и точность финансовых операций, дает возможность своевременно реагировать на расхождения и гарантирует высокий уровень обслуживания гостей. Шаги ночного аудита включают проверку бронирований, назначенных бронирований, тарифов, дополнительных расходов, платежей и выездов гостей. Все эти шаги позволяют гарантировать эффективность работы отеля и предоставление высококачественного сервиса своим гостям.

Ссылка на видео