Ночная аудиторская проверка в гостинице: полное руководство

Содержание:

1. Введение
2. Ночная аудиторская проверка
   • Значение ночной аудиторской проверки
   • Отмена бронирования
   • Отметка "Нет приезда"
   • Подтверждение заезда
   • Аннулирование бронирования
   • Проверка тарифов на номера
   • Проверка дополнительных расходов
   • Проверка платежей
   • Завершение однодневной работы и процесс размещения
   • Отметка "Выезд"
   • Отметка "Выезд - Исключение"
   • Учет включительных услуг
   • Дополнительные расходы
3. Процесс завершения ночной аудиторской проверки
   • Список комнат с планами питания
   • Заморозка данных
   • Смена рабочей даты
4. Ночной аудиторский отчет
5. Заключение

Статья

Введение

🔍 В каждой гостинице ночная аудиторская проверка является обязательной, поскольку она полностью контролирует все операции за день. Она проверяет все расхождения в бронированиях, проводит оплату и генерирует квитанции, обновляет состояние уборки и закрывает кассовые аппараты. Также происходит смена даты, и текущее состояние переходит на следующий день.

Ночная аудиторская проверка

Значение ночной аудиторской проверки

🔍 Ночная аудиторская проверка в гостинице - это важный процесс, который позволяет контролировать финансовые операции за день. Она гарантирует точность бронирований, обеспечивает корректное выставление счетов и контролирует статус уборки. Благодаря ночной аудиторской проверке можно получить сводный отчет о проведенных операциях и собранных средствах за день.

Отмена бронирования

🔍 Если гость отменяет бронирование, администратор должен отменить его в системе. Это позволяет избежать ошибок в учете и предоставить корректную информацию о доступных номерах.

Отметка "Нет приезда"

🔍 Когда гость не прибывает в гостиницу в соответствии с бронированием, необходимо сделать отметку "Нет приезда" в системе. Это позволяет освободить зарезервированный номер и предоставить его другим гостям.

Подтверждение заезда

🔍 Если гость физически зарегистрировался, но администратор забыл это отметить в системе, он должен завершить процесс ночной аудиторской проверки и затем провести регистрацию гостя. Посмотрите видеоуроки о том, как назначить комнату для бронирования и как зарегистрировать гостя через резервацию.

Аннулирование бронирования

🔍 Иногда возникают ситуации, когда бронирование ошибочно попадает в систему или пользователь создает дубликат бронирования. В таких случаях необходимо аннулировать бронирование в системе. После выбора бронирования следует выбрать опцию "Аннулировать", чтобы успешно отменить бронирование.

Проверка тарифов на номера

🔍 В столбце "RAC-тариф" отображается предопределенный тариф в системе, а рядом с ним отображается тариф, предлагаемый гостям. Эти данные можно также распечатать. Аудитор может проверить предлагаемые тарифы на номера и, в случае отклонений, внести соответствующие изменения в тарифы.

Проверка дополнительных расходов

🔍 В этом шаге отображаются детали дополнительных расходов, взимаемых за номер. Ночной аудитор может проверить соответствие этих расходов физическим квитанциям и, если что-то пропущено, добавить дополнительные расходы во время ночной аудиторской проверки. Также можно распечатать эти детали.

Проверка платежей

🔍 В этом шаге отображаются детали полученных или произведенных платежей гостиницей. Отрицательное значение указывает на платеж, произведенный гостиницей. Администратор может проверить все платежные операции ресторанного департамента.

Завершение однодневной работы и процесс размещения

🔍 В этом шаге отображается список гостей, которые должны выписаться, но еще этого не сделали. Если гость уже выписался физически, то администратор должен выбрать опцию "Выписка", чтобы произвести выписку гостя. Если у гостя есть задолженность, то процесс ночной аудиторской проверки должен быть завершен, и затем проведен процесс выезда из соответствующего номера. Если гость продлил свое пребывание, следует выбрать опцию "Поставить тариф" и дата выезда будет автоматически изменена на следующий день.

Отметка "Выезд - Исключение"

🔍 В этом шаге отображается список гостей, которые должны выписаться, но еще не выписались. Если гость по-прежнему находится в гостинице, а его тариф за номер еще не был учтен за этот день, аудитор должен выбрать опцию "Поставить тариф" и дата выезда будет автоматически установлена на следующий день. Если дата выезда не является следующим днем, требуется изменить пребывание, следуя указанным в предыдущем шаге инструкциям.

Учет включительных услуг

🔍 Выборочные услуги могут быть автоматически учтены на счете гостя во время ночной аудиторской проверки. При наличии учетных услуг в системе их можно провести в этом шаге.

Дополнительные расходы

🔍 В этом шаге пользователь может добавить дополнительные расходы на номер во время ночной аудиторской проверки. Если какие-либо дополнительные расходы не указаны, их можно добавить, выбрав комнату, дополнительный расход и нажав "Применить".

Процесс завершения ночной аудиторской проверки

Список комнат с планами питания

🔍 В этом разделе отображается список всех комнат, к которым выбраны планы питания. Во время ночной аудиторской проверки необходимо провести все оплаты. Если здесь нет данных, можно переходить к следующему шагу.

Заморозка данных

🔍 Заморозка данных позволяет сохранить информацию до текущего дня. Это предотвращает внесение изменений в прошлые даты и редактирование транзакций, которые могут привести к лишним расходам. После выполнения заморозки данных доступ к изменению данных будет ограничен.

Смена рабочей даты

🔍 Выбрав следующую рабочую дату, можно завершить ночную аудиторскую проверку успешно. Процесс завершения ночной аудиторской проверки приведет к выходу пользователя из системы, и необходимо заново авторизоваться.

Ночной аудиторский отчет

🔍 После завершения ночной аудиторской проверки можно просмотреть сводный отчет, который показывает все события, произошедшие за день. Отчет включает данные о заездах и выездах гостей, продажах в ресторане и суммарные данные об оплате.

Заключение

📑 В данной статье мы рассмотрели процесс ночной аудиторской проверки в гостинице. Ночная аудиторская проверка является важной частью работы гостиничного бизнеса, поскольку она обеспечивает точность финансовых операций и гарантирует надлежащий контроль над состоянием номеров и оплатой. Выполняя ночную аудиторскую проверку, гостиницы могут быть уверены в своей финансовой стабильности и предоставлении качественного обслуживания своим гостям.

FAQ

Q: Что происходит, если гость не приехал в соответствии с бронированием?

A: Если гость не прибывает в гостиницу, необходимо отметить его бронирование как "Нет приезда" в системе.

Q: Как я могу отменить бронирование в системе?

A: Чтобы отменить бронирование, выберите соответствующее бронирование и выберите опцию "Аннулировать".

Q: Что делать, если тариф на номер указан неверно?

A: В случае некорректного указания тарифа на номер, аудитор может внести изменения в тариф из соответствующей транзакции.

Q: Где я могу найти отчет о ночной аудиторской проверке?

A: Отчет о ночной аудиторской проверке можно просмотреть после завершения процесса. Он показывает сводную информацию о проведенных операциях.

Q: Могу ли я внести изменения в прошлые даты во время ночной аудиторской проверки?

A: Нет, после выполнения заморозки данных изменение прошлых дат не доступно. Заморозка данных предназначена для предотвращения ошибок и манипуляции с предыдущими транзакциями.

Ресурсы

• Видеоуроки о ночной аудиторской проверке: [URL]