工程變更訂單管理 - 簡易專案系統

目錄

1. 介紹
2. 建立 PCO 資料夾
3. PCO 工作表
4. 承包商 PCO 紀錄
5. 委外承包商改變訂單紀錄
6. 主人改變訂單紀錄
7. 設定 PCO 狀態
8. 花費追蹤
9. PCO 資料夾儲存相關文件
10. 準備變更訂單的流程

📋 介紹

歡迎來到 PCO（潛在變更訂單）教學。在這裡，我們將深入介紹在項目中管理潛在變更訂單的快速、逐步過程。讓我們先簡要概述一下潛在變更訂單的定義。潛在變更訂單是指項目中可能導致變更訂單的任何問題，這可能是由於設計變更、客戶要求的增加工作、工地上無法預料的情況，甚至是在自己的分包商中存在的範疇差異或重複工作。無論問題的原因是什麼，都可以使用潛在變更訂單來追蹤。即使問題沒有導致變更訂單，PCO 系統仍然用於追蹤問題並將其保留在一個中央位置以供參考。這個過程對於管理和控制項目中的每個潛在變更都至關重要。

📋 建立 PCO 資料夾

首先，讓我們打開 PCO 資料夾。PCO 資料夾中包含按每個 PCO 編號分開的資料夾。你可以根據項目需要創建任意多個這樣的資料夾。PCO 資料夾還包含一個 PCO 工作簿，該工作簿可以用來追蹤項目中的每個潛在變更訂單。

在 PCO 工作簿中，第一個選項卡是「承包商 PCO 紀錄」，該紀錄用於追蹤在項目上開啟的每個 PCO。你需要輸入你開啟的每個 PCO 的相關資訊，並追蹤與每個 PCO 相關的各種成本，包括內部公司成本和業主成本。這是你用來處理每個變更的細節的紀錄。第二個選項卡是「主人 PCO 紀錄」，該紀錄用於追蹤與業主相關的所有 PCO。該紀錄包含業主合同的概述，並幫助你以總結的形式追蹤項目上的每個業主 PCO 的進度，同時也可將此總結提供給客戶進行審查。這是向客戶呈現的整體 PCO 概觀的紀錄。第三個選項卡是「委外承包商改變訂單紀錄」，該紀錄將用於追蹤發布給每個委外承包商的變更訂單。該紀錄允許你查看委外承包商的總合同金額，以及他們批准的變更訂單執行日期和更新的合同金額。

📋 PCO 系統的設定

當你在項目上遇到可能導致變更訂單的任何問題時，你需要創建一個新的潛在變更訂單（PCO）。在 PCO 紀錄中打開下一個可用的 PCO 編號，然後輸入類別、參考編號、描述、承包商名稱和任何已有的或實際成本估算。類別可以是業主要求、設計不一致、範疇差異或重複工作、追加工作等等。參考編號可以是 RFI 編號、公告編號、ASI 編號或類似編號。承包商是與變更相關的任何承包商，許多 PCO 將與多個承包商相關，當這種情況發生時，只需為單個 PCO 編號創建多個行即可。如果你自己的公司有自己的成本（例如管理費用和利潤），或者自己作為承包商執行工作，也可以為自己的公司創建一行。這樣，你可以查看與每個 PCO 相關的自己的成本和委外承包商的成本。狀態通常設定為「開啟」、「關閉」、「暫停」或「已確認」。確認意味著變更訂單已發布。

在 PCO 紀錄中的內部成本部分，你將追蹤承包商提供的成本以及你的公司為 PCO 負擔的任何其他成本。收到成本資訊後，請及時更新。花費給業主部分是你將追蹤與業主變更訂單請求編號相關的花費。記住，你的承包商 PCO 紀錄應該包含項目上的所有 PCO，這意味著內部 PCO 和業主 PCO。任何將提交給業主的 PCO 都將從承包商 PCO 紀錄中簡單地複製到主人 PCO 紀錄中，以總結的格式呈現。你不應該在主人紀錄中放置任何不希望提交給主人的 PCO。主人 PCO 紀錄用作高級別的追蹤工具，幫助你追蹤將提交給業主的 PCO，而承包商紀錄則是追蹤每個 PCO 個別部分的工具。

📋 花費追蹤

一旦你在紀錄中創建了 PCO，你可以創建相應的 PCO 資料夾。你的 PCO 資料夾編號應該與你在紀錄中創建的編號相同。這個資料夾是你將保存與該 PCO 相關的任何項目的地方，包括郵件、文件、計劃、資訊請求、報價和其他相關項目。現在，在處理項目上創建的每個 PCO 時，你可以使用該 PCO 編號作為郵件和關於問題的溝通參考。

現在，你已經在你的 PCO 資料夾中保存了所有的價格和通信備份，你已經準備好準備一個變更訂單了。觀看下面的下一個視頻，了解如何在幾分鐘內準備和創建變更訂單請求，使用這個 PCO 系統，這個流程簡單且高效，可以發出並獲得批准的變更訂單。僅通過建立這個有效的 PCO 和變更訂單管理系統，一家公司就能夠追回先前遺失的超過 350,000 的變更訂單。他們能夠彙編他們的請求、追蹤客戶的所有成本，並提交乾淨、專業的變更訂單包裝，最終得到批准並付款。現在，讓我們一起來為你的團隊建立相同的系統。

📝 焦點回顧

• PCO（潛在變更訂單）系統是用於管理和追蹤項目中的變更訂單的工具。
• PCO 資料夾按照每個 PCO 編號分開，其中包含每個 PCO 的相關文件。
• PCO 工作簿包含承包商 PCO 紀錄、主人 PCO 紀錄和委外承包商改變訂單紀錄。
• 承包商 PCO 紀錄用於追蹤在項目上開啟的每個 PCO，包括相關的成本。
• 主人 PCO 紀錄用於追蹤與業主相關的 PCO，提供總結以便業主審查。
• 委外承包商改變訂單紀錄用於追蹤發布給每個委外承包商的變更訂單。
• PCO 狀態包括「開啟」、「關閉」、「暫停」和「已確認」。
• 透過 PCO 資料夾儲存相關文件，包括郵件、文件、計劃和報價。
• PCO 系統能夠提高變更訂單的發布和批准的有效性，從而減少時間和金錢的損失。

常見問題與解答

• Q: 為什麼需要追蹤潛在變更訂單？

  • A: 追蹤潛在變更訂單可以確保項目的變更得到適當的管理，從而防止時間和資金的浪費。

• Q: PCO 系統是否可以幫助提高客戶對團隊的信心？

  • A: 是的，透過 PCO 系統，你可以展示你的團隊能夠有效處理變更，從而提高客戶對團隊的信心。

• Q: 一個公司如何通過有效的 PCO 管理系統追回遺失的變更訂單？

  • A: 通過建立有效的 PCO 和變更訂單管理系統，公司能夠編制變更請求、追蹤所有成本並提交專業的變更訂單，這導致這些變更訂單獲得了批准並得到付款。

• Q: 客戶是否能夠總結查看所有提交給他們的變更訂單？

  • A: 是的，通過主人 PCO 紀錄，你可以提供給客戶一個總結，展示提交給他們的所有變更訂單的概況。

資源:

• PCO Tutorial
• PCO System Documentation