Wie man das Nachtaudit in eZee Front Desk durchführt

Table of Contents:

1. Einleitung
2. Was ist die Nachtaudit?
3. Warum ist das Nachtaudit wichtig?
4. Schritte des Nachtaudits
   • 4.1 Vorbereitung zum Nachtaudit
   • 4.2 Überprüfung der nicht eingecheckten Reservierungen
   • 4.3 Überprüfung der zugeordneten Reservierungen
   • 4.4 Überprüfung der Zimmerpreise
   • 4.5 Überprüfung der Zusatzkosten
   • 4.6 Überprüfung der Zahlungen
   • 4.7 Überprüfung der Abreisen
   • 4.8 Überprüfung der ausstehenden Abreisen
   • 4.9 Überprüfung der Inklusivleistungen
   • 4.10 Buchung von Zusatzkosten
   • 4.11 Buchung von Verpflegungskosten
   • 4.12 Beenden des Nachtaudits
5. Nachtaudit-Bericht
6. Fazit
7. FAQs

Einleitung

Das Nachtaudit ist ein unverzichtbarer Prozess in Hotels, um die täglichen Transaktionen und Abrechnungen zu überprüfen. Es stellt sicher, dass alle Buchungen korrekt erfasst wurden und die Zimmerpreise sowie Zusatzkosten korrekt berechnet wurden. In diesem Artikel werden wir den Nachtaudit-Prozess im Detail besprechen und die verschiedenen Schritte erklären, die für eine erfolgreiche Durchführung erforderlich sind.

Was ist die Nachtaudit?

Das Nachtaudit ist ein Prozess in der Hotellerie, der normalerweise nachts durchgeführt wird, um die geschäftlichen Aktivitäten eines Tages abzuschließen und die Abrechnung für diesen Zeitraum vorzunehmen. Es umfasst die Überprüfung von Reservierungen, die Erfassung von Zimmerpreisen, die Abstimmung von Zahlungen und die Erstellung eines abschließenden Nachtaudit-Berichts.

Warum ist das Nachtaudit wichtig?

Das Nachtaudit ist von entscheidender Bedeutung für Hotels, um sicherzustellen, dass alle finanziellen Transaktionen korrekt erfasst und abgerechnet werden. Es hilft, mögliche Fehler bei Buchungen, Preisen oder Zahlungen zu erkennen und zu korrigieren. Darüber hinaus ermöglicht es einen genauen Einblick in die täglichen Einnahmen und Ausgaben des Hotels.

Schritte des Nachtaudits

4.1 Vorbereitung zum Nachtaudit

Bevor das eigentliche Nachtaudit durchgeführt werden kann, ist eine gründliche Vorbereitung erforderlich. Dazu gehört die Überprüfung der Gästebuchungen für den aktuellen Tag, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen korrekt erfasst wurden.

4.2 Überprüfung der nicht eingecheckten Reservierungen

Der nächste Schritt besteht darin, die Reservierungen zu überprüfen, bei denen der Check-in noch nicht erfolgt ist. Dies kann auf stornierte Buchungen oder Nichterscheinen von Gästen zurückzuführen sein. In solchen Fällen müssen die Buchungen entweder storniert oder als "Nicht erschienen" markiert werden.

4.3 Überprüfung der zugeordneten Reservierungen

In diesem Schritt werden die Reservierungen überprüft, bei denen den Gästen bereits Zimmer zugewiesen wurden. Auch hier besteht die Möglichkeit von Fehlern oder Ungenauigkeiten, die korrigiert werden müssen.

4.4 Überprüfung der Zimmerpreise

Der vierte Schritt beinhaltet die Überprüfung der Zimmerpreise. Hier wird überprüft, ob die Zimmer zum richtigen Tarif angeboten wurden und ob es Abweichungen von den standardisierten Preisen gibt. Etwaige Ungenauigkeiten müssen berichtigt werden.

4.5 Überprüfung der Zusatzkosten

Im nächsten Schritt werden die zusätzlichen Kosten, wie z.B. Verpflegung oder andere Dienstleistungen, überprüft. Es ist wichtig sicherzustellen, dass alle relevanten Kosten erfasst und korrekt berechnet wurden.

4.6 Überprüfung der Zahlungen

Der sechste Schritt des Nachtaudits beinhaltet die Überprüfung der Zahlungen, die vom Hotel empfangen oder geleistet wurden. Es müssen alle Zahlungen überprüft und mit den entsprechenden Buchungen abgeglichen werden, um sicherzustellen, dass alles korrekt erfasst wurde.

4.7 Überprüfung der Abreisen

In diesem Schritt werden die Gäste überprüft, die auschecken sollten, aber dies noch nicht getan haben. Wenn ein Gast bereits ausgecheckt hat, müssen noch ausstehende Zahlungen beglichen werden.

4.8 Überprüfung der ausstehenden Abreisen

Der achte Schritt beinhaltet die Überprüfung der Gäste, die auschecken sollten, aber die Zimmerpreise für den aktuellen Tag noch nicht bezahlt haben. In solchen Fällen müssen die Zimmerpreise erfasst und fällig gestellt werden.

4.9 Überprüfung der Inklusivleistungen

In diesem Schritt werden die automatisch berechneten Inklusivleistungen überprüft. Hierbei handelt es sich um zusätzliche Gebühren oder Leistungen, die den Gästen angeboten werden und automatisch auf der Rechnung erscheinen sollten. Es ist wichtig sicherzustellen, dass alle Inklusivleistungen korrekt erfasst und berechnet wurden.

4.10 Buchung von Zusatzkosten

Wenn während des Nachtaudits festgestellt wird, dass bestimmte Zusatzkosten nicht erfasst wurden, können diese in diesem Schritt gebucht werden. Dazu müssen die entsprechenden Zimmer und die jeweiligen Zusatzkosten ausgewählt und verbucht werden.

4.11 Buchung von Verpflegungskosten

Ähnlich wie bei den Zusatzkosten können in diesem Schritt die Verpflegungskosten, die den Gästen angeboten wurden, gebucht werden. Es ist wichtig sicherzustellen, dass alle Verpflegungskosten korrekt erfasst und verbucht werden.

4.12 Beenden des Nachtaudits

Nach Abschluss aller Überprüfungen und Buchungen kann das Nachtaudit abgeschlossen werden. Hierbei wird das Arbeitsdatum auf den nächsten Tag geändert und das Nachtaudit als erfolgreich beendet markiert. Der Benutzer wird automatisch aus dem System abgemeldet.

Nachtaudit-Bericht

Nach Abschluss des Nachtaudits kann ein abschließender Bericht erstellt werden, der eine Zusammenfassung der täglichen Ereignisse enthält. Dies beinhaltet Informationen über eingehende Gäste, ausgehende Gäste, Restaurantverkäufe und Zahlungssummen. Der Nachtaudit-Bericht bietet einen umfassenden Überblick über die finanzielle Leistung des Hotels für den betreffenden Tag.

Fazit

Das Nachtaudit ist ein unverzichtbarer Prozess in der Hotellerie, um die finanziellen Transaktionen richtig zu erfassen und abzurechnen. Es stellt sicher, dass Buchungen korrekt erfasst, Zimmerpreise richtig berechnet und Zahlungen richtig verbucht werden. Durch eine sorgfältige Durchführung des Nachtaudits kann ein Hotel effizient und transparent arbeiten.

FAQs

Frage: Was ist das Nachtaudit?

Antwort: Das Nachtaudit ist ein Prozess, bei dem die täglichen Transaktionen und Abrechnungen eines Hotels überprüft werden. Es umfasst die Überprüfung von Buchungen, Zimmerpreisen, Zahlungen und die Erstellung eines Nachtaudit-Berichts.

Frage: Warum ist das Nachtaudit wichtig?

Antwort: Das Nachtaudit ist wichtig, um sicherzustellen, dass alle finanziellen Transaktionen korrekt erfasst und abgerechnet werden. Es hilft, Fehler und Ungenauigkeiten zu erkennen und zu korrigieren.

Frage: Welche Schritte umfasst das Nachtaudit?

Antwort: Das Nachtaudit umfasst folgende Schritte: Vorbereitung zum Nachtaudit, Überprüfung der nicht eingecheckten Reservierungen, Überprüfung der zugeordneten Reservierungen, Überprüfung der Zimmerpreise, Überprüfung der Zusatzkosten, Überprüfung der Zahlungen, Überprüfung der Abreisen, Überprüfung der ausstehenden Abreisen, Überprüfung der Inklusivleistungen, Buchung von Zusatzkosten, Buchung von Verpflegungskosten und Beenden des Nachtaudits.

Frage: Was ist ein Nachtaudit-Bericht?

Antwort: Ein Nachtaudit-Bericht ist ein abschließender Bericht, der eine Zusammenfassung aller Ereignisse und Transaktionen des Tages enthält. Er bietet einen umfassenden Überblick über die finanziellen Aktivitäten des Hotels.

Frage: Wie wird das Nachtaudit abgeschlossen?

Antwort: Das Nachtaudit wird abgeschlossen, indem das Arbeitsdatum auf den nächsten Tag geändert wird und der Benutzer aus dem System abgemeldet wird.