Экспертное руководство: ночной аудит в программе Easy Front Desk

Содержание

1. Введение
2. Ночной аудит
   • 2.1 Что такое ночной аудит?
   • 2.2 Зачем нужен ночной аудит в отеле?
   • 2.3 Процесс ночного аудита
3. Шаги ночного аудита в программе Easy Front Desk
   • 3.1 Шаг 1: Проверка бронирований
   • 3.2 Шаг 2: Проверка заездов без регистрации
   • 3.3 Шаг 3: Проверка резервирований
   • 3.4 Шаг 4: Проверка тарифов на номера
   • 3.5 Шаг 5: Проверка дополнительных расходов
   • 3.6 Шаг 6: Проверка платежей
   • 3.7 Шаг 7: Проверка предстоящих отъездов
   • 3.8 Шаг 8: Проверка гостей, которые должны были выехать
   • 3.9 Шаг 9: Пост-фактумные операции
   • 3.10 Шаг 10: Завершение ночного аудита
4. Отчет ночного аудита
5. Заключение

🌙 Ночной аудит: Обзор процесса в отеле

Введение:

Ночной аудит является обязательной процедурой в гостинице, так как он полностью контролирует все транзакции за день. Он проверяет все расхождения в бронированиях, проводит оплаты и генерирует отчеты о сборах за день. В этой статье мы рассмотрим процесс ночного аудита в программе Easy Front Desk.

🌟 Ночной аудит

2.1 Что такое ночной аудит?

Ночной аудит - это процесс, во время которого проводится проверка и подведение итогов всех операций и транзакций, которые произошли в гостинице за предыдущий день. Он является неотъемлемой частью работы гостиничного отдела и позволяет обновить информацию о статусе бронирований, оплат, отъездов гостей и других операций.

2.2 Зачем нужен ночной аудит в отеле?

Ночной аудит имеет несколько целей и преимуществ для гостиницы. Он помогает контролировать финансовые операции, выявлять и исправлять ошибки в расчетах, обновлять информацию о бронированиях и позволяет гостям иметь свежие и точные данные о своих пребываниях.

Преимущества ночного аудита:

• Контроль над финансовыми операциями
• Обновление информации о статусе бронирований и оплат
• Исправление ошибок в расчетах
• Обновление данных для гостей

2.3 Процесс ночного аудита

Процесс ночного аудита в программе Easy Front Desk состоит из нескольких шагов:

Шаг 1: Проверка бронирований

На этом шаге происходит проверка бронирований, которые должны были приехать в отель в указанный день, но регистрация заезда не была выполнена в программе. Причины могут быть различные, и пользователю предлагается отменить бронирование или указать, что гости не явились на заселение.

Шаг 2: Проверка заездов без регистрации

На этом шаге осуществляется проверка заездов, для которых уже произошел физический заезд, но пользователь забыл отметить это в программе. Пользователь должен закрыть процедуру ночного аудита, а затем выполнить регистрацию гостя.

Шаг 3: Проверка резервирований

На этом шаге осуществляется проверка резервирований, для которых уже выделены номера. Пользователь должен проверить правильность резервирования и, при необходимости, внести изменения.

Шаг 4: Проверка тарифов на номера

На этом шаге проверяется информация о тарифах, которая была применена к каждому номеру. Пользователь может увидеть разницу между фиксированной ставкой и тарифом, по которому были рассчитаны расходы для гостя. При необходимости можно изменить тариф.

Шаг 5: Проверка дополнительных расходов

На этом шаге происходит проверка информации о дополнительных расходах, которые были применены к номеру. Пользователь может проверить, соответствуют ли все физические ваучеры списку дополнительных расходов и исправить любые несоответствия.

Шаг 6: Проверка платежей

На этом шаге происходит проверка информации о платежах, полученных и сделанных гостиницей. Пользователь может проверить точность платежей и внести любые необходимые изменения.

Шаг 7: Проверка предстоящих отъездов

На этом шаге пользователь видит список гостей, которые должны выехать, но еще не сделали это. Если гость уже выехал, пользователь должен отметить его как "выезд". Если остался неоплаченный баланс, пользователь должен закрыть процедуру ночного аудита и выполнить отъезд гостя.

Шаг 8: Проверка гостей, которые должны были выехать

На этом шаге пользователь видит список гостей, которые должны были выехать, но они все еще находятся в отеле. Пользователь может установить новую дату выезда или изменить местоположение гостя.

Шаг 9: Пост-фактумные операции

На этом шаге пользователь может выполнить дополнительные операции, такие как изменение тарифов на прошлые даты или исправление ошибок в операциях, совершенных ранее.

Шаг 10: Завершение ночного аудита

После всех проверок и операций, пользователь завершает ночной аудит. Пользователь будет принудительно выведен из программы, а отчет ночного аудита будет сгенерирован. Этот отчет содержит сводку всех событий, произошедших в течение дня, включая заселение и выселение гостей, продажи в ресторане и информацию о платежах.

📊 Отчет ночного аудита

Отчет ночного аудита является важной частью процесса и предоставляет подробную информацию о проведенных операциях и транзакциях за день. В нем содержится информация о заселении гостей, выезде, продажах в ресторане и предоставленных услугах. Отчет можно распечатать и использовать в качестве сводной информации о работе гостиницы.

Заключение

Ночной аудит является важной процедурой в гостиничной сфере, которая позволяет контролировать финансовые операции и обновлять информацию о бронированиях и оплатах. Программа Easy Front Desk облегчает процесс ночного аудита, предоставляя пользователю все необходимые инструменты для проверки и исправления информации.