Zamanı kontrol etmek! Etkileyici telefon konferansları için 5 ipucu

İçindekiler 📑

1. Giriş
2. Agenda Hazırlamak
3. Toplantı Zamanlamasını Kontrol Etmek
4. Söz Hakkını Kontrol Etmek
5. Katılımcıları Teşvik Etmek
6. Teşekkür ve Minnettarlık İfade Etmek
7. Toplantıyı Sonlandırmak
8. Etkili Telefon Konferansları İçin İpuçları

Giriş

Merhaba YouTube hesap sahipleri! Bu videoda, sıkıcı olmayan bir telefon konferansının nasıl yapılacağını öğreteceğim. Normal işimde üniversite profesörü ve araştırmacıyım ve bu kapasitede 500'den fazla telefon konferansını yönettim. Bu konferanslarda yer alan kişiler genellikle kendilerini iyi hissediyor, toplantıların verimli olduğunu düşünüyor ve beğeniyorlar. Size bu telefon konferanslarını kullanışlı, verimli, samimi, profesyonel ve sıkıcı olmayacak şekilde yönetmek için kullandığım dört beş basit ipucunu öğreteceğim. Hazırsanız başlayalım!

1. Agenda Hazırlamak

Sıkıcı olmayan bir telefon konferansı yönetmenin ilk ipucu, konferansa bir gündem belirlemek ve önceden göndermektir. Kimse konusu hakkında bilgi sahibi olmadığı veya konuşma yapması beklenip beklenmediği bir toplantıya katılmak istemez. Agenda, toplantının adı, proje grubu, telefon numarası, şifre veya toplantı numarası ve konu başlıklarının basit bir özetinden oluşan bir sayfa olmalıdır. Konuşma yapması beklenen kişiler için, konuşma konularını belirtmeli ve katılımlarından emin olmalısınız. Her zaman bir sayfadan fazlasını kapsamamalı ve toplantıdan 24 saat önce e-posta ile gönderilmelidir. İnsanlar buna minnettar olacaklar.

2. Toplantı Zamanlamasını Kontrol Etmek

Toplantının zamanlamasını kontrol etmek birkaç şeyi içerir. İlk olarak, toplantının planlanan başlangıç saatiyle yakın bir zamanda başlamak ve zamanında sona erdirmektir. Telefon konferansına tam olarak planlanan saatte başlamak her zaman mümkün olmayabilir. Genellikle planlanan saat başı ise 5 dakika geç başlar. Bu nedenle ilk beş dakikayı katılımcıların kaydını almak için kullanabilirsiniz. Bu süre içinde hava durumu gibi konularda küçük sohbetler yapabilirsiniz. Planlanan başlangıç saatinin beş dakika sonrasında toplantıyı başlatın. Ancak insanların toplantılara ulaşmaları için biraz zamanları olmalıdır. Her zaman zaman aşımına gitmeyin, insanlar bundan hoşlanmazlar. Toplantılarım bazen zaman aşımına uğrasa da, planlanan bitiş saatinde insanları serbest bırakırım. Böylece, toplantıya katılamayanlar gitmek için açıkça izin alırlar ve kendilerini kötü hissetmezler.

2. Söz Hakkını Kontrol Etmek

Söz hakkını kontrol etmek, konuşma sırasını düzenlemek için liderin sorumluluğundadır. Telefon konferansında yüz yüze iletişimde sahip olduğumuz birçok işarete sahip olmadığımız için söz hakkını paylaşmak zor olabilir. Fiziksel bir toplantıda yapabileceğimiz el kaldırmak veya diğer şeyleri yapamayız. Bazı konferans çağrısı yazılımlarıyla el kaldırma gibi teknolojik yöntemler bulunsa da, deneyimime göre bunlar çok iyi çalışmaz. Bu nedenle lider olarak söz hakkını kontrol etmek sizin en önemli sorumluluklarınızdan biridir. Bu, "Bob, önce sen konuş" veya "Bob önce sana söz verelim, şimdi sıra Bill'de" gibi ifadeler kullanarak yapılabilir. Birden fazla kişi aynı anda konuşursa, bunu düzeltmek için "sadece bir kişi konuşsun, önce Bob sonra Bill" gibi ifadeler kullanmanız gerekecektir. Söz hakkını kontrol etmek, kalabalık bir telefon konferansında yapmanız gereken en önemli görevlerden biridir. Bu şekilde, herkesin eşit bir şekilde söz alabilmesini sağlarsınız ve takımın her bireyinin uzmanlığından faydalanabilirsiniz.

3. Katılımcıları Teşvik Etmek

Daha az prestijli veya konuşkan takım üyelerinin katılımını teşvik etmek, toplantı liderinin görevidir. Bu genellikle takımın en genç üyeleri olabilir. Özellikle erkek egemen kültürlerde kadınlar olabilir. Takım lideri olarak, herkesin söz hakkını kullanma fırsatı bulmasını sağlamak size düşmektedir. Bu, takımın her üyesinden katkı bekleyerek yapılır. Söz almasını sağlamak, takımın her üyesinin uzmanlığından faydalanmak için çok önemlidir. Bu nedenle söz hakkını kontrol etmek, benzer şekilde az prestijli veya sessiz olan üyeleri belirlemek de size düşmektedir. İnsanlar söz hakkını kullanma fırsatı bulduklarında takımın bir parçası olmaları ve katkıda bulunduklarının ifade edilmesi önemlidir.

4. Teşekkür ve Minnettarlık İfade Etmek

Toplantı sona erdiğinde, toplantıya katılan kişilere teşekkür etmek ve minnettarlık ifade etmek önemlidir. Bir konferans çağrısına katılmak için zaman ayıran insanlara teşekkür etmek, onlara minnettar olduğunuzu ifade etmek önemlidir. Kendilerini takımdaki iyi üyeler olarak hissetmelerini teşvik eder. Bu nedenle teşekkür etmek ve minnettarlık ifade etmek için herhangi bir maliyet yoktur ve insanlar bunu duymaktan hoşlanırlar. Bu onları takımın iyi bir üyesi olmaya teşvik eder ve size de iyi hissettirir.

5. Toplantıyı Sonlandırmak

Toplantı sona erdiğinde, toplantının resmen sona erdiğini açıklamak önemlidir. Gündem tamamlanırsa, saat dolmadan bitecekse "bugün için bu kadar, gelecek ayın 28'inde görüşmek üzere" gibi bir ifade kullanabilirim. Genellikle gündemde belirtilir, ancak bunu açıklamayı ve ardından "herkese teşekkürler, toplantı sona erdi" demeyi tercih ederim. Böylece insanlar tam olarak ne yapacaklarını bilemezler, konuşmaya devam mı edeceğiz, daha fazla konuşacak mıyız gibi. Bu nedenle toplantıyı açıkça sonlandırmak gerçekten iyi bir ipucudur. Aksi takdirde, insanlar toplantıyı sona erdirebileceklerini bilemezler. İşte bu kadar. Hadi bu ipuçlarını hızlıca özetleyelim.

8. Etkili Telefon Konferansları İçin İpuçları

• Gündem oluşturun ve önceden gönderin.
• Toplantıya planlanan başlama saatinden en fazla beş dakika sonra başlayın.
• İlk beş dakikayı katılımcıların kaydını alarak ve sohbet yaparak değerlendirin.
• Agenda doğrultusunda toplantıyı yürütün.
• Toplantının zamanında bitmesini sağlayın.
• Söz hakkını kontrol edin ve katılımcıları teşvik edin.
• Teşekkür ve minnettarlık ifade edin.
• Toplantıyı açıkça sonlandırın.

Bu ipuçlarıyla sıkıcı olmayan ve etkili telefon konferansları düzenleyebilirsiniz. İnsanlar toplantıların zamanında başlayacağını ve biteceğini, konuşma şansına sahip olacaklarını ve katkılarının takdir edileceğini bilecekler. Umarım bu videoyu beğenmişsinizdir. Kanalım yeni olduğu için etkileşime ve geri bildiriminize ihtiyacım var, bu yüzden begen tuşuna tıklayarak ve kanala abone olarak bana yardımcı olursanız sevinirim. Aşağıya bir yorum bırakarak da ne hakkında konuşmak istediğinizi belirtebilirsiniz. Zaman ayırıp bu videoyu izlediğiniz için sizlere minnettarım. Bir sonraki videoda görüşmek üzere!